Hoje, o ponto online é bastante conhecido no meio do RH, mas nem sempre foi assim. Por muito tempo, o registro de ponto era realizado apenas de forma manual, onde os funcionários assinavam um livro ou uma folha de ponto.
Nesse formato de registro manual, os colaboradores preenchem com a data e horário de chegada, saída e intervalos.
Contudo, com a evolução da tecnologia, as empresas perceberam a necessidade de modernizar esse processo, a fim de otimizar as rotinas para o fechamento da folha de pagamento.
Continue a leitura deste artigo e descubra o que é, as vantagens e o que a lei diz sobre o sistema de ponto online.
Sumário
O que é ponto online?
O ponto online é a maneira mais moderna de controlar a jornada de trabalho. Ele possibilita que os colaboradores registrem a sua entrada, saída e intervalos por meio de dispositivos móveis, como celulares ou tablets, ou até mesmo computadores. Sendo assim, não é mais necessário a marcação do ponto manual.
Esse recurso permite o registro de ponto à distância, atendendo os trabalhadores externos, os que trabalham no modelo home office ou híbrido.
O que diz a lei sobre o sistema de ponto online?
De acordo com o artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), o Controle de Ponto é obrigatório apenas para empresas que tenham mais de 20 colaboradores.
Porém, a maior parte das empresas desejam crescer e se desenvolver, certo? E como consequência, elas precisam ter um controle maior da sua equipe, mesmo que pequenas.
Atualmente, os sistemas de ponto eletrônicos ou digitais são normatizados pelo Ministério do Trabalho e Emprego – MTE – assegurando os direitos e deveres dos trabalhadores e empregadores.
Veja abaixo quais são as leis que regulamentam os tipos de registro de ponto:
Portaria 1510 e Portaria 373 do MTE
A Portaria 1510/2009 regulamentou o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP. O seu intuito era impedir fraudes nos dispositivos REP’S – Registrador de Ponto Eletrônico, oferecendo aos colaboradores mais segurança e fidelidade no registro da jornada de trabalho.
Já a Portaria 373 do MTE foi criada em 2011, e ela consolida os sistemas alternativos, ou seja, permite que o controle de ponto seja realizado com outros tipos de REP, que não fosse o relógio de ponto convencional.
Veja o que está escrito no artigo 1º desta lei:
“Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho”.
Para substituir o relógio de ponto convencional por um sistema alternativo (como o sistema de ponto online), é preciso que a empresa esteja autorizada pela CCT (Convenção Coletiva de Trabalho) ou ACT (Acordo Coletivo de Trabalho).
Portaria 671
Com a divulgação da Portaria 671, ela se torna a única fonte que regulamenta o controle de ponto, ou seja, ela unificou as Portarias 373 e 1510.
Sendo assim, houve a aprimoração das antigas regras na Portaria 671 para melhor clareza e menos contradição. Dito isso, os sistemas de ponto manual, mecânico e eletrônico continuam válidos. Além disso, prevalece o registro de ponto online.
A Portaria 671 separou os tipos de registro de ponto em 3 categorias: REP-C, REP-A e REP-P. No entanto, se você quiser saber mais sobre essa nova Portaria, acesse o nosso conteúdo sobre esse assunto.
Entretanto, independente da forma de registro de ponto, é necessário que ele esteja sempre disponível aos fiscais e auditores do trabalho. Pois, se precisarem averiguar informações sobre a empresa, elas estarão lá e evitarão multas e possíveis processos trabalhistas.
Como funciona o sistema de ponto online?
O ponto online é realizado através de um software de controle da jornada de trabalho, de forma a tornar seu ponto mais eficiente. Ele é acessado com o auxílio da internet e pode ser utilizado através de vários dispositivos como Smartphones, Tablets e desktops.
Por se tratar de um sistema em nuvem, as informações registradas pela marcação de ponto do funcionário vão automaticamente para o sistema de tratamento de dados, contribuindo para uma visualização em tempo real das informações.
As empresas que desejam adotar o sistema de ponto online ganharão diversas vantagens com essa decisão, afinal de contas, ele serve para facilitar o controle de jornada dos colaboradores no dia a dia e trazer mobilidade ao processo.
O diferencial desse sistema é que ele pode ser feito de forma remota – via celular, além de trazer informações em tempo real para a gestão da empresa. Assim, basta instalar o aplicativo de ponto no dispositivo para que os colaboradores façam o registro de ponto diariamente.
É seguro utilizar o ponto online?
A resposta para essa pergunta é: SIM! Os registros de ponto são armazenados diretamente na nuvem, garantindo assim a segurança das informações. Além disso, os sistemas de ponto online contam com medidas adicionais de segurança.
O For Time, sistema de ponto online da Ortep, por exemplo, conta com registro de ponto por foto e geolocalização, garantindo a segurança das marcações.
Dessa maneira, sua empresa consegue identificar quem realizou a marcação do ponto e o local onde foi registrado.
Por fim, o nosso sistema está 100% de acordo com a Portaria 671 e outras legislações, garantindo também a segurança jurídica.
Quais são as vantagens do sistema de ponto online para o RH
Antes de falarmos dos benefícios do ponto online, imagine o quanto as informações dos funcionários ficavam vulneráveis!
Além disso, gestores e colaboradores não tinham o total controle da jornada de trabalho, por isso muitas horas extras, faltas e atrasos não eram contabilizados corretamente.
É certo que a empresa só tem a ganhar quando segue adequadamente as normas e leis trabalhistas. Diante disso, vamos conferir algumas vantagens que o sistema de ponto online pode trazer para a sua empresa:
Conformidade com as leis do trabalho
Como já vimos, a regulamentação do ponto online é assegurada pelas normas da Portaria 671, que trazem diretrizes para o registro alternativo (REP-A) e por programa (REP-P).
Por se tratar de segurança, essa é uma das principais vantagens do sistema de ponto online, pois a empresa estará garantida perante a lei.
Além disso, as plataformas de ponto online oferecem comprovantes e relatórios de registro de ponto, os quais servirão como prova para o funcionário e para a empresa em caso de problemas ou até mesmo processos trabalhistas.
Minimização de erros e praticidade no registro de ponto
Com o registro de ponto feito em um único sistema, as informações armazenadas em nuvem estarão sempre acessíveis. Dessa forma, elimina-se a possibilidade de erros ou rasuras – se comparado a um sistema manual de ponto, por exemplo.
Sistema integrado com a folha de pagamento
O sistema de ponto online pode ser integrado junto à folha de pagamento, através de exportação. Com isso, fica mais fácil o envio dos dados como horas extras, faltas e atrasos, entre outras particularidades no dia a dia das empresas.
Vale lembrar que com essa vantagem, o RH otimiza o seu tempo, já que não precisará preencher manualmente na folha de pagamento.
Otimiza o tempo do RH
Em uma empresa com diversas frentes de trabalho (colaboradores internos e externos), o sistema online ajuda a otimizar o tempo dos gestores, do RH e do DP, já que as informações estarão centralizadas em um só lugar e em tempo real.
Assim, sobra mais tempo para investir em outras ações no intuito de potencializar a cultura organizacional e proporcionar uma qualidade de trabalho para os colaboradores.
Como implantar o sistema de ponto na empresa?
Conforme diz a Portaria 671, o sistema alternativo de ponto adotado pela empresa deve realizar, obrigatoriamente, as seguintes funções:
- Estar disponível a todos os colaboradores da empresa, bem como em um lugar estratégico;
- Identificar a empresa e o nome do colaborador;
- Ter a função de extrair os dados registrados sem nenhuma alteração;
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O processo de implantação é bem simples, já que um sistema online precisa apenas de um computador para a gestão dos dados e da internet para funcionar. Um sistema online apresenta diversas flexibilidades no que tange ao registro de Ponto:
- as empresas que possuem funcionários em home office, jornada híbrida ou colaboradores externos podem optar pelo registro através do celular ou tablets;
- o registro de ponto pode ser feito presencial através do próprio sistema online no computador.
Já com o registro de ponto pelo aplicativo, como o For Time, por exemplo, os colaboradores não precisam ter internet no celular para registrar o ponto. Ou seja, ele funciona offline e após conectado à internet, ele atualiza todos os registros.
Qual o melhor sistema de ponto online?
Diante de tudo o que vimos, o For Time é o sistema de ponto ideal para a sua empresa. A Ortep é líder no mercado na área de soluções tecnológicas para o RH e estamos em constante evolução.
O For Time oferece recursos avançados e totalmente alinhados às principais tendências de RH e DP, com o objetivo de manter um controle de jornada eficiente e organizado. Ele possui uma interface simples e fácil de usar, com informações em tempo real que permitem à gestão acompanhar toda a jornada de trabalho dos colaboradores.
Veja abaixo alguns desses recursos:
- registro de ponto offline;
- ajuste do registro de ponto em caso de esquecimento ou erros;
- acompanhamento do banco de horas, horas extras, atrasos e faltas;
- relatórios automatizados;
- gestão das jornadas de trabalho em tempo real e muito mais.
Além disso, com o For Time, você otimiza a rotina do seu RH e de todos os seus funcionários, além de reduzir os gastos da sua empresa.
Por isso, para garantir todas essas vantagens e recursos tecnológicos dentro da sua empresa, conheça a nossa solução completa em controle de ponto online – o For Time! Agende agora mesmo uma demonstração gratuita.
