Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico?

Documentar a jornada de trabalho dos funcionários nunca foi uma tarefa fácil para as instituições. Quando o registro é feito manualmente, podem ocorrer diversos problemas, como os erros de preenchimento que invalidam o cartão de ponto, ou mesmo o esquecimento de alguns funcionários em assinar o documento.

Com o avanço da tecnologia, essas dificuldades foram consideravelmente reduzidas. Entretanto, algumas empresas ainda têm dúvidas sobre os sistemas de registro, como implantá-lo internamente e como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico.

No decorrer deste conteúdo, traremos a você a resposta para todas as suas dúvidas sobre o tema. Para que compreenda como o sistema de ponto eletrônico é um facilitador da rotina nos setores de RH e DP.

Boa leitura!

O que é um sistema de ponto eletrônico?

O sistema de ponto eletrônico consiste em uma forma tecnológica das empresas acompanharem os registros de entrada e saída no decorrer do dia de seus funcionários, por meio de equipamentos ou sistemas digitais, contabilizando assim, todo o expediente de trabalho.

Dessa forma, como vimos na introdução deste artigo, a forma dos colaboradores registrarem a jornada foi evoluindo com o tempo, logo, o mecanismo que regulamenta a ação, teria que passar pela mesma evolução.

Por que utilizar um sistema de ponto eletrônico?

Porque é por meio do sistema de ponto eletrônico que, a empresa e os seus colaboradores possuem mais segurança dos dados, além de garantirem seus direitos.

Esse tipo de ferramenta é obrigatório para a organização a partir de 20 colaboradores. Sendo assim, um sistema regulamentador dos registros dos funcionários é um método mais seguro e prático, a fim de evitar fraudes das informações.

Quais os benefícios de se utilizar o sistema de ponto?

Com um sistema de ponto, a legislação visa estabelecer mais segurança e um controle de jornada de trabalho mais claro nas empresas e com a própria operação por trás dela: os funcionários. Aqui estão alguns benefícios obtidos ao utilizá-lo:

• Preservar os direitos dos trabalhadores, ao mesmo tempo que protege dados internos da empresa e a previne de fraudes sobre a rotina de trabalho de seus funcionários;

• Reúne todas as informações sobre as horas trabalhadas em um único software;

• Simplifica o cálculo de horas extras;

• Evita a possibilidade de erros e alteração de registros, além da falha humana;

• Disponibilidade contínua de dados para auditores fiscais do Ministério do Trabalho, de forma clara e organizada;

• Otimiza o tempo do RH e DP, com informações instantâneas e cálculos automáticos;

• Aumenta a produtividade e o rendimento no tempo gasto das tarefas, como por exemplo, a apuração de horas, controle de banco de horas positivas (horas extras) ou assinatura de cartão de ponto, estes que podem ser realizados com menos tempo de dedicação em comparação a “cadernos de ponto.”

O que diz a lei sobre o sistema de ponto eletrônico?

A CLT (consolidação das Leis do Trabalho) instituiu em seu artigo 74 que as empresas precisam registrar a jornada de trabalho dos seus funcionários. No inciso 2, indica que:

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

No decorrer do desenvolvimento das organizações e principalmente em seus modelos de trabalho, como a aderência do teletrabalho, as empresas que adotaram o registro eletrônico, devido à praticidade e segurança desse sistema, tiveram que se adaptar à Portaria 1.510/2009, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), sendo a primeira vigente, revogada em 2021 pela portaria 671, com novas diretrizes.

Essa norma veio regulamentar o uso dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), estabelecendo os requisitos legais para os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), popularmente conhecidos como “pontos eletrônicos.”

Quais foram as mudanças com a portaria 671/21?

Após a pandemia do COVID-19, no qual a maioria das empresas tiverem que adotar o teletrabalho, a portaria 671 vem como regulamentador das novas práticas a partir deste intervalo de tempo. Ela revogou as outras portarias que a antecederam, como a portaria 1510 e a portaria 373.

Com suas novas diretrizes, ela prevê a melhoria da regulamentação com implementação de métodos mais práticos e eficientes. Sendo a portaria atual que estabelece instruções fidedignas de como a empresa deve usar os sistemas de ponto, sendo eles: manuais, mecânicos e eletrônicos.

A sua principal mudança foi a extinção de convenções ou acordos coletivos de trabalho obrigatórios para marcação de ponto por exceção. Ela também determinou o controle de ponto digital com comprovantes tanto impressos como arquivos eletrônicos.

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Quais são os tipos de ponto eletrônico?

Com a portaria 671, as formas de registro foram separadas e definas para que as instituições utilizem ferramentas de controle de jornada atualizadas. A divisão foi feita em 3 categorias. São elas: REP-A, REP-P e REP-C.

REP-A

O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) é um conjunto de equipamentos e programas destinados para o domínio da jornada dos funcionários que combina um software especializado e equipamentos.  Ele oferece a liberdade para a empresa utilizar ferramentas mais acessíveis e tecnológicas como smartphones, tablets e computadores.

REP–C

O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) são os equipamentos usados para o controle de jornada pelas empresas, comumente conhecidos como os relógios de pontos.
Esses tipos de ferramentas são instalados em um local fixo dentro da empresa, de fácil acesso para que os funcionários realizem o registro, por meio de inserção de cartões, biometrias e até reconhecimento facial.

REP-P

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP – P) é a vertente mais tecnológica e atualizada dos regulamentadores de ponto. Ele funciona de forma moderna e eficiente, utilizando dispositivos moveis para o registro, com a marcação de entradas e saídas de qualquer lugar, sem necessariamente estar fisicamente no ambiente de trabalho.

O que acontece com a sua empresa se não seguir esses padrões?

O sistema de ponto eletrônico que não estiver de acordo com as normas previstas em lei não poderá ter seus registros utilizados para comprovação de informações perante o MTE.

Dessa forma, a empresa precisará assumir as consequências legais da omissão de documentos, que incluem multas administrativas e a impossibilidade de se defender com registros comprobatórios em uma ação judicial, por exemplo.

Escolher um sistema de ponto eletrônico para a sua empresa é um passo importante, porque impacta diretamente na conformidade dos processos legais relativos à CLT.

Por isso, você deve se certificar, ao utilizar umas das formas de REP, que atenda aos requisitos normativos da Portaria MTE 671/2021 e, também, quais outras facilidades ele oferece para seu negócio.

Para entender melhor sobre a legislação do ponto eletrônico, confira o nosso material gratuito.

Controle manual ainda é permitido?

A resposta é sim, o controle de ponto manual é permitido. Porém é pouco utilizado e recomendado para as empresas, principalmente para as de médio e grande porte.

Essa forma de realizar o controle de jornada é ultrapassada e obsoleta, pois não traz garantias de segurança nas informações para as empresas e para os colaboradores.

Ao escolher esse tipo de controle de ponto, a empresa, tal qual suas equipes de RH e DP, estão sujeitas a erros frequentes e comuns, como fraudes, pagamentos indevidos, ações trabalhistas, limite de informações sobre a jornada, entre outros.

Por isso, investir em tecnologia e inovação é fundamental neste processo. Logo, a alternativa mais segura e eficaz é o controle de ponto digital, que permite a automatização de diferentes atividades relacionadas à gestão de jornadas, de forma analítica, simplificada e otimizada.

O que devo observar ao escolher um sistema de ponto?

São inúmeros fatores que que a empresa deve levar em consideração e observar na hora de escolher um método de sistema de ponto, seja ele convencional ou digital.

Sendo assim, a escolha certa precisa atender todas as necessidades da instituição, com ferramentas intuitivas, facilitadoras do gerenciamento das informações dos funcionários, tal qual a gestão do ponto e folha de pagamento.

Então, ao escolher o sistema de ponto ideal para você, observe:

O modelo e porte da empresa

Quanto maior for a instituição, maior será a quantidade de informações dos seus funcionários, logo o sistema de ponto tem que atender a necessidade do tamanho e do modelo de negócio.

Análise, pesquisa de mercado e fornecedores

Prepare uma lista com todas as informações que você gostaria que o sistema de ponto precisa para atender as demandas de sua empresa. Em seguida, pesquise por empresas que ofertam esse tipo de serviço e que englobam suas necessidades operacionais no controle de ponto, além de levar em consideração o custo-benefício e valores praticados. Com isso, você consegue compreender o universo dos produtos e avaliar o que melhor lhe atende.

Conformidade Legal

Regulamentação e conformidade legal são fatores primordiais e essenciais na consideração de um sistema de ponto. Priorize as plataformas e equipamentos conforme a 671, a portaria vigente e mais atualizada.

Treinamento Grátis

Entender e aprender o sistema que irá utilizar, de forma simplificada e personalizada, faz com que a sua experiência seja mais efetiva, logo ao pesquisar os fornecedores, observe esse diferencial, tal qual se ele é gratuito ou pago.

Suporte Humanizado

Dúvidas e questionamentos ao utilizar uma tecnologia são comuns, porém ter quem as resolva quando utiliza a plataforma é fundamental. Sendo assim, o suporte humanizado é um fator de grande peso neste processo e tê-lo agregado a sua utilização e vivência com o sistema faz com que haja aproximação e confiança com a empresa fornecedora.

Segurança de dados

No sistema de ponto, o RH e DP inserem todas as informações correspondentes a jornada de trabalho de seus funcionários, logo, nele contém dados próprios e sensíveis da empresa e dos colaboradores.

Conforme a LGPD (Lei geral de proteção de dados), as informações só devem ser utilizadas a caráter específico e com autorização do referente, deste modo um sistema como arquivamento em nuvem, por exemplo mantém a segurança destes dados, resguarda a empresa e o colaborador. Então, esse tipo de proteção tem que ser observada.

No próximo tópico do nosso conteúdo, conheça qual o melhor sistema de ponto eletrônico digital, contendo todas essas observações.

Qual é o melhor sistema de ponto eletrônico digital?

O melhor sistema de ponto eletrônico digital é o Fortime!  Nosso software é intuitivo, simplificado e com funcionalidades incríveis que otimizam a jornada do RH e DP da sua empresa.

No Fortime você encontrará um dashboard completo com todos os principais insights para a sua gestão diária. Além disso, a apuração de ponto é simplificada, com personalização de colunas interligadas ao horário do colaborador e seu banco de horas.

E para tomar decisões mais assertivas, o Fortime possui emissão de mais de 40 relatórios estratégicos e analíticos, específicos para a realidade da sua instituição. Além de oferecer interação com mais de 15 sistemas de folhas de pagamento, exportando as informações prontas para a contabilidade.

É um software totalmente em conformidade com a portaria vigente, a 671, do Ministério do Trabalho, com diferenciais de peso, como o arquivamento dos dados em nuvem, funcionalidade esta que ocasiona um gerenciamento das informações de forma segura, real e fiel, com economia de papel e espaço, sendo ecologicamente correta.

Além de ter os aplicativos de ponto (Meu Controle de Ponto 3.0 e Meu Controle de Ponto Multi), treinamento de apresentação do sistema, acompanhamento do primeiro fechamento e suporte humanizado, o sistema de gestão de ponto digital Fortime executa suas funções em torno da melhor experiência para seu usuário, sendo uma solução segura e completa para a gestão de pessoas da sua empresa.

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No final deste artigo, entendemos e compreendemos como um sistema de ponto eletrônico é um facilitador na gestão de pessoas, bem como um aliado das empresas.

Dessa forma, é necessário escolher o que melhor cabe à realidade do seu modelo de negócio, dando preferência à conformidade jurídica, adaptabilidade e a modelos diferentes de trabalho. Pense que essa aquisição é um investimento a longo prazo para o sucesso do seu negócio.

Em vista disso, dedique tempo e energias em pesquisas, a fim de realizar sempre a melhor escolha.

Gostou do conteúdo? Continue nos acompanhando para mais conteúdos e não deixe de conhecer o Fortime para revolucionar a sua gestão de ponto. Até a próxima!