Os benefícios do sistema de ponto eletrônico para empresas de todos os tamanhos

No cenário atual de gestão empresarial, o sistema de ponto eletrônico é uma ferramenta essencial para o controle da jornada de trabalho. Ele garante a precisão no registro das horas trabalhadas e facilita a administração da equipe, contribuindo significativamente para uma operação mais eficiente e uma gestão mais estratégica.

Por isso, neste artigo, vamos entender melhor todos os pormenores desse assunto e te ajudar a escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para a sua empresa. Vamos nessa?

O que um sistema de ponto eletrônico?

O sistema de ponto eletrônico, também conhecido como “software de ponto“, é uma solução que permite que a empresa anote, acompanhe e faça a apuração das horas de trabalho dos funcionários de forma automática e precisa. Ele substitui métodos tradicionais, como o relógio de ponto e os cadernos manuais, proporcionando um controle mais eficaz e seguro. Além disso, um sistema de ponto garante a conformidade com as legislações trabalhistas, além de evitar erros humanos.

Para que serve um sistema de ponto eletrônico?

O sistema de ponto eletrônico serve para registrar, controlar e armazenar automaticamente as informações de jornada de trabalho, facilitando a gestão de recursos humanos, melhorando a produtividade e garantindo mais segurança e precisão nos registros.

Esse tipo de software pode ser usado por empresas de qualquer porte e segmento, sendo uma ferramenta essencial para a gestão de jornada de trabalho, proporcionando um registro preciso e automatizado das entradas, saídas e pausas dos empregados.

O que a lei diz sobre os sistemas de ponto eletrônico?

A legislação brasileira, em especial a CLT e a Portaria 671, estabelecem regras claras sobre o uso de sistemas de controle de jornada, incluindo os sistemas de ponto eletrônico. Esses sistemas são fundamentais para garantir a conformidade com as obrigações trabalhistas, especialmente para empresas com mais de 20 funcionários.

A CLT e o controle de jornada de trabalho

A CLT, no artigo 74, define que empresas com mais de 20 funcionários devem registrar a jornada de trabalho. O controle de ponto pode ser feito de forma manual, mecânica ou eletrônica, sendo que a legislação atual permite que os colaboradores que trabalham fora do estabelecimento também realizem o registro de seus horários, usando sistemas de ponto eletrônico.

Além disso, a CLT estabelece que as empresas podem adotar o ponto de exceção por meio de acordo com os empregados, o que significa que o registro de horário pode ser feito apenas quando houver irregularidades, como horas extras ou atrasos.

Portaria 671 e a regulamentação do ponto eletrônico

A Portaria 671, publicada pelo Ministério do Trabalho, regulamenta o uso de sistemas de ponto eletrônico. Ela detalha as três modalidades de sistemas de registro de ponto eletrônico: REP-C, REP-A e REP-P.

• REP-C: registro de ponto eletrônico convencional – o mais comum, usado por muitas empresas, geralmente instalado na entrada ou saída do estabelecimento, onde os funcionários registram seus horários. Em outras palavras, são os famosos relógios de ponto.
• REP-A: registro de controle de ponto alternativo – esse modelo permite que os funcionários registrem sua jornada online, de qualquer lugar com acesso à internet. Também é possível registrar offline e sincronizar os dados quando a conexão com a internet for restabelecida. Contudo, para a sua empresa utilizar esse registrador, ela precisa de autorização da CCT da categoria.
• REP-P: registro de controle de ponto em programa – este modelo é um software, seja em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem, utilizado exclusivamente para o registro da jornada de trabalho. Ele deve estar devidamente homologado e registrado no INPI, garantindo a validade legal.

Assim, de acordo com a Portaria 671, o sistema de ponto eletrônico deve ser homologado e garantir que os dados dos funcionários, como nome, CPF, cargo e data de admissão, sejam registrados adequadamente. Empresas que utilizam o REP-P devem garantir que informações como “razão social” e “CNPJ” também estejam no sistema.

Por que usar um sistema de ponto é importante?

O uso de um sistema de controle de ponto, especialmente o ponto eletrônico, é fundamental para garantir a segurança e a eficiência nas operações de uma empresa. Dessa forma, ele oferece benefícios significativos, tanto para a gestão quanto para os colaboradores, como:

• Redução de erros e fraudes: o ponto eletrônico minimiza erros humanos e previne fraudes no controle de jornada, assegurando dados precisos;
• Cumprimento da legislação: com o sistema de ponto, a empresa garante o cumprimento das obrigações legais, evitando multas e penalidades relacionadas à legislação trabalhista;
• Gestão eficiente: facilita a administração do tempo e das horas trabalhadas, permitindo uma melhor organização dos processos e a redução de custos com horas extras;
• Transparência e confiança: promove clareza nas horas trabalhadas, gerando um ambiente de transparência e confiança entre empregador e empregado, o que melhora o clima organizacional;
• Apoio à produtividade e gestão de pessoas: oferece informações valiosas para identificar padrões de produtividade, otimizar processos e apoiar os setores de RH e DP em avaliações de desempenho e planejamento de carreiras.

Em resumo, a utilização de um sistema de ponto eletrônico ajuda a melhorar a gestão de pessoas, promove a conformidade com as leis trabalhistas e aumenta a eficiência operacional, o que resulta em uma empresa mais organizada e transparente.

Como um sistema de ponto eletrônico funciona?

Um sistema de ponto eletrônico permite o registro digital da jornada de trabalho dos colaboradores, utilizando diferentes tecnologias para validar a identidade dos funcionários. Os métodos mais comuns de autenticação incluem biometria digital ou facial, senha ou cartão de ponto. Após o reconhecimento, o sistema registra automaticamente o horário de entrada, saída e intervalos do empregado.

Sendo assim, as principais funcionalidades do sistema de ponto eletrônico incluem:

• Registro de ponto: permite o registro de jornada em qualquer local com acesso à internet, com sincronização automática quando a conexão voltar;
• Tratamento de ponto: monitora os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores, facilitando o acompanhamento pelo gestor;
• Folha de ponto: o sistema oferece acesso em tempo real às folhas de ponto, permitindo uma gestão eficiente e transparente;
• Banco de horas e horas extras: permite o monitoramento de banco de horas e horas extras, garantindo o cumprimento da legislação trabalhista;
• Integração com folha de pagamento: facilita o fechamento automático da folha de pagamento, economizando tempo e recursos do RH e DP.

Como pudemos perceber, o sistema de ponto eletrônico otimiza o controle de jornada, garantindo maior precisão, transparência e conformidade legal, além de facilitar a integração com outros processos empresariais.

E isso tudo utilizando a tecnologia, como aplicativos ou softwares. Esse tipo de sistema substitui métodos tradicionais, como planilhas ou anotações manuais, oferecendo uma forma mais eficiente e segura de monitorar a frequência dos funcionários.

Quais são os principais benefícios do ponto eletrônico para as PMEs?

O ponto eletrônico oferece diversos benefícios para pequenas e médias empresas (PMEs), ajudando a otimizar processos e garantir uma gestão mais eficiente. Aqui estão os principais benefícios:

• Eficiência operacional: o sistema de ponto eletrônico automatiza tarefas burocráticas da gestão de pessoas, como o cálculo de horas trabalhadas, horas extras, descontos e folha de pagamento. Isso reduz erros humanos, acelera o processo e melhora a produtividade, permitindo que a equipe de RH foque em outras funções estratégicas.
• Redução de custos: o custo-benefício do ponto eletrônico é atrativo para PMEs, pois ele oferece uma solução completa a um preço acessível. Para sistemas como o ponto digital, a empresa só precisa fornecer dispositivos móveis ou instalar um software, eliminando altos custos com equipamentos. Além disso, cada funcionário pode utilizar o seu próprio celular para bater o ponto, caso tenha essas condições.
• Elimina erros e fraudes: o ponto eletrônico também elimina a necessidade de processos manuais, o que além de economizar tempo e recursos, elimina os erros e fraudes.
• Transparência nas relações de trabalho: o sistema de ponto eletrônico garante total transparência nas relações trabalhistas, uma vez que todas as marcações e alterações ficam registradas e não podem ser manipuladas de forma fraudulenta. Isso proporciona segurança tanto para a empresa quanto para os colaboradores, garantindo a integridade dos dados e a confiança mútua.

Esses benefícios tornam o ponto eletrônico uma solução eficiente, acessível e segura, que pode melhorar significativamente a gestão de tempo e recursos nas pequenas e médias empresas.

Quais são as etapas para implementar o ponto eletrônico na sua empresa?

A implementação de um sistema de ponto eletrônico na sua empresa é essencial para a gestão eficiente da jornada de trabalho dos seus funcionários. Então, para garantir uma implementação bem-sucedida, é importante considerar algumas questões que listaremos abaixo:

Pesquise os sistemas disponíveis no mercado:

Antes de escolher o sistema de ponto eletrônico, pesquise as opções disponíveis. Avalie os recursos que cada sistema oferece, como:

• Gestão eficiente de horas extras, faltas e atrasos;
• Relatórios em tempo real;
• Escalas de trabalho;
• Gestão de férias;
• Dashboards analíticos, para compilação de dados vitais;
• Aplicativo para o usuário (registro de ponto pelo smartphone);
• Aplicativo Multiusuário (registro de ponto de vários colaboradores em um aplicativo através de um tablet ou smartphone);
• Geolocalização para registro de ponto remoto;
• Ponto online e offline com sincronização automática;
• Registro de ponto com confirmação por foto e reconhecimento facial;
• Integração com relógios de ponto certificados;
• Banco de horas otimizado e simplificado;
• Gestão de múltiplas empresas sem precisar deslogar;
• Fácil controle de jornadas de trabalho presenciais, híbridas ou remotas;
• Treinamento e suporte humanizado e de preferência grátis;
• Acompanhamento do primeiro fechamento de ponto sem custo.

Verifique a conformidade com as leis

Certifique-se de que o sistema de ponto eletrônico esteja em conformidade com a legislação trabalhista vigente, especialmente com a Portaria 671. Isso é crucial para evitar problemas com a justiça.

Escolha o sistema que atenda às necessidades da empresa

Considere o tamanho da sua empresa, o número de funcionários e se há trabalhadores externos. Empresas com grandes equipes ou com colaboradores fora da sede precisarão de sistemas que ofereçam controle de ponto online e que possa ser acessado de qualquer lugar.

Personalize o sistema de acordo com a rotina da empresa

Após escolher o sistema, adapte-o às particularidades da sua empresa, como políticas de horas extras, escalas de trabalho, entre outras especificidades.

Comunique a equipe sobre a implementação

Informe a equipe sobre a mudança e forneça treinamentos para o uso correto do sistema. Muitas vezes o próprio fornecedor do sistema de ponto oferece isso em seu pacote de serviços.

Implemente o sistema gradualmente

Comece por uma equipe ou setor de cada vez. Isso permite avaliar o sistema e realizar ajustes necessários.

Solicite feedbacks

Por fim, ao longo da implementação, é importante ouvir os funcionários sobre sua experiência com o sistema e os responsáveis pela apuração de ponto. Os feedbacks ajudam a resolver problemas e a melhorar a adaptação ao novo processo.

Qual o preço de um sistema de ponto eletrônico?

O custo de um sistema de ponto eletrônico pode variar bastante, dependendo do modelo e das funcionalidades oferecidas. Aqui na Ortep, o Fortime está a partir de R$89,90, dependendo do número de funcionários.

Além disso, eles não exigem gastos com infraestrutura física, pois funcionam por meio de software e o custo fica restrito ao pagamento de mensalidades, o que torna essa opção mais vantajosa para muitas empresas.

Qual o melhor sistema de ponto eletrônico?

O melhor sistema de ponto eletrônico é aquele que atende a todas as necessidades específicas da sua empresa, oferecendo funcionalidades que facilitem a gestão de jornada de trabalho. Além disso, deve apresentar características como facilidade de uso, conformidade com as leis trabalhistas, segurança de dados e flexibilidade para diferentes tipos de funcionários, incluindo aqueles em home office ou em campo.

Dessa forma, escolher o sistema certo envolve considerar fatores como o custo-benefício, a compatibilidade com o tamanho da empresa e a capacidade de integração com outros softwares, como a folha de pagamento. O sistema ideal também deve garantir eficiência operacional, transparência nas relações de trabalho e permitir o registro de ponto de maneira prática e segura, tanto para funcionários internos quanto externos.

Portanto, o melhor sistema de ponto eletrônico é aquele que combina todas essas qualidades, proporcionando uma solução completa, eficiente e econômica para o controle de jornada de trabalho.

9 motivos para você escolher o Fortime, o melhor sistema de ponto eletrônico do Brasil:

O Fortime se destaca como o melhor sistema de ponto eletrônico no Brasil por oferecer soluções avançadas que atendem às necessidades específicas das empresas, especialmente em relação à gestão de jornada de trabalho. Aqui estão os principais motivos para escolher o Fortime:

1. Várias formas de registro de ponto

Nosso aplicativo oferece diversas opções seguras e livres de fraudes para o registro de ponto dos seus funcionários. Além do app individual, contamos com o app multi, que funciona como um relógio de ponto ao ser utilizado em um tablet. Confira as diversas formas de registro disponíveis no Fortime:

• Reconhecimento facial;
• Confirmação por foto;
• QR Code;
• Biometria;
• Versão web (acesso direto no navegador).

Essas opções garantem flexibilidade, segurança e precisão no controle de jornada de trabalho.

2. Marcação de ponto online e offline

O Fortime permite o registro de ponto tanto online quanto offline. Mesmo sem conexão com a internet, os dados são registrados e armazenados, sendo sincronizados automaticamente quando o dispositivo se reconectar.

3. Registro de ponto móvel

O registro de ponto móvel permite que os colaboradores registrem sua jornada de trabalho de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis como smartphones ou tablets. Essa funcionalidade é ideal para equipes externas ou em home office, garantindo flexibilidade e praticidade, sem a necessidade de equipamentos fixos ou deslocamento até a sede da empresa.

4. Marcação de ponto com geolocalização

Além de facilitar o controle de ponto remoto, o sistema também oferece geolocalização, assegurando que os registros sejam feitos apenas em locais autorizados, como a residência do colaborador ou pontos específicos de trabalho. Isso garante a segurança e a precisão nos registros, otimizando a gestão de jornada e aumentando a transparência nas relações trabalhistas.

5. Integração com softwares de folha de pagamento

A integração com softwares de folha de pagamento do Fortime permite que os dados de ponto sejam transferidos automaticamente para o sistema de folha de pagamento, sem a necessidade de inserção manual. Essa automação elimina erros humanos comuns no processo de cálculo da folha, garantindo que as horas trabalhadas, horas extras e outros dados sejam corretamente processados e registrados.

6. Gestão de férias de colaboradores

O sistema Fortime oferece uma extensão para o controle de férias, que automatiza todo o processo de gestão, desde o planejamento até o acompanhamento das datas. Com essa funcionalidade, é possível registrar e organizar as férias dos funcionários de forma simples, garantindo que todos os períodos sejam corretamente calculados e agendados conforme as regras da empresa e da CLT.

Além disso, o sistema envia alertas importantes sobre datas de férias, como prazos para solicitações e vencimentos, facilitando o planejamento e evitando surpresas indesejadas. Isso ajuda a reduzir erros e conflitos relacionados ao período de descanso, promovendo uma gestão mais eficiente e alinhada com as necessidades tanto da empresa quanto dos empregados.

7. Relatórios e Dashboard analíticos

O sistema Fortime oferece relatórios e dashboards analíticos que permitem uma visão clara e detalhada sobre a jornada de trabalho dos funcionários. Com esses recursos, é possível monitorar métricas importantes, como horas extras, atrasos, ausências e banco de horas, ajudando os gestores a tomar decisões mais informadas e estratégicas. A visualização gráfica facilita a compreensão dos dados, tornando o processo de análise mais ágil e eficiente.

Além disso, os relatórios podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada empresa, permitindo um acompanhamento preciso da performance e produtividade dos colaboradores.

O dashboard analítico centraliza todas as informações de forma intuitiva, tornando fácil a análise de indicadores importantes e garantindo que o departamento de RH tenha acesso a dados relevantes para a gestão de pessoal e o cumprimento da legislação trabalhista.

8. Suporte humanizado

A Ortep também se destaca no mercado por seu suporte humanizado, oferecendo atendimento personalizado e atencioso aos seus usuários. A equipe de suporte está sempre pronta para esclarecer dúvidas e resolver problemas de forma eficaz, com um enfoque em uma comunicação empática e acessível. Isso proporciona uma experiência mais agradável e eficiente para os clientes, que se sentem apoiados em todas as etapas do uso do sistema.

Além disso, o suporte humanizado vai além das simples resoluções de problemas técnicos, buscando sempre entender as necessidades do cliente e fornecer soluções práticas. A equipe está comprometida em garantir que os usuários aproveitem ao máximo os recursos do sistema, promovendo uma maior satisfação e confiança no serviço.

9. Treinamento e primeiro acompanhamento do fechamento de ponto grátis

A Ortep oferece um treinamento inicial gratuito, garantindo que todas os usuários saibam como utilizar o sistema de forma eficiente desde o início. Esse treinamento é essencial para que a empresa se familiarize com todas as funcionalidades, como registro de ponto, relatórios e configurações do sistema. Assim, a adaptação ao novo processo ocorre de maneira mais fluida e sem dificuldades.

Além disso, o primeiro acompanhamento do fechamento de ponto proporciona uma assistência extra na hora de realizar o fechamento da folha de ponto, garantindo que todas as etapas sejam realizadas corretamente.

Esse acompanhamento inicial ajuda a prevenir erros, garantindo que o processo de fechamento de ponto seja feito de forma precisa e em conformidade com a legislação trabalhista, aumentando a confiança e segurança dos gestores.

E o melhor de tudo: você não precisa pagar a mais por esses serviços, eles são totalmente GRATUITOS.

Com esses recursos, o Fortime proporciona uma solução completa e eficiente, atendendo a todas as exigências da legislação trabalhista e oferecendo maior controle, segurança e praticidade para o seu negócio.

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