Acompanhar, apurar e realizar o fechamento de ponto são funções extremamente importantes para quem atua na gestão de pessoas. Mas qual a melhor forma de realizar o registro de ponto dos funcionários? O que de fato significa o REP-C? E os REP-A e REP-P?
No conteúdo de hoje, vamos tirar todas as suas dúvidas em relação a essas siglas para que você, profissional de RH, DP ou empreendedor, consiga determinar qual a melhor opção de registro para a sua realidade. Vamos nessa?
Sumário
O que é REP-C?
REP-C, Registrador Eletrônico de Ponto Convencional, é o nome de um equipamento utilizado para registar, marcar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. Portanto, podemos dizer que o REP-C são os famosos relógios de ponto.
Para quem ainda não está familiarizado com essa forma de registro, um relógio de ponto é um equipamento que as empresas instalam em seu ambiente, geralmente em um local de fácil acesso ou na entrada, para que os colaboradores marquem o ponto.
No entanto, existem vários tipos de relógio, desde os cartográficos, com a utilização de um cartão que se insere no equipamento, aos mais modernos, que possuem biometria e outras tecnologias. E se você quiser saber mais sobre os modelos de relógio de ponto, clique aqui.
O que a lei diz sobre REP-C?
Segundo a Portaria 671, principal lei que determina as diretrizes do registro de ponto eletrônico, o relógio deve ser instalado em um local de fácil acesso e onde os funcionários realizam suas funções. Por exemplo, se é uma obra, fora da sede da empresa, esse relógio precisa estar neste mesmo local. Além disso, a lei estabelece que todo REP-C precisa emitir e disponibilizar um comprovante do registro.
Dessa forma, esse dispositivo eletrônico realiza a marcação de entrada, saída e intervalos, além de notificar os atrasos, faltas e horas extras para a gestão da jornada dos funcionários, garantindo que os registros sejam permanentes e não possam ser apagados ou rasurados.
Além disso, o REP-C deve ser certificado pelo INMETRO, assegurando assim a conformidade com a Portaria 671.
Vale ressaltar que, conforme o artigo 74 da CLT, as empresas que possuem mais de 20 funcionários têm a obrigação de realizar o controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores, seja de forma, manual, mecânica ou eletrônica.
Quais são os outros tipos de registradores?
Além do REP-C, a Portaria 671 classifica mais dois tipos de registradores de ponto, são eles: o REP-A e o REP-P
O REP-A, Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, é um dispositivo, equipamento ou programa que as empresas podem utilizar para registrar o ponto, mesmo não sendo feito especificamente para essa finalidade. Contudo, mesmo a portaria 671 citando esse modelo de registrador, é necessário que a empresa tenha a autorização da CCT para utilizá-lo.
O REP-P, Registrador Eletrônico de Ponto por Programa, é um tipo de marcador que opera por meio de software ou sistema, que além de registrar o ponto, é responsável pelo tratamento e apuração dessas marcações.
As especificações e regulamentações de cada tipo de registrador estão detalhadas no artigo 75 da Portaria 671, que define os sistemas de registro eletrônico de ponto permitidos e as condições para a implementação de cada uma.
Quais são as vantagens e desvantagens do REP-C?
O REP-C, embora seja um sistema tradicional em comparação às soluções digitais, ele apresenta algumas vantagens para a empresa. Contudo, podemos encontrar algumas desvantagens. A seguir, iremos listar os principais benefícios do REP-C.
Vantagens do REP-C
Segurança Jurídica
Podemos dizer que uma das principais vantagens dos REP-C é a segurança. Como já mencionamos, conforme a Portaria 671, esses registradores precisam da aprovação do INMETRO, o que garante um nível maior de segurança e confiabilidade.
Além disso, equipamentos que possuem biometria, por exemplo, possuem mais segurança, evitando erros nos registros e fraudes. Sendo assim, essa segurança reduz os riscos de ações trabalhistas relacionadas à jornada de trabalho.
Transparência
Uma vez que o REP-C precisa emitir um comprovante de registro, a transparência é outra vantagem muito importante deste registrador. Essa característica ajuda na criação de um ambiente de confiança entre empregador e funcionário, permitindo que o gestor de ponto corrija qualquer erro.
Maior eficiência
Os relógios, representantes do REP-C, possuem um armazenamento interno, o que ajuda o RH ou DP ter as informações de forma mais precisa, principalmente se a empresa utiliza um sistema para tratamento de ponto, como o Fortime, que faz integração com vários modelos de relógio.
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Redução da burocracia
Outra vantagem do REP-C é a redução das burocracias, permitindo que o RH, DP e até mesmo a liderança se concentre em atividades estratégicas, importantes para alcançar os resultados e metas da empresa. Sendo assim, diminui-se muito o tempo em processos manuais.
Desvantagens do REP-C
Apesar das vantagens, o REP-C apresenta algumas desvantagens, como custo com manutenção e necessidade de um ambiente físico para a instalação. Abaixo, vamos detalhar melhor essas desvantagens.
Custo com manutenção
Além do custo da aquisição, é necessário investir também na manutenção do equipamento. Esses custos podem incluir a troca de pelas, contratação de um técnico especializado e a necessidade de bobinas para a emissão dos comprovantes de ponto. Por isso, a empresa precisa ter um capital destinado a esses gastos.
Falta de mobilidade
Para utilizar um REP-C, é necessária uma infraestrutura física para a instalação do equipamento. Enquanto sistema online, por exemplo, permitem o registro de ponto em qualquer lugar, os relógios restringem esse acesso ao ambiente da empresa, dificultando a logística de quem realiza trabalho externo ou remoto.
Necessidade de sistemas adicionais
Por mais que o REP-C seja seguro na hora do registro de ponto dos seus funcionários, ele não possui um mecanismo para realizar o tratamento do ponto. Sendo assim, se a sua empresa utiliza um relógio, mas realiza a apuração de forma manual, toda a segurança do REP-C se torna desnecessária, já que as chances de erros são maiores.
Qual o melhor registrador de ponto para a minha empresa: REP-A, REP-C ou REP-P?
A escolha do melhor registrador de ponto para sua empresa, na verdade, depende de uma série de fatores que a gestão precisa avaliar. Cada modelo possui características que atendem a diferentes necessidades, e é fundamental considerar aspectos como custo-benefício, praticidade, tecnologia e alinhamento com os objetivos da empresa.
Custo-Benefício e Redução de Custos
O custo-benefício é um dos critérios mais importantes na escolha do sistema. É essencial que o modelo selecionado não apenas atenda às necessidades de registro de ponto segundo as leis vigentes, mas também que o investimento traga vantagens, como a redução de custos operacionais. Sistemas automatizados podem minimizar erros de cálculos e evitar gastos com processos trabalhistas, além de diminuir as manutenções de equipamentos físicos.
Praticidade
A praticidade na hora de registra o ponto é fundamental. Dessa forma, o sistema deve otimizar a rotina do RH e DP, além de trazer comodidade paras os colaboradores. Sendo assim, é importante avaliar se o modelo escolhido exigirá muitas manutenções e se o processo de marcação será intuitivo, especialmente em contextos de modelos de trabalho home office. Por isso, soluções que permitem a marcação de ponto de qualquer lugar são uma ótima opção.
Alinhar a tecnologia aos objetivos da empresa
Sabemos que a tecnologia veio para agregar valor à rotina de trabalho. Com isso, ela deve estar alinhada com as metas e propósitos da empresa, mesmo na hora de registrar o ponto. Então, faça alguns questionamentos, como: esse registrador é seguro e está em conformidade com as leis trabalhistas? Ele vai agilizar o fechamento de ponto e da folha de pagamento? Meus funcionários irão se adaptar a ele?
Dessa forma, após responde a essas e outras perguntas que fazem parte da realidade da sua empresa, você consegue escolher um sistema que integre bem com as demais ferramentas já utilizadas.
Conclusão
Portanto, a escolha do melhor registrador de ponto deve ser feita com base em uma análise cuidadosa das necessidades específicas da sua empresa. Avalie o custo-benefício, a praticidade do uso, o alinhamento tecnológico e as características de cada modelo. Dessa forma, será possível encontrar a solução que não apenas atenda às exigências legais, mas também otimize a gestão do tempo e dos recursos da empresa.
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