Segundo a lei, toda empresa com mais de 20 colaboradores precisar realizar o controle de ponto. Mas como realizar os registros de uma forma eficiente e conforme a legislação? A Portaria 671 traz algumas opções, e uma delas é o REP-A, que iremos te apresentar neste conteúdo.
O REP-A representa uma solução moderna para o controle de ponto e traz uma série de benefícios tanto para funcionários quanto para a gestão de pessoas. Então, continue a leitura para conhecer mais sobre esse registrador e saber se ele se encaixa em sua realidade. Vamos nessa?
Sumário
O que é REP-A?
O REP-A, ou Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, é um conjunto de equipamentos e programas destinados para o controle da jornada de trabalho que combina um software especializado e dispositivos eletrônicos.
Dessa forma, ele permite que os colaboradores registrem suas horas de entrada e saída de maneira simples e acessível, utilizando computadores, tablets, smartphones ou até mesmo outros equipamentos que não são destinados para essa finalidade, mas podem ser usados.
O que a lei diz sobre o REP-A?
A Portaria 671 é a legislação que traz as diretrizes específicas sobre o REP-A e a principal delas é que a utilização desse registrador depende da autorização de um acordo ou da convenção coletiva de trabalho.
Além disso, a Portaria 671 define que o REP-A deve possibilitar a identificação tanto do empregador quanto do funcionário, e é necessário que o sistema ofereça a opção de imprimir ou extrair eletronicamente todos as marcações do trabalhador. Ou seja, a impressão do comprovante de registro é obrigatória, e, de preferência, a extração eletrônica deve ser em formato PDF, com assinatura digital.
Outro aspecto importante que a Portaria 671 aborda é o Arquivo Fonte de Dados, que deve ser gerado por todos os sistemas de registro eletrônico de ponto. Para o REP-A, o arquivo deve estar disponível para quando algum Auditor-Fiscal do Trabalho o solicitar.
Ademais, o programa de tratamento de ponto deve gerar um Arquivo Eletrônico de Jornada e o Espelho de Ponto Eletrônico, que deve conter informações detalhadas sobre a jornada do trabalhador, como identificação do empregador e do funcionário, as marcações de entrada, saída, extras, entre outros e a duração das jornadas.
Sendo assim, os trabalhadores têm o direito de acessar essas informações mensalmente, seja de forma eletrônica ou impressa, e a empresa deve garantir esse acesso em um prazo que não pode exceder um mês.
Quais são os outros modelos de REP citados na Portaria 671?
Além do REP-A, a Portaria 671 cita mais dois modelos de registradores. São eles: o REP-C e o REP-P. Veja mais detalhes sobre eles abaixo:
REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
O REP-C é o modelo mais tradicional. Trata-se de um dispositivo físico, também conhecido como relógio de ponto, que é instalado na entrada da empresa para o registro presencial das jornadas de trabalho. Neste sistema, os colaboradores podem utilizar cartões para a marcação ou, alguns mais modernos, possuem biometria. De acordo com a Portaria 671, o REP-C deve estar sempre disponível no local de trabalho e deve permitir a impressão de um arquivo com os dados dos funcionários, caso apareça um Auditor-Fiscal.
REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto por Programa
O REP-P representa uma versão inovadora do controle de ponto digital. Este modelo utiliza um sistema de software que não só registra o ponto, mas também integra funcionalidades adicionais, como armazenamento de dados e tratamento de registros. Os usuários podem utilizar o REP-P em servidores dedicados ou em nuvem, garantindo a integridade dos dados. Assim como o REP-C, o REP-P também deve emitir arquivos que possuem a jornada de trabalho e está sujeito às regras de fiscalização.
Como o REP-A funciona?
O REP-A é uma solução moderna que funciona de forma prática, onde a identificação dos funcionários pode ser realizada pela coleta de biometria, reconhecimento facial ou geolocalização via GPS. Essa última opção é particularmente útil para realizar a gestão de equipes externas ou em home office. Assim, o REP-A se adapta às diferentes necessidades de controle de jornada, seja em ambientes físicos ou remotos.
Uma vez que a empresa decide utilizar o REP-A, com a autorização da CCT, conforme a Portaria 671, cada funcionário deve registrar sua entrada, além de iniciar e finalizar intervalos e marcar o término da jornada de trabalho. Os dados coletados são enviados em tempo real para o painel de gestão, permitindo que os gestores acompanhem as horas trabalhadas de forma imediata e eficiente. 22
Qualquer empresa que busca por uma solução prática e eficiente para o controle de ponto pode utilizar o REP-A, sendo este obrigatório para empresas com 20 ou mais funcionários. No entanto, sua implementação é recomendada para negócios de qualquer tamanho que desejem modernizar seus processos.
Onde pode implementar o REP-A?
O REP-A é uma solução versátil que qualquer empresa pode implementar, de qualquer segmento, que busque maior segurança e facilidade no registro da jornada de trabalho. Embora o controle de ponto seja obrigatório apenas para organizações com mais de 20 colaboradores, adotar essa prática traz benefícios para empresas de todos os portes e tamanhos.
Quais são as regras para utilizar um REP-A?
A utilização do REP-A deve seguir diretrizes específicas estabelecidas pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência. Além de garantir a legalidade, essas regras são essenciais para a eficiência do controle de ponto. Entre as principais exigências, destacam-se:
- A identificação, em que o sistema seja capaz de distinguir tanto o colaborador quanto a empresa;
- O registro preciso, onde o sistema registre, obrigatoriamente, todas as entradas, intervalos e saídas dos funcionários;
- A emissão do Arquivo Fonte de Dados (AFD), que o sistema deve emitir para fins de auditoria fiscal, que deve ter assinatura eletrônica com certificado digital;
- O REP-A deve possibilitar a emissão eletrônica ou impressa dos registros de ponto.
Por outro lado, a legislação também proíbe certas práticas, como:
- Restringir o horário de marcação de ponto;
- Alterar ou eliminar dados dos registros realizados pelos colaboradores;
- Realizar marcação automática de ponto, exceto para o horário de almoço;
- Exigir autorização para horas extras.
Além disso, a solução de controle de ponto deve emitir um arquivo eletrônico de jornada, que contenha todos os dados das marcações realizadas.
Outro ponto importante é que o uso do REP-A é válido apenas durante a vigência do Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho que autoriza sua implementação. Após o término desse prazo, a empresa precisará renegociar ou considerar a migração para outro tipo de sistema de ponto.
Por fim, é essencial que as organizações estejam sempre atualizadas sobre possíveis mudanças na legislação trabalhista, garantindo assim a conformidade no uso do REP-A. Isso não apenas ajuda a evitar problemas legais, mas também promove uma gestão mais eficaz do controle de ponto.
Quais os benefícios do REP-A?
O uso do REP-A traz uma série de benefícios para empresas e colaboradores, tais como a precisão no pagamento de horas extras e um fechamento de mês sem erros, além de evitar fraudes.
Outra vantagem de utilizar um REP-A é a possibilidade de uma gestão em home office ou com colaboradores atuando em ambientes externos, como equipes de vendas ou prestadores de serviços. O REP-A possibilita o registro da jornada de trabalho fora da sede, minimizando riscos trabalhistas e legais associados ao controle inadequado de horários.
Além desses, veja outros benefícios do REP-A:
Ausência de equipamentos físicos: por ter a opção de utilizar de forma online, alguns registradores alternativos não exige a instalação de dispositivos físicos na empresa, diferentemente do modelo convencional. Isso significa que não há custos com maquinário específico nem com manutenções periódicas.
Registro de ponto em qualquer lugar: como ele também possui a possibilidade de utilizá-lo em dispositivos móveis, os funcionários podem marcar o ponto em qualquer lugar, mesmo sem internet.
Redução de custo: o investimento em um registrador alternativo pode ser inferior ao custo de implementação de um outro equipamento robusto. Além disso, por ser digitalizado, reduz as chances de erros nos cálculos de nos pagamentos de horas extras e até dos salários. A economia em papel também é um ponto positivo, já que os comprovantes de ponto podem ser emitidos em formato PDF.
Facilidade no fechamento da folha de pagamento: o fechamento da folha de pagamento torna-se mais ágil com o REP-A, pois todas as informações estão centralizadas no sistema. Isso permite gerar relatórios rápidos, facilitando a transferência de dados para o sistema de pagamento e evitando atrasos.
A implementação do REP-A representa, portanto, uma oportunidade valiosa para qualquer empresa que busca otimizar seu controle de ponto e promover uma gestão de pessoas mais eficaz e segura.
Qual é o melhor REP para a minha empresa?
Escolher o REP ideal para a sua empresa é um passo muito importante para a gestão, mas para tomar essa decisão, você precisa identificar os pormenores da sua empresa, tais como adaptação da sua equipe, a realidade da sua empresa e o quanto a diretoria está disposta a investir nessa segurança.
Atualmente, o mercado oferece uma variedade de sistemas e equipamentos, que vão desde soluções mais tradicionais, como os relógio de ponto, até aquelas com funcionalidades avançadas, adaptadas às diferentes rotinas dos setores. Com a crescente adoção da tecnologia, é essencial selecionar ferramentas que agilizem a gestão e melhorem a tomada de decisões.
Aqui na Ortep, você encontra diversas soluções, desde o registrador convencional ao sistema de ponto online.
Dessa forma, ao avaliar qual REP se encaixa melhor às suas necessidades, considere os seguintes pontos:
- A qualidade do atendimento e se a empresa fornecedora possui um suporte técnico humanizado para tirar suas dúvidas sobre o sistema;
- Se o sistema é intuitivo e se a empresa oferece treinamento para a sua equipe;
- Verifique se o sistema atende às necessidades específicas do seu negócio, como relatórios personalizados ou integração com outros softwares de folha de pagamento e relógio;
- É crucial que o sistema garanta a proteção das informações dos colaboradores, além de estar em conformidade com as leis vigentes, principalmente a Portaria 671.
A pesquisa e comparação de opções são fundamentais. Considere solicitar demonstrações e realizar testes gratuitos das tecnologias que você está avaliando. Esse processo pode ajudar a fazer uma escolha acertada.
Portanto, ao escolher um REP, faça isso com consciência. Ou seja, garanta que a implementação traga os resultados desejados e que todos na organização se sintam confortáveis com a nova ferramenta.
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