A gestão de jornada de trabalho sempre foi um desafio para as empresas. Por muitos anos, o relógio de ponto foi a principal ferramenta utilizada para controlar as horas trabalhadas, mas, com o avanço da tecnologia, surge a grande dúvida: será que os relógios de ponto ainda valem a pena em um mundo digital?
Hoje, estamos vivendo em uma era digital, onde sistemas automatizados e tecnologias como biometria, reconhecimento facial e aplicativos móveis têm transformado a forma como gerenciamos a jornada de trabalho dos funcionários. Com isso, muitos gestores se questionam se ainda vale a pena investir em sistemas tradicionais de controle de ponto ou se é hora de modernizar a forma de registrar o tempo de trabalho.
Sendo assim, neste artigo, vamos trazer as vantagens e desvantagens dos sistemas de relógio de ponto, e ajudá-lo a tomar a melhor decisão para sua empresa. Vamos nessa?
Sumário
O que é o relógio de ponto?
O relógio de ponto é um equipamento que as empresas utilizam para registrar o horário de entrada, saída e intervalos dos seus empregados. Este registro é fundamental para garantir que as jornadas de trabalho estejam de acordo com as normas estabelecidas pela legislação trabalhista.
Com o avanço da tecnologia, os modelos tradicionais de relógio de ponto, como o manual e o cartográfico, foram substituídos por opções mais modernas, como o relógio de ponto digital, biométrico e até com reconhecimento facial.
Esses sistemas permitem uma forma mais eficiente e segura de monitorar a jornada de trabalho dos funcionários, otimizando processos e garantindo a precisão dos dados, que são fundamentais para a elaboração das folhas de pagamento.
O fim do relógio de ponto está próximo?
A resposta rápida para essa pergunta é não. Mas vamos entender um pouco porque essa pergunta é comum com um pequeno histórico sobre o controle de ponto.
A prática de registrar as horas trabalhadas começou na década de 1930 aqui no Brasil. Inicialmente, os registros eram de forma manual, por um funcionário que anotava os horários de entrada e saída. No entanto, devido à possibilidade de fraudes, como o registro de ponto de outros empregados, novos modelos foram surgindo, como os relógios de ponto mecânicos e, mais tarde, os eletrônicos.
Contudo, esse modelo também apresentava falhas, como a possibilidade de adulteração dos registros. A partir daí, as empresas começaram a investir em sistemas eletrônicos, que tornaram o processo mais seguro e eficiente.
O que a lei diz sobre o relógio de ponto?
A legislação trabalhista brasileira, por meio do artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), determina que empresas com mais de 20 colaboradores devem realizar o controle de jornada de trabalho. Além disso, esse mesmo artigo prevê que os horários de entrada e saída dos funcionários devem ser registrados, seja de forma manual, mecânica ou eletrônica.
No entanto, existe uma legislação que traz exigências específicas sobre como os registros devem ser feitos. Isso inclui o uso de sistemas homologados pelo Ministério do Trabalho, com recursos que garantam a integridade dos dados e a transparência no processo.
Dessa forma, através da Portaria 671, surgiram os tipos de registradores de ponto, que são:
- REP-C: Registrador eletrônico de ponto convencional;
- REP-A: Registrador eletrônico de ponto alternativo; e
- REP-P: Registrador eletrônico de ponto via programa.
Tipos de relógio de ponto: qual a melhor opção para a sua empresa?
Como vimos no tópico anterior, a Portaria 671 trouxe três tipos de REPs. Veja abaixo mais detalhes de cada um deles:
Relógio de Ponto Convencional (REP-C)
O REP-C é o modelo mais tradicional, ou seja, os relógios de ponto eletrônicos. Ele armazena os dados de jornada localmente e imprime um comprovante para o funcionário, com o horário exato da batida. No entanto, ele não é ideal para empresas que lidam com equipes externas ou funcionários que trabalham remotamente.
Relógio de Ponto Alternativo (REP-A)
O REP-A permite que os empregados registrem seu ponto de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Isso oferece maior flexibilidade e pode ser ideal para empresas com equipes externas ou que trabalham remotamente. No entanto, ainda exige a emissão de documentos comprobatórios de acordo com a legislação. Além disso, é necessário a autorização da convenção coletiva para a utilização.
Relógio de Ponto via Programa (REP-P)
O REP-P é a solução mais moderna e completa. Ele permite o registro de ponto por meio de um programa de computador, sem a necessidade de hardware específico, e oferece funcionalidades adicionais, como a emissão de relatórios, comprovantes digitais e ferramentas para a apuração de ponto. Esta opção é ideal para empresas que buscam eficiência e redução de custos, já que elimina a necessidade de impressoras e papel.
Os relógios de ponto precisam ser homologados?
Sim, para garantir que o sistema de controle de ponto seja válido e esteja de acordo com a legislação, os relógios de ponto precisam ser homologados pelo INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia). Essa homologação garante que o sistema atende aos padrões exigidos pela CLT e outras normas regulamentadoras, como a Portaria 671.
Além disso, a homologação assegura que o sistema possui funcionalidades como memória interna inviolável, número de série identificando o equipamento, e impressão de comprovantes de registro de ponto, tudo isso com a máxima segurança para a empresa e os colaboradores.
O relógio de ponto é realmente confiável?
De maneira geral sim, mas depende do tipo de relógio de ponto. Mas como assim? Vou explicar melhor.
Embora os relógios de ponto manuais e cartográficos ainda sejam utilizados por algumas empresas, eles apresentam diversas falhas, como a possibilidade de fraudes, erros de registro e dificuldade no gerenciamento das informações, uma vez que o controle é feito 100% de forma manual.
Já os relógios de ponto eletrônicos oferecem maior segurança e precisão, além de serem mais fáceis de integrar com outros sistemas de gestão de recursos humanos e folha de pagamento. Além disso, atualmente, existem relógios de ponto que possuem biometria, seja por digital ou reconhecimento facial. Esse tipo de tecnologia evita as fraudes, garantindo que apenas aquele funcionário registre o seu ponto.
Quais são as vantagens e desvantagens dos relógios de ponto eletrônicos?
Como quase tudo na vida, o relógio de ponto apresenta benefícios que otimizam a jornada de trabalho, mas também ele possui alguns desafios e limitações. Veja abaixo:
Vantagens do relógio de ponto:
- Segurança: os dados são armazenados em memória inviolável, o que impede a adulteração.
- Conformidade: garantem que os dados estão em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
- Eficiência: automatizam o processo de controle de jornada, evitando erros manuais e aumentando a produtividade.
Desvantagens dos relógios de ponto:
- Custos extras: o uso de bobina para impressão de comprovantes e o tempo de deslocamento até o relógio de ponto aumentam os custos operacionais.
- Limitação de equipes externas e em regime home office: por ser um equipamento físico que fica na empresa, funcionários que trabalham de forma remota, não conseguem utilizá-lo em outro lugar.
As empresas estão substituindo o relógio de ponto?
A resposta é depende! Muitas empresas estão sim substituindo o tradicional relógio de ponto por aplicativos que utilizam biometria e reconhecimento facial, principalmente empresas que adotaram o home office.
Por outro lado, existem muitos relógios de ponto que possuem essas mesmas tecnologias e oferece a mesma tecnologia. Sendo assim, muitas empresas, como indústrias e fábricas, ainda preferem esses equipamentos. Muitos segmentos precisam manter o presencial, então, o uso dos relógios de ponto se torna uma alternativa viável. Contudo, a escolha vai depender de vários fatores, e muitas vezes vai de preferência mesmo.
No entanto, se a escolha for aplicativo ou relógio de ponto, é importante utilizar um sistema que faça a apuração e o controle eficiente das horas trabalhadas. Esses sistemas oferecem mobilidade, automação e redução de custos para as empresas, além de garantir precisão nos cálculos da jornada de trabalho.
Muitos sistemas, como o Fortime, além de possuírem o próprio aplicativo sem custo adicional, ele integra com os principais relógios de ponto disponíveis no mercado, o que torna todo o processo automatizado.
Como modernizar os relógios de ponto?
Se sua empresa utiliza um relógio de ponto cartográfico ou um sistema antigo que seja, a modernização pode ser simples. Existem várias opções no mercado, e o primeiro passo é escolher um equipamento que atenda às necessidades específicas da sua empresa, como:
- Segurança no registro e armazenamento das informações;
- Usabilidade: o sistema deve ser intuitivo e fácil de operar;
- Flexibilidade, que deve permitir a marcação de ponto em qualquer lugar, para equipes externas ou home office, caso seja o seu caso;
- No caso dos sistemas, é ideal que o fornecedor ofereça treinamento, além de instalação do relógio;
- Suporte técnico: a empresa fornecedora deve oferecer suporte eficiente e de preferência, humanizado.
Qual o futuro do controle de ponto?
O futuro do controle de ponto está cada vez mais ligado às tecnologias como biometria. Essas inovações permitem um controle mais eficiente e seguro da jornada de trabalho, oferecendo soluções que atendem às novas demandas do mercado de trabalho, como o trabalho remoto e a flexibilidade de horários.
As empresas mais inovadoras já estão adotando essas tecnologias para melhorar a gestão de pessoas e aumentar a produtividade.
Conclusão: vale a pena continuar utilizando relógios de ponto?
Após avaliar as vantagens e desvantagens dos diferentes modelos de relógio de ponto, fica claro que, para muitas empresas, modernizar o sistema de controle de jornada é uma escolha inteligente, seja pelos relógios de ponto ou aplicativos. A tecnologia pode otimizar processos, reduzir custos e aumentar a segurança, tornando o trabalho dos profissionais de RH e DP mais eficiente.
Se a sua empresa ainda utiliza sistemas manuais, talvez seja o momento de repensar suas opções.
