Atualmente, encontramos várias opções para a gestão da jornada de trabalho dos funcionários. Algumas dessas opções são mais tradicionais, como o controle manual em papel ou planilhas, enquanto outras são mais modernas, como o sistema de ponto eletrônico.
Vale lembrar que o controle de ponto é uma tarefa prevista em lei, além de estar presente na rotina do RH e DP. Mas como funciona e quais são as vantagens do registro de ponto eletrônico? Continue a leitura para obter essas e outras informações sobre esse assunto.
Sumário
O que é ponto eletrônico?
O sistema de ponto eletrônico é uma solução digital que possibilita a marcação da jornada de trabalho dos colaboradores por meio de um dispositivo eletrônico.
Dependendo do equipamento utilizado, as marcações podem ser feitas por meio de biometria, cartão de ponto, senha ou até mesmo reconhecimento por foto.
Esses equipamentos permitem que todos os dados sejam registrados e armazenados com segurança e praticidade.
No entanto, o registro de ponto vai além de simplesmente marcar os horários da jornada. Envolve toda a gestão, que inclui a definição de horários para os funcionários, a adoção de um sistema de controle eficiente e, acima de tudo, o cumprimento da legislação.
Por isso, é essencial acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores para otimizar a distribuição de tarefas e identificar possíveis problemas de produtividade.
O ponto eletrônico substitui o livro de ponto?
O livro de ponto, nada mais é do que uma folha onde os funcionários registram seus horários (início do expediente, saída para o almoço, volta do almoço e final do expediente).
No entanto, o uso do livro de ponto como método de gestão apresenta diversas desvantagens, apesar de ser permitido por lei. Veja abaixo:
- Possibilidade de fornecer informações incorretas;
- Suscetível a fraudes;
- Risco de perda ou roubo do livro de ponto;
- Dificuldade em localizar e acessar as informações necessárias;
- Demora na tabulação dos dados;
- Maior probabilidade para erros humanos ao transcrever as informações;
- Limitação em termos de flexibilidade de horários.
Devido a essas questões, o livro de ponto pode se tornar uma solução questionável e onerosa. Além disso, é comum que haja retrabalho, pois o setor de RH precisa analisar todas as anotações ao fechar a folha de ponto.
O que a lei diz sobre controle de ponto eletrônico?
Conforme estabelecido no Parágrafo 2º, do Art. 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores.
Esse parágrafo acrescenta que os registros podem ser feitos por meio de ferramentas de ponto manual, mecânico ou eletrônico, conforme preferência da empresa.
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Vale ressaltar que, embora não seja obrigatório, empresas que possuem menos de 20 colaboradores também podem utilizar essas ferramentas para o controle da jornada de trabalho. Clique aqui e veja o porquê é importante realizar a gestão de ponto dos funcionários.
Além disso, a Portaria 671 veio para organizar os tipos de registro de ponto que podemos encontrar. Vamos falar um pouco mais sobre eles no próximo tópico.
Qual é a diferença entre a Portaria 671 e as antigas Portarias 373 e 1510?
A Portaria 1510 era a norma que regulamentava o uso dos sistemas de controle de ponto eletrônico nas empresas. No entanto, ela perdeu sua validade em dezembro de 2021, quando foi substituída pela Portaria 671.
Antes da existência de uma regulamentação específica, em 2009, todas as formas de controle e registro de ponto eram permitidas, desde que os registros fossem feitos em livro de ponto ou planilhas eletrônicas.
Essas regras baseavam-se apenas na CLT quando havia poucas opções disponíveis para esse tipo de controle. A Portaria 1510 trouxe modificações, introduzindo opções mais atualizadas para o registro de ponto.
Em 2011, o Ministério do Trabalho publicou a Portaria 373 para regulamentar questões que não haviam sido abordadas pela Portaria 1510, como a obrigatoriedade de permissão dos sindicatos ou a realização de acordos coletivos.
Com o avanço das inovações tecnológicas no setor de registro de ponto eletrônico ao longo dos anos, tornou-se necessário atualizar as regras vigentes. Foi então que surgiu o Decreto 10.854/21, que posteriormente se transformou na Portaria 671/21.
Quais foram as mudanças no controle de ponto eletrônico devido à Portaria 671?
A Portaria 671 entrou em vigor em dezembro de 2021 e revogou as portarias anteriores, 1510 e 373, que tratavam do controle de ponto eletrônico.
As principais mudanças têm o objetivo de aumentar a segurança das informações relacionadas à jornada de trabalho dos colaboradores e permitir a implementação de metodologias mais eficientes e confiáveis para o controle de ponto.
Por isso, a Portaria 671 é extensa e aborda diversos assuntos, mas possui uma seção específica que trata do controle de ponto dos funcionários, estabelecendo diretrizes para os registros, sejam eles manuais, mecânicos ou eletrônicos.
Em relação ao registro de ponto manual, a Portaria determina que ele precisa refletir com precisão a jornada de trabalho, não sendo permitido o chamado “ponto britânico”, em que o funcionário registra apenas a assinatura no horário contratual.
A principal novidade trazida pela Portaria 671 foi a inclusão das modalidades de registro eletrônico de ponto em “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto). Anteriormente, esses sistemas eram considerados “ponto alternativo”. Agora, existem três modelos oficiais:
- REP-C: Registrador eletrônico de ponto convencional;
- REP-A: Registrador eletrônico de ponto alternativo; e
- REP-P: Registrador eletrônico de ponto via programa.
Outra mudança importante que a Portaria 671 trouxe foi a exigência de emitir um comprovante, em formato impresso ou eletrônico, para cada registro de ponto.
A Portaria 671 também eliminou a necessidade de acordo ou convenção coletiva para autorizar a marcação de ponto por meio de sistemas alternativos, no caso do modelo REP-P. No entanto, para o modelo REP-A, essa obrigatoriedade permanece.
Em suma, a Portaria 671 consolidou as regras anteriores, atualizando-as em relação às inovações tecnológicas e fornecendo mais detalhes para evitar confusões aos usuários.
Quais são as formas de registro de ponto?
Existem diversas opções de registro de ponto eletrônico que oferecem inovação e modalidades interessantes. Isso permite que o RH encontre alternativas para tornar o processo mais ágil e evitar retrabalhos
As principais formas de registro são por meio de relógio físico, navegador e celular. Todas elas são permitidas pela legislação trabalhista, desde que se escolha um fornecedor que cumpra os requisitos legais.
Hoje em dia, os colaboradores não precisam mais esperar em filas para registrar o ponto. Os modelos de registro são muito mais rápidos e oferecem maior autonomia aos profissionais no momento das marcações.
Relógio de ponto
O relógio de ponto é uma forma convencional de registrar os horários dos colaboradores. É um dispositivo físico geralmente localizado na entrada ou em algum local estratégico das empresas.
É importante que o relógio de ponto escolhido seja verificado pelo INMETRO. Em 2013, o órgão publicou a Portaria 595, que estabelece as regras para o uso desse equipamento. Sendo assim, ao escolher um relógio de ponto para a sua empresa, verifique se ele atende todas as normas dos órgãos responsáveis.
Além disso, existem softwares que podem ler os dados armazenados e auxiliar nas marcações de ponto realizadas pelo relógio. Por exemplo, aqui na Ortep, comercializamos tanto relógios de ponto como o sistema que realiza a integração dos equipamentos, facilitando a comunicação dos dados.
Registro de Ponto pela web
O ponto pela web ou pelo navegador, é uma forma de controle de jornada de trabalho realizada por meio de um computador. Nesse caso, não é necessário baixar nenhum aplicativo, basta abrir o navegador, fazer login no sistema e realizar a marcação.
Com essa opção, a gestão do ponto se torna mais eficiente e ágil. Em grandes empresas, é comum os colaboradores formarem filas em torno de um relógio de ponto físico, não é mesmo? No entanto, com esse tipo de registro, as filas não são mais um problema.
Vale lembrar que essa modalidade está de acordo com as normas da Portaria 671, pois se encaixa na categoria REP-P, sendo também uma opção interessante para quem trabalha em home office.
Por fim, esse tipo de registro proporciona agilidade, confiabilidade, segurança e acesso a dados em tempo real.
Registro de Ponto pelo celular
O ponto eletrônico pelo celular é uma forma prática de garantir os registros, apenas com alguns cliques permite que as informações fiquem armazenadas em um local seguro. Além disso, ele também está em conformidade com a categoria REP-P da Portaria 671.
Esse tipo de registro é a melhor opção para empresas que possuem colaboradores externos ou em modelo home office. Antes, essas marcações eram feitas em uma folha de ponto, o que gerava retrabalho e erros nas informações.
Além do celular do colaborador, o For Time, sistema de registro de ponto aqui da Ortep, o aplicativo Multi pode ser utilizado em tablets, assim os colaboradores realizam os registros em massa.
Ambos os aplicativos possuem geolocalização e registro por foto, trazendo segurança e precisão dos dados. Clique na imagem abaixo e conheça as vantagens do For Time.
Quais as vantagens do ponto eletrônico?
Abaixo, listamos as principais vantagens associadas ao uso de um sistema de ponto eletrônico:
Facilidade para o colaborador
Em um ambiente de trabalho cada vez mais agitado, oferecer praticidade é essencial para melhorar a relação entre empregador e funcionário, certo?
Por isso, o ponto eletrônico permite que o próprio colaborador registre sua entrada e saída por meio de um aplicativo ou computador, simplificando o registro feito pelo profissional e a verificação do RH.
Contudo, é importante que o RH forneça as orientações necessárias aos colaboradores sobre o uso correto desses recursos, por meio de tutoriais ou treinamentos específicos, para evitar dúvidas na marcação e garantir a aderência correta.
Redução de erros e fraudes no registro de ponto
Um dos principais benefícios do uso de um sistema de ponto eletrônico é a segurança na contabilização das horas trabalhadas. Isso evita fraudes tanto no registro do ponto pelo funcionário quanto na tratativa das horas pela empresa.
O For Time, por exemplo, possui recursos de segurança, como a captura de uma selfie no momento do registro para comprovar a identidade do colaborador, prevenindo que uma pessoa se passe por outra, além da geolocalização.
Precisão no controle do banco de horas
O controle do banco de horas é uma responsabilidade importante do RH, pois é por meio dele que são realizados os cálculos das horas trabalhadas e das horas extras. Esse fato impacta diretamente na remuneração dos profissionais e nos custos da empresa.
A utilização do ponto eletrônico simplifica esse controle, garantindo maior precisão ao RH na contabilização das horas realizadas.
Otimização da rotina do RH e DP
Com o uso de um sistema de ponto eletrônico, a gestão das horas trabalhadas é otimizada, proporcionando mais praticidade na rotina do RH. Além disso, esse recurso possibilita a emissão de relatórios e fornece informações extras que facilitam a visualização dos dados.
Dessa forma, o RH pode direcionar sua equipe para ações que possibilitam um setor mais assertivo e estratégico.
Redução de custos e ações trabalhistas
O uso de um sistema de ponto eletrônico reduz as despesas da empresa. Isso inclui custos diretos, como o controle de horas extras, e custos indiretos, como o aumento da produtividade das equipes de RH, que não precisam mais gastar horas contabilizando folhas de ponto.
Além disso, o ponto eletrônico proporciona uma redução nos erros relacionados à jornada de trabalho dos funcionários, como o pagamento incorreto de horas extras, são frequentemente a causa de ações trabalhistas.
Como escolher o ponto eletrônico ideal para a sua gestão?
Agora que você possui um amplo conhecimento sobre o ponto eletrônico, desde a tecnologia envolvida até a legislação em vigor, surge a pergunta: como escolher um sistema de ponto eletrônico ideal para a minha gestão?
A pesquisa é essencial para fazer a escolha certa, considerando que existem diversas marcas disponíveis no mercado. Primeiramente, é importante buscar um dispositivo ou sistema que esteja em conformidade com a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego.
Além disso, o dispositivo deve seguir as normas estabelecidas pelo INMETRO, a fim de evitar penalidades para a empresa.
Em seguida, avalie a tecnologia presente no sistema. O que ela oferece? Apenas um relógio de ponto ou algum software que faça o tratamento das marcações e forneça relatórios automatizados? Lembre-se de que esse investimento terá um impacto significativo no desempenho e na produtividade do seu negócio!
O For Time, sistema de registro de ponto da Ortep, possui essas vantagens e muito mais. Clique na imagem abaixo, faça um teste grátis e veja na prática todos esses benefícios.
