A nova Portaria Nº 671 do Ministério Público do Trabalho (MPT), que foi divulgada pelo Governo Federal em 8 de novembro de 2021, atualizou muitas normas da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Em relação ao controle de ponto, a atualização substitui duas outras portarias, a Portaria 373 e a Portaria 1510.
Mas, o que isso significa exatamente? Se já era um desafio seguir as antigas regras, com as mudanças, essa tarefa pode ser mais difícil. No entanto, a Portaria 671 surgiu não com o objetivo de complicar, e sim de facilitar as determinações para controlar as horas trabalhadas dentro de uma empresa e outras normas.
Sumário
O que é a Portaria 671?
Em resumo a portaria 671 é uma norma do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) que tem como objetivo simplificar a legislação trabalhista, englobando o controle de ponto eletrônico, a carteira de trabalho digital, o registro de empregados, a jornada de trabalho entre outras previsões legais.
A Portaria 671/2021 nasceu como uma forma de simplificar a legislação trabalhista. Sua publicação oficial ocorreu em 11 de novembro de 2021 no Diário Oficial da União (DOU). A Portaria 671 englobou não só o universo do registro de ponto, como também relações de contrato, entidades sindicais e outras políticas públicas.
Para realizar isso, o decreto Nº 10.854, publicado no mesmo dia que a Portaria 671, fortaleceu o objetivo de tornar as regras trabalhistas mais simples. Assim, mais de 1.000 decretos, portarias e instruções normativas se reúnem em apenas 15 normas. Ambos empregados e empregadores se beneficiam com a atualização.
Por exemplo, entre as mudanças, uma das mais relevantes foi a flexibilização do vale alimentação. Isso permite que o trabalhador tenha acesso a mais restaurantes e mais benefícios com o cartão, pois abre o mercado do ticket a mais empresas.
Segundo reforçou o Ministério do Trabalho e Previdência, com as novas regras da Portaria 671, houve a remoção de “tudo que era obsoleto, burocrático, desnecessário, exigências que não estavam previstas em lei. Eles foram simplificados, desburocratizados e, melhor ainda, eles foram todos modernizados”. Inclusive, essa foi a primeira vez que houve a revisão completa da legislação trabalhista infralegal.
O que acontece com as Portarias 373 e 1510?
Nesse sentido, como falamos mais acima, a Portaria 671 substitui duas outras, 373 e 1510. Antes, elas eram as duas importantes fontes de regulamentação sobre o registro de ponto dos trabalhadores. A Portaria 1510, inclusive, era conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico.
No entanto, houve a revogação de ambas com a Portaria 671, tanto da Portaria 373 quanto a Portaria 1510.
Isso apenas significa que agora a Portaria 671 é a única fonte que regula o controle de ponto. Houve o aprimoramento das antigas regras na Portaria 671 para trazer clareza aos usuários. Dito isso, os sistemas de ponto manual, mecânico e eletrônico continuam válidos.
Sobre o sistema de registro eletrônico de ponto, o artigo 73 da Portaria 671 trata como “o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e saída dos trabalhadores em registro eletrônico”.
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O que muda na Portaria 671?
Para te ajudar, separamos em tópicos as principais alterações da Portaria 671 e iremos detalhar cada uma delas. Dessa forma, você consegue visualizar melhor e entender o que precisa adequar no seu negócio.
Auxílio-creche
Na CLT, no art. 389, é mencionado superficialmente que as empresas que possuem pelo menos 30 mulheres com idade acima de 15 anos, precisam ter um local apropriado para amamentação. Contudo, a lei não especifica como esse local deve ser. Já a Portaria 671, no artigo 119, nos parágrafos 1 e 2, traz detalhes sobre como deveria ser esse local.
Veja abaixo quais são essas especificações:
- berçário com a área mínima de 3 m² por criança, além de uma distância de 50 cm entre os berços;
- uma sala de amamentação com um ambiente adequado;
- uma cozinha para o preparo de mamadeiras ou suplementos dietéticos para a criança e a mãe;
- os pisos devem ser de materiais impermeáveis e laváveis;
- sanitários específicos para uso no berçário;
- O número de berços dependerá da proporção de mães na empresa para cada grupo de 30 colaboradoras.
Porém, não são todas as empresas que conseguem manter um local assim para que as mães consigam cuidar do filho com tranquilidade.
Dessa forma, o artigo 120 da Portaria menciona que todas essas exigências poderá ser supridas com um auxílio-creche, ou seja, a empresa concede uma ajuda ou convênios com creches para suas funcionárias deixarem os filhos. A lei ainda complementa que a creche precisa estar, de preferência, perto da residência da colaboradora ou da empresa.
Como percebemos, a Portaria 671 veio como complemento das normas da CLT.
Jornada em atividades insalubres
O artigo 60 da CLT, diz a respeito da prorrogação da jornada de trabalho das atividades insalubres. Segundo esse artigo da CLT, profissionais que exercem atividades que podem comprometer a sua saúde só poderão realizar horas extras mediante licença prévia das autoridades competentes em relação à higiene do trabalho.
No entanto, a Portaria 671 reforça esse assunto, porém, ela traz mais detalhes sobre as atividades insalubres. Veja o que diz o artigo 64 da Portaria 671:
“Art. 64. Nas atividades insalubres, quaisquer prorrogações de jornada só poderão ser praticadas mediante autorização da chefia da unidade de segurança e saúde no trabalho da unidade descentralizada da Inspeção do Trabalho correspondente, salvo nas hipóteses de:
I – jornada de doze horas de trabalho por trinta e seis horas ininterruptas de descanso; ou
II – haver acordo ou convenção coletiva de trabalho autorizando expressamente a prorrogação.”
Contrato de aprendizado
A Portaria 671 também traz uma série de detalhes em relação ao contrato de aprendizado. Dessa forma, ela menciona como devem ser as férias, a jornada de trabalho e o salário do contrato de menor aprendiz.
Nesse caso, ela revogou a portaria 723/12 que tratava especificamente sobre a aprendizagem profissional.
Registro na carteira de trabalho
Outro tema abordado pela Portaria 671 é sobre o registro do colaborador. Diante disso, ela revogou algumas questões antigas relativas à CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) que estavam divergentes com a Lei da Liberdade Econômica.
Dessa forma, a nova portaria descreve o que deve ser informado na contratação, os prazos para cada admissão, os documentos necessários, entre outros assuntos.
O que muda no controle de ponto com a nova Portaria 671?
A principal mudança da Portaria 671 sobre o controle eletrônico é que passa a existir uma nova forma de classificação dos pontos eletrônicos. Agora, são três tipos de registradores: REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa). Abaixo, explicamos em detalhes cada um deles.
Registro Eletrônico de Ponto Convencional: O que é o REP-C
O REP-C é nada mais que os relógios de ponto regidos pela Portaria 1510. A Portaria 671 define, através do artigo 76, como um “equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação”.
Além disso, o sistema tem um planejamento para a utilização exclusivamente do registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho. Além disso, realiza controles de natureza fiscal trabalhista.
A Portaria 671 também cita algumas regras para o uso desse controle de ponto. Entre elas, o sistema deve estar sempre no local da prestação do serviço e disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Ainda mais, o empregador que adquirir o REP-C não poderá aliená-lo para empresa que não pertença ao seu grupo econômico. O REP-C somente poderá conter empregados do mesmo empregador, exceto nos seguintes casos:
- registro de jornada do trabalhador temporário;
- empresas de um mesmo grupo econômico que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo: O que é REP-A?
Afinal, o que é REP-A? O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, regulado pelo artigo 77 da Portaria 671, é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, como uma catraca por exemplo.
No caso, ele precisar ser autorizado pela convenção ou acordo coletivo de trabalho. Ou seja, não há permissão para a hipótese de ultratividade. Em teoria, substitui a Portaria 373 e também segue algumas regras:
- deve registrar fielmente as marcações efetuadas pelo trabalhador e não deve permitir alteração desses registros;
- não pode permitir a restrição de horários para a marcação do ponto;
- deve gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD), quando solicitado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho. Esse arquivo ainda deve receber uma assinatura eletrônica que utilize um certificado digital válido.
Registrador Eletrônico de Ponto por Programa: O que é REP-P?
Um novo conceito criado pela Portaria 671, o REP-P é o sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui também os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto, e o programa de tratamento de ponto. É o caso da Ortep, por exemplo, que oferece uma gestão completa da jornada de trabalho.
De acordo com o artigo 78 da Portaria 671, ele pode ser executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro.
Além disso, deve ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho. No caso, o Arquivo Fonte de Dados (AFD).
O certificado de ponto e AFD devem receber uma assinatura eletrônica emitida por uma autoridade de certificação que faça parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) usando um certificado digital válido.
O REP-P também deve permitir a identificação da organização e do trabalhador e possuir ou acessar relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB). Além disso, todo coletor de marcação de registro de ponto conectado ao REP-P deve exibir relógio não-analógico contendo horas, minutos e segundos no momento da marcação.
As marcações no REP-P devem ser oriundas de coletor on-line (com conexão ao REP-P), excepcionalmente off-line (sem conexão ao REP-P).
Assim, no caso de registro off-line, as marcações devem ser enviadas posteriormente no primeiro momento em que o coletor entrar em modo on-line (conectado ao REP-P), garantidas as normas de segurança da informação contidas na Portaria 671.
Requisitos para Relatório do Cartão Ponto dos REP-C e o REP-P
Além disso, existem algumas especificações para o REP-C e o REP-P:
- cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
- número Sequencial de Registro – NSR;
- identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
- identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
- data e horário do respectivo registro;
- modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
- código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
- assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.
Atualizações da Portaria 671
Durante o ano de 2022, houve algumas alterações em relação à Portaria 671. Para isso, o MTP (Ministério do Trabalho e Previdência), consolidou duas novas Portarias (1.486 e 4.198) com o intuito de atualizar e modificar alguns artigos da Portaria 671.
Portaria 1486
A Portaria 1486 foi publicada no dia 06 de junho de 2022 e ela consiste em uma emenda constitucional que altera algumas questões específicas da Portaria 671.
Como já mencionamos, essa nova Portaria não tem o objetivo de mudar toda a lei em si, mas seu intuito é atualizar assuntos específicos que mudam com o passar do tempo.
A nova Portaria 1.486 estabelece algumas mudanças em relação ao registro de ponto, modelos de contratos, assinaturas eletrônicas e assuntos relacionados às entidades sindicais.
Portaria 4198/22
A Portaria 4198 foi publicada no dia 21 de dezembro de 2022 e ela também altera alguns pontos específicos da Portaria 671.
O texto divulgado pelo DOU (Diário Oficial da União) prevê algumas mudanças importantes para o RH e Departamento Pessoal. Ela passou a valer em 1° de janeiro de 2023.
Veja abaixo as principais mudanças da Portaria 4.198:
Controle de ponto eletrônico
Com o intuito de simplificar e facilitar o processo da jornada de trabalho, a nova portaria traz atualizações no que diz respeito à assinatura eletrônica do ponto como forma de comprovar o autor e a integridade dos documentos digitais.
Assim, as assinaturas precisam ser atribuídas às saídas quando geradas pelo:
- REP: Arquivo Fonte de Dados (AFD), comprovante de registro de ponto do trabalhador;
- REP-C: Relação Instantânea de Marcações;
- Programa de Tratamento de Registro de Ponto: Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ). No caso, esse requisito substitui os arquivos AFDT e ACJEF.
Entrega da RAIS
A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma obrigação acessória do Departamento Pessoal instituída pelo Decreto n° 76.900, de 23/12/1975. Ela tem como objetivo realizar um levantamento de informações sobre as relações trabalhistas.
Com a nova Portaria, esses dados presentes na RAIS passam a ser instituídos pelo eSocial a partir do ano base 2019. Por isso, recomendamos a leitura de todo o texto da Portaria 4.198 para conferência de todas as informações que devem ser fornecidas sobre os funcionários.
Observação: os incisos VIII, IX, X e XI do caput e os parágrafos 4°, 5° e 6° do art. 145, referentes às novas regras da RAIS, só serão obrigatórias no dia 1° de janeiro de 2024.
Prazo das parcelas variáveis
Agora, com a nova Portaria, as parcelas variáveis referentes ao trabalho realizado depois do dia 20 de cada mês, onde entende-se que:
- Parcela variável está relacionada aos parâmetros quantitativos da jornada de trabalho ou produtividade, como por exemplo, horas extras, comissões e gorjetas;
- Para os colaboradores que recebem exclusivamente por comissão ou produção, admitido após o dia 20, será garantido o salário mínimo ou o piso salarial da categoria, pagos proporcionalmente aos dias trabalhados;
- Não é considerado parcela variável o salário decorrente da jornada regular do funcionário, mesmo que ele seja diarista, horista ou semanalista;
- O pagamento das parcelas variáveis feitas depois do dia 20 do mês, precisa ser feito até o quinto dia útil do próximo mês.
É importante ressaltar que a Portaria não trata essa questão como regra, mas regulamenta essa prática com o intuito de evitar infrações.
Quando entra em vigor a Portaria 671?
Os regulamentos no que diz respeito ao registro de ponto entrarão em vigor no dia 10 de dezembro de 2021. Outras seções (sobre consórcio de empregados rurais, jornada de trabalho, aprendizagem profissional e cadastro nacional de aprendizagem profissional) entrarão em vigor somente em 10 de fevereiro de 2022.
Dessa forma, as empresas possuem o período de um ano para seguirem as novas regras, contando a partir da publicação da Portaria 671. Assim, 8 de novembro de 2022 é a data final para cumprir as regras.
No geral, houve mais uma junção e detalhamento das normas, além da exclusão das regras repetitivas do que a criação de novas imposições. No entanto, houve mudanças que exigem atenção, tais como as informações no espelho ponto e a utilização de um documento fiscal para registro de ponto.
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