Em mercados altamente competitivos, estar preparado para atender à demanda dos clientes é uma premissa básica. Quem não estiver pronto para esse momento pode, inclusive, enfrentar problemas com a concorrência e colocar a sobrevivência da empresa em risco. Por esse motivo, o planejamento de compras é uma etapa fundamental dentro do processo produtivo de uma empresa.
Mas como criar um planejamento de compras perfeito que garantirá o sucesso das vendas e a prosperidade do seu negócio? Veja a seguir tudo sobre esse assunto e como desenvolver um plano de compras eficaz para o seu negócio.
Aproveite e faça uma boa leitura!
Sumário
O que é planejamento de compras?
O planejamento de compras é a ação de definir objetivos e recursos para obter o melhor custo-benefício em uma compra.
Essa etapa estratégica é uma parte fundamental para a saúde financeira das empresas, visando prever os suprimentos necessários conforme a realidade da instituição.
Qual é a função do planejamento de compras?
Primordialmente, o planejamento de compras tem a função de otimizar os recursos da empresa, a fim de reduzir os custos operacionais e ter um controle eficiente na gestão de estoque.
Essa estrutura de organização também tem a atribuição de manter a competitividade no mercado e manter a disponibilidade dos serviços prestados pela empresa.
Qual a importância do planejamento de compras em uma empresa?
É de extrema relevância estabelecer um bom planejamento de compras, porque por meio dele é instituído uma boa relação do produto e o controle de fluxo do caixa da empresa, bem como equilibrar financeiramente a organização.
Por intermédio dessa medida, o departamento designado e os responsáveis pela instituição compreendem as necessidades da organização em uma visão ampla, levando em consideração cenários a curto, médio e longo prazo. Tal qual define que nem sempre a opção mais barata é a melhor, conhecendo por fim, os fornecedores e evitando acúmulo e perda de mercadorias.
Benefícios de um bom planejamento de compras
Definir uma estrutura organizada e lógica de compras para a sua empresa é fundamental e essa prática traz inúmeros benefícios, como:
- Conhecer os fornecedores;
- Evitar acúmulo e perca de mercadorias;
- Aumenta a credibilidade da empresa;
- Otimiza o capital da instituição;
- Prevê novos desafios e aplica soluções assertivas;
- Define orçamento para cada departamento;
- Controla a entrada e saída de demandas.
Como criar um planejamento de compras?
É durante o planejamento de compras que a empresa garante a continuidade da oferta dos seus produtos ou serviços no mercado e, assim, conquista a confiança de seus clientes. Os efeitos positivos disso você já pode imaginar, não é mesmo?
Veja, a seguir, como desenvolver um plano de compras eficaz para o seu negócio em apenas seis passos.
Passo 1: Realize um diagnóstico da cadeia de suprimentos
A análise da cadeia de suprimentos tem por objetivo identificar quais são os desafios e as oportunidades para o planejamento de compras, conforme a linha de produção da empresa.
Ao conhecer todas as etapas da cadeia de suprimentos, assim como os insumos, as máquinas e a mão de obra envolvidos em cada fase, será possível visualizar, por exemplo, quais são os fatores essenciais para a produção.
Ter um olhar amplo sobre a rede de fornecimentos ajudará também a compreender o custo total para a elaboração de um determinado produto, ou ainda, indicará em qual ponto dessa cadeia pode-se reduzir custos futuramente.
Este diagnóstico também é útil para a substituição de alguns processos, ou insumos, que podem estar defasados com relação à tecnologia. Isso pode trazer benefícios para o que é comercializado, como mais qualidade e confiabilidade.
Passo 2: Faça uma previsão realista de vendas para o período
Uma vez conhecida a cadeia de suprimentos, ficará mais fácil compreender quais são os produtos principais da empresa e qual o impacto deles na receita total. Conforme o Princípio de Pareto, 80% das vendas de qualquer negócio vêm de 20% dos produtos que ele disponibiliza no mercado.
O diagnóstico da cadeia de suprimentos, que você realizou na etapa anterior, confirmará essa informação. Isso significa dizer que 20% dos seus fornecedores, insumos, máquinas e mão de obra têm mais importância para o resultado da empresa. E, por isso, são nesses 20% que o planejamento de compras deve se concentrar.
Se esses 20% de produtos são os responsáveis por 80% das receitas da sua empresa, isso significa que eles não podem nunca faltar, nem apresentar problemas ou mesmo perderem a qualidade. Afinal, esses produtos representam a sua marca no mercado e é por meio deles que os clientes reconhecem sua marca e confiam nela.
Passo 3: Ajuste o orçamento às necessidades de estoques
Nesse passo, o gestor de compras precisa checar se será possível realizar as compras solicitadas por cada setor ou fase de produção, de acordo com o orçamento disponível no período para essa finalidade.
Por esse motivo, é preciso atuar em conjunto com a área financeira da empresa, que alertará sobre o fluxo de caixa e as previsões de receita, definindo o orçamento real disponível para o planejamento de compras.
Uma dica importante, no que diz respeito ao orçamento, é fazer a sua elaboração por áreas ou setores. Isso facilita o acompanhamento das linhas de custos e a identificação de qual produto ou insumo “pesa” mais no orçamento final. Essas informações são muito valiosas para o planejamento de compras geral, pois ajudará a definir o que precisa ou não ser adquirido no momento.
Além da questão financeira, outro ponto muito importante é a conferência dos estoques disponíveis. Essa ação visa evitar a compra de materiais em excesso, o que pode se transformar, a longo prazo, em prejuízo para a empresa.
Passo 4: Defina o que será comprado
Após conhecer o orçamento real disponível, escolha os produtos ou insumos que realmente serão adquiridos. Neste passo, o planejamento de compras será um instrumento fundamental para realizar as aquisições com mais eficiência e economia, já que as compras ocorrerão na quantidade e no período adequados, evitando gastos desnecessários.
O planejamento de compras, como o próprio nome diz, também permite que o gestor prepare a empresa (e os setores envolvidos com as compras, direta ou indiretamente) para a execução de cada uma das etapas que precedem a compra. Assim, caso ocorra qualquer imprevisto em uma das fases, ainda haverá tempo hábil para traçar um plano alternativo, sem comprometer a produção e as entregas da empresa.
Passo 5: Realize as compras e acompanhe as entregas dos produtos
Nesta fase do planejamento de compras, o administrador do processo deverá realizar três ações principais, são elas:
- A cotação de preços: em geral, é uma prática do mercado buscar por, pelo menos, três orçamentos diferentes;
- A negociação com fornecedores: antes de se escolher o melhor fornecedor, devem ser avaliados alguns critérios como qualidade, preço, prazo de entrega e serviço de pós-venda (se for o caso);
- O controle de qualidade das entregas: assim que os produtos chegam à sua empresa, o gestor de compras deve fiscalizar se eles estão exatamente como foi negociado com o fornecedor. Se for constatado qualquer defeito, ou problema na entrega, ele deverá acionar o responsável e relatar o ocorrido.
É muito importante lembrar que todas as compras precisam ser informadas para os setores de vendas e financeiro. Isso ajuda a controlar o estoque, a previsão de vendas e os pagamentos para os fornecedores.
Passo 6: Avalie os seus fornecedores
O último passo consiste na avaliação dos fornecedores após a conclusão do processo de compras. Durante a cotação de preços, que foi realizada na etapa anterior, o gestor de compras deve ter criado uma planilha com as informações mais importantes sobre cada fornecedor. Agora, esse documento ganhará uma nova coluna, que será chamada de avaliação de fornecedores.
No mercado, a avaliação de fornecedores pode acontecer de diferentes maneiras, embora a maior parte delas considere alguns indicadores, como:
- Tecnologia dos produtos;
- Qualidade dos produtos;
- Resposta ou compromisso: avalia o cumprimento da negociação e a flexibilidade do fornecedor para atender ao cliente, seja nas etapas antes do fechamento da compra ou mesmo no pós-venda (suporte);
- Desempenho de entrega: analisa se os produtos foram entregues com qualidade, sem defeitos;
- Data e quantidade: considera se os produtos foram entregues no prazo e na quantidade solicitada;
- Custo.
A avaliação de fornecedores é uma das etapas mais importantes do planejamento de compras, já que ela cria um histórico sobre os fornecedores da sua empresa.
Como utilizar a tecnologia para aprimorar o planejamento de compras?
Utilize a tecnologia como principal recurso e facilitador das operações e otimizador dos processos. Por meio dela, a empresa tem um maior controle de entradas e saídas de pedidos e de estoque em tempo real.
Invista em otimizações como: softwares específicos, planilhas automatizadas, que ajudará o processo desde a necessidade da compra, busca de fornecedores até o gerenciamento dos documentos comprobatórios e estoque.
Com as informações devidamente levantadas, a inserção nessas ferramentas torna a rotina e o diálogo entre as partes envolvidas muito mais prático e fácil, facilitando, por fim, a comunicação entre os departamentos.
Como escolher um software adequado? O que analisar?
Ao escolher um sistema para ser o seu aliado na gestão de compras, priorize características que façam sentido para a sua organização.
Observe pontos como:
- Estilo da plataforma: quais são os formatos que o sistema emite e como é feito a inserção das informações no programa.
- Orçamento: uma das principais etapas do processo de compra é definir a renda que será investida e realizar a contação com os fornecedores. Sendo assim, para realizar uma boa gestão, o software tem que ser um aliado nessa etapa visibilizando e facilitando o processo de aquisição.
- Integrações: para facilitar a sua gestão, invista em sistemas que sejam compatíveis com os que você já utiliza em sua empresa.
- Facilidade de uso e suporte: observe o quão simplificada e completa é a plataforma com as características oferecidas. Bem como se irá dar o devido suporte a sua organização, a fim de não ser um investimento em vão.
Para obter outros recursos que o ajudará na gestão de compras e pessoas, conheça e baixe o nosso material gratuito.
Realizar a gestão de compras é fundamental para o sucesso da sua organização. Por aí, você já pratica a gestão de compras na sua empresa? Tem mais alguma dica para compartilhar com a gente? Deixe seu comentário!
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