Obrigatoriedade do ponto eletrônico: tudo o que as empresas precisam saber

O controle de jornada de trabalho é um dos processos fundamentais na gestão de pessoas das empresas. Embora o uso do ponto eletrônico seja uma tendência crescente, é importante entender a legislação vigente para saber em que situações ele é obrigatório, quais as alternativas disponíveis e os benefícios que ele traz para as empresas. Neste artigo, exploraremos a obrigatoriedade do ponto eletrônico e as principais regulamentações que envolvem esse tema, incluindo as portarias mais recentes. Vamos nessa?

O que a lei diz sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico?

A CLT já prevê a obrigatoriedade do registro de jornada de trabalho para empresas com mais de 20 funcionários. O artigo 74 da CLT determina que o horário de entrada e saída dos empregados deve ser anotado em registros, seja manual, mecânico ou eletrônico. A redação do § 2º do artigo 74, alterada pela lei nº 13.874 de 2019, especifica que empresas com mais de 20 trabalhadores devem adotar algum tipo de sistema para registro de jornada, com a possibilidade de pré-assinalação de períodos de repouso.

Embora o ponto eletrônico não seja a única forma que a legislação permite, ele se tornou uma opção vantajosa devido à sua maior confiabilidade e facilidade de uso. A adoção do ponto eletrônico não é obrigatória para todas as empresas, mas ele oferece um controle mais preciso e ágil, o que tem levado muitas companhias a migrar para esse sistema.

O que é a Portaria 671 e o que ela diz sobre o ponto eletrônico?

A Portaria 671, publicada em 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência, trata das regras para o controle de jornada e regulamenta a utilização do ponto eletrônico, estabelecendo novas classificações para os sistemas de registro de ponto. Ela veio para substituir as Portarias 373 e 1510, além de simplificar e unificar as normas que regulamentam o registro de ponto nas empresas.

A principal alteração d Portaria 671 foi a definição dos tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), que são as tecnologias para registro da jornada de trabalho. A portaria estabelece três categorias de REP:

• REP-C (convencional): relógio de ponto eletrônico, que era regido pela Portaria 1510. Esse sistema é utilizado para registrar a jornada de trabalho dos empregados e deve ser disponibilizado para auditoria;
• REP-A (alternativo): sistema de controle de jornada que necessita da autorização da convenção ou acordo coletivo de trabalho. Este modelo só pode ser utilizado enquanto a norma coletiva estiver vigente;
• REP-P (Programático): software de controle de ponto executado em servidores dedicados ou em ambiente de nuvem, com requisitos específicos de segurança, como assinatura eletrônica e identificação do trabalhador.

A Portaria 671 detalha os requisitos para cada tipo de REP e busca assegurar que os sistemas de ponto eletrônico atendam a padrões de confiabilidade e transparência.

Quais são os tipos de registro de ponto?

O controle de jornada pode ser feito por três tipos de registro: manual, mecânico e eletrônico. Cada um tem suas características, vantagens e desvantagens. Veja abaixo a diferença entre os tipos de registro de ponto mais comuns:

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Ponto manual

O ponto manual, também conhecido como cartão de ponto ou ponto cartográfico, era o método tradicional que as empresas utilizavam. Nele, o empregado registra suas entradas e saídas com um carimbo de data e hora, ou anotava a mão mesmo. Esse sistema, embora simples, tem limitações significativas, como a possibilidade de fraudes e a dificuldade de arquivar os dados em grandes empresas.

Ponto mecânico

O ponto mecânico funciona com uma máquina de registro que marca as entradas e saídas dos funcionários por meio de um mecanismo mecânico. Esse tipo de ponto exige que os trabalhadores registrem suas horas de entrada e saída em uma máquina física, que gera um recibo impresso. Embora seja mais seguro que o ponto manual, ainda apresenta limitações, como a dificuldade de monitorar funcionários externos ou em regime de home office.

Ponto eletrônico

O ponto eletrônico é o método mais moderno e seguro, sendo regulamentado pela Portaria 671. Ele envolve o uso de dispositivos eletrônicos, como relógios de ponto ou sistemas de software, para registrar a jornada de trabalho dos funcionários. O ponto eletrônico pode ser feito com dispositivos físicos (REP-C) ou por meio de softwares online (REP-P), permitindo maior flexibilidade e controle.

Com quantos funcionários é obrigatório implementar um mecanismo de ponto?

Como vimos anteriormente, e acordo com o artigo 74 da CLT, as empresas com mais de 20 empregados devem obrigatoriamente registrar a jornada de trabalho de seus funcionários. O tipo de sistema a ser adotado, seja manual, mecânico ou eletrônico, fica a critério da empresa, desde que cumpra com a exigência de registrar as entradas e saídas dos trabalhadores.

Portanto, a obrigatoriedade de adotar um sistema de controle de ponto eletrônico não está diretamente vinculada ao número de funcionários, mas sim ao total de empregados da empresa. Empresas com mais de 20 colaboradores precisam adotar algum sistema de controle de jornada, e o ponto eletrônico é uma ótima opção devido à sua maior precisão e segurança.

Quais são os benefícios para uma empresa ao adotar o ponto eletrônico?

Adotar o ponto eletrônico pode trazer diversos benefícios para as empresas, especialmente em termos de eficiência e conformidade legal. Confira alguns dos principais benefícios:

Maior precisão

O ponto eletrônico garante um registro mais preciso das entradas, saídas e intervalos dos funcionários, o que minimiza o risco de erros e fraudes. Isso é especialmente importante em empresas com grande número de colaboradores.

Redução de custos

Ao automatizar o controle de jornada, as empresas economizam tempo e recursos, evitando a necessidade de processamento manual de dados. Além disso, a redução de erros e fraudes pode levar a menos custos com processos trabalhistas, por exemplo.

Conformidade com a legislação

O uso de sistemas eletrônicos ajuda as empresas a manterem-se em conformidade com a legislação trabalhista, garantindo que todos os registros da jornada estejam corretos. Isso é fundamental para evitar multas e outras sanções por parte dos órgãos fiscalizadores.

Maior flexibilidade

Sistemas de ponto eletrônico online permitem que os funcionários registrem suas horas de trabalho de qualquer lugar, o que é particularmente útil para empresas com funcionários em regime de home office ou que realizam atividades externas.

Facilidade de acompanhamento

Os sistemas de ponto eletrônico facilitam o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores, permitindo uma visão mais clara das horas trabalhadas, horas extras e possíveis irregularidades.

Afinal, o ponto eletrônico é obrigatório?

Não, o ponto eletrônico não é obrigatório. Embora a CLT e as portarias regulamentem o controle de jornada, a obrigatoriedade do ponto eletrônico não é absoluta. As empresas com mais de 20 funcionários devem, de fato, implementar algum tipo de registro de ponto, mas a legislação permite o uso de outros meios, como o manual ou o mecânico. O ponto eletrônico não é imposto como uma obrigação, mas ele é a forma mais eficiente e segura de controlar a jornada de trabalho, o que tem levado muitas empresas a adotá-lo voluntariamente. 

Se o ponto eletrônico não é obrigatório, como justificar a troca do ponto manual ou cartográfico pelo Eletrônico?

A troca do ponto manual ou mecânico pelo eletrônico pode ser justificada por diversos motivos. Alguns dos principais argumentos para adotar o ponto eletrônico incluem:

• Eficiência: o ponto eletrônico automatiza todo o processo de registro de jornada, o que economiza tempo e reduz o risco de erros;
• Segurança: o controle eletrônico é mais seguro contra fraudes, já que as informações ficam registradas em sistemas digitais com maior proteção;
• Flexibilidade: para empresas com funcionários externos ou em home office, o ponto eletrônico oferece maior flexibilidade e controle da jornada de trabalho;
• Conformidade: o ponto eletrônico facilita o cumprimento das exigências legais e evita problemas com a fiscalização.

Já no registro de ponto manual, as chances de erros e problemas com órgãos fiscalizadores são maiores. Além disso, é mais difícil armazenar todos os dados das marcações dos funcionários, principalmente porque a lei sugere que a empresa guarde essas informações por mais ou menos 5 anos.

Quais são as dúvidas mais comuns sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico?

Ao implementar o ponto eletrônico, muitas empresas podem ter dúvidas sobre a legislação e os requisitos específicos. Algumas das dúvidas mais comuns incluem:

• O ponto eletrônico é obrigatório para empresas com menos de 20 funcionários?
  Não, a obrigatoriedade de registrar a jornada de trabalho com algum tipo de sistema de ponto se aplica apenas a empresas com mais de 20 funcionários.
• Posso utilizar um sistema de ponto eletrônico online?
  Sim, a Portaria 671 permite o uso de sistemas de ponto eletrônico online, desde que atendam aos requisitos legais de segurança e registro das informações.
• O que acontece se a empresa não adotar um sistema de controle de ponto?
  As empresas que não adotarem um sistema de controle de ponto podem ser multadas e sofrer sanções caso não cumpram as obrigações legais da CLT.

Conclusão

Embora o uso de ponto eletrônico não seja obrigatório para todas as empresas, ele se mostra uma opção extremamente vantajosa, independentemente do tamanho da empresa. A legislação trabalhista exige o controle de jornada, mas deixa a escolha do sistema a cargo da empresa, oferecendo opções como o ponto manual, mecânico ou eletrônico. Adotar o ponto eletrônico não só facilita o cumprimento das normas, mas também traz diversos benefícios, como maior precisão, segurança e eficiência na gestão de recursos humanos.

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