O que é geolocalização? Vantagens no controle de ponto

Embora muitas vezes passe despercebida, a geolocalização está se tornando cada vez mais comum em nosso cotidiano.

Você já usou um aplicativo de motorista particular? Costuma pedir comida por delivery? Ou talvez utilize um aplicativo que conta seus passos ao longo do dia para monitorar seus exercícios?

Essas atividades dependem da tecnologia de geolocalização.

No entanto, além de ser útil para transporte e serviços de lazer e alimentação, essa tecnologia também é essencial em diversas áreas empresariais, como logística, marketing, RH e DP.

Então, para entender melhor como a geolocalização funciona e de que maneira ela pode beneficiar as empresas, criamos este guia para responder às perguntas mais frequentes sobre o assunto. Confira!

Sumário

O que é geolocalização?

Geolocalização é a tecnologia que permite identificar a posição exata ou aproximada de uma pessoa ou objeto no mundo, utilizando um sistema de coordenadas geográficas. Este sistema, baseado em latitude e longitude, detecta coordenadas via satélite, com a ajuda de sinais captados por dispositivos eletrônicos e aplicativos.

Você provavelmente já se deparou com o conceito de geolocalização em aplicativos de transporte como Waze, Google Maps, Ifood e Uber. Esses aplicativos utilizam a geolocalização para determinar rotas e encontrar os melhores caminhos para chegar ao seu destino quando o serviço está habilitado em seu telefone.

A geolocalização também é amplamente utilizada para oferecer anúncios baseados em sua localização atual, como sugestões de restaurantes, lojas ou outros estabelecimentos próximos. Por exemplo, se você está em Belo Horizonte, receberá propagandas relevantes para essa área, e não para uma cidade distante como Manaus, melhorando assim a relevância dos anúncios e a experiência do usuário.

Como a geolocalização funciona?

A geolocalização combina várias tecnologias e fontes de dados para estimar a localização de um dispositivo ou pessoa na Terra. Aqui estão as principais fontes utilizadas para determinar a localização geográfica:

GPS (Sistema de Posicionamento Global): Essa tecnologia usa a posição relativa de vários satélites que orbitam a Terra. Quando um dispositivo se conecta a pelo menos três desses satélites, é possível calcular com precisão sua localização com base no tempo de troca de sinais e na posição dos satélites.

GSM (Sistema Global para Comunicações Móveis): usa ondas de rádio e torres de telefonia móvel para fornecer informações de localização geográfica. Funciona bem em longas distâncias e pode localizar um dispositivo com precisão, desde que esteja ligado e com sinal. Contudo, em áreas sem cobertura de celular, a localização pelo GSM não é possível.

Pontos de Acesso Wi-Fi: Similar ao sistema para comunicações móveis, a localização dos pontos de acesso Wi-Fi pode ser usada para descobrir onde os usuários estão conectados. Isso permite uma estimativa aproximada da localização geográfica dos dispositivos.

Endereço IP: Cada dispositivo conectado à internet tem um endereço IP único. Os provedores de internet registram esses endereços e, com base na localização dos provedores, é possível determinar a posição aproximada de um usuário.

Acelerômetros, Giroscópios e Outros Sensores: Outros dispositivos internos, como acelerômetros, giroscópios e bússolas, também podem ser usados para estimar a posição física do dispositivo, detectando movimentos e mudanças de direção.

Essas tecnologias trabalham em conjunto para fornecer uma localização precisa e confiável, facilitando a navegação e diversos serviços baseados em localização.

Qual a importância da geolocalização?

Implementar um sistema de geolocalização na sua empresa pode simplificar os processos de expansão e aproveitar melhor as oportunidades de crescimento.

No campo logístico, essa tecnologia ajuda no monitoramento de produtos, planejamento de rotas, organização de estoques e análise de dados.

Veja as principais vantagens:

Monitoramento de produtos: A geolocalização permite acompanhar em tempo real todo o processo operacional, evitando atrasos e encontrando rotas alternativas para imprevistos;
Otimização de operações: Reduz o trabalho manual e os custos ao planejar rotas mais eficientes, diminuindo gastos com pedágios;
Planejamento de rotas: Ajuda a identificar as melhores rotas, economizando combustível e melhorando a saúde financeira da empresa a longo prazo;
Análise de dados: Converte endereços e coordenadas em elementos visuais em mapas, permitindo um estudo detalhado dos trajetos e facilitando decisões para otimizar rotas e reduzir custos de entrega.

Veja como a geolocalização é aplicada no mundo corporativo

A geolocalização pode ser aplicada em várias áreas, incluindo recursos humanos. Vamos explorar cada uma delas:

Processos Logísticos

Na logística, a geolocalização organiza rotas e transporte, monitorando cargas e frotas em tempo real para reduzir riscos.

Jogos e Aplicativos

Jogos e aplicativos utilizam a geolocalização para funções como delivery, mobilidade urbana e esportes. Em jogos como Pokémon Go, ela permite narrativas de realidade aumentada, integrando dados de GPS e WiFi.

Geolocalização no Marketing

No marketing, a geolocalização ajuda a criar campanhas segmentadas, identificar preferências dos consumidores e qualificar leads por região, idade ou produto, usando estratégias como geofencing.

Serviços de Entrega

Os serviços de entrega se beneficiam ao otimizar rotas, economizar combustível, evitar trânsito e garantir entregas rápidas. Além disso, os clientes podem acompanhar seus pedidos em tempo real através do aplicativo.

Ferramentas do Google

Ferramentas como Google Maps, Google Routes e Google Places utilizam geolocalização para melhorar a experiência do usuário, auxiliando em locomoção e estratégias de marketing.

Geolocalização no RH

No setor de RH, a geolocalização é fundamental para gerenciar equipes externas em tempo real, otimizar jornadas de trabalho e localizar colaboradores, como consultores de vendas.

Sendo assim, sistemas como o Fortime, que utilizam a geolocalização, oferecem um controle de ponto completo, facilitando a gestão das informações dos colaboradores e otimizando o tempo na administração das jornadas de trabalho.

Uma funcionalidade importante desses sistemas é a capacidade de localizar colaboradores no momento do registro de ponto, o que ajuda a evitar fraudes, especialmente em empresas com trabalhadores móveis, como os caminhoneiros.

Além disso, esses sistemas podem ser acessados via dispositivos móveis, utilizando redes Wi-Fi ou GPS, tornando o gerenciamento de ponto mais estratégico e eficiente.

Essas aplicações mostram como a geolocalização é um recurso versátil e valioso para diversos setores.

O que diz a lei sobre geolocalização?

O uso de geolocalização é essencial para muitas empresas, mas deve ser conduzido em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que proíbe o uso indevido de informações pessoais, incluindo a localização.

A geolocalização pode ser utilizada legalmente com o consentimento do usuário ou mediante autorização judicial. Como esses dados podem ser usados como prova em processos jurídicos, incluindo disputas trabalhistas, é fundamental tratá-los com cuidado.

Portanto, ao implementar um sistema que coleta a localização dos colaboradores, é vital obter seu consentimento explícito. Além disso, é importante que a coleta de dados seja proporcional, limitando-se a momentos relevantes, como o registro de ponto, para evitar o uso inadequado das informações e possíveis ações legais.

A legislação permite o controle de ponto por geolocalização?

Sim, o controle de ponto por geolocalização é legal e representa um avanço significativo na desburocratização das normas trabalhistas. A regulamentação foi oficializada pela Portaria 671, publicada em 8 de novembro de 2021.

Além de oficializar o registro por geolocalização, a Portaria 671 trouxe outras mudanças significativas para o RH e DP, como a classificação dos Registradores Eletrônicos de Ponto (REP):

REP-C: Registro de ponto convencional.
REP-A: Registro alternativo, que inclui equipamento e software para registrar a jornada de trabalho.
REP-P: Registro por programa, que além de registrar o ponto, também permite o tratamento de ponto.

A Portaria categorizou melhor os sistemas, destacando que as soluções REP-P são mais completas, facilitando a gestão da jornada de trabalho. Todas essas tecnologias devem estar registradas no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial).

A Portaria também tornou obrigatório a emissão de um comprovante de registro de ponto, que pode ser impresso ou salvo em formato eletrônico. O comprovante eletrônico deve ser em PDF, assinado eletronicamente, e seguir as normas específicas:

REP-C: Normas do INMETRO.
REP-A e REP-P: Assinaturas qualificadas com certificado emitido pelo ICP-BRASIL, conforme Lei 14.063/2020.

A empresa precisa disponibilizar ao trabalhador o comprovante de cada marcação de ponto, disponível para extração por pelo menos 48 horas. Disponibilização de Arquivos AFD:

Todos os sistemas de registro de ponto devem fornecer arquivos em formato AFD (Arquivo Fonte de Dados).
Para REP-C, a extração deve ser feita via USB.
Para REP-A e REP-P, a disponibilidade deve ser imediata ao Auditor-Fiscal do Trabalho.

Assim, estas mudanças visam a clareza e a eficiência na gestão das jornadas de trabalho, garantindo a legalidade e a transparência no uso de sistemas de geolocalização para controle de ponto.

O que é ponto eletrônico por geolocalização?

O ponto eletrônico por geolocalização é uma opção eficiente para o controle de ponto dos funcionários. Essa funcionalidade, que pode estar presente em sistemas de ponto eletrônico digital, é frequentemente utilizada no departamento pessoal e também no RH. Ela permite que os funcionários registrem seus pontos diretamente pelo celular, facilitando a gestão de presença e horários.

Por que adotar a geolocalização no sistema de controle de ponto?

A maior vantagem do ponto eletrônico por geolocalização é a otimização do tempo para o gestor de RH, uma vez que muitas empresas ainda utilizam planilhas de Excel ou programas que requerem inserção manual de dados para controlar a jornada de trabalho, o que aumenta as chances de erro e compromete a produtividade do setor de RH.

Registro de ponto com geolocalização através do celular

Um sistema de controle de ponto eletrônico automatiza esses registros, integra-se facilmente ao sistema de folha de pagamento e permite monitorar funcionários externos, garantindo a realização do trabalho conforme previsto, todas as informações sobre a jornada dos funcionários são registradas e enviadas automaticamente, reduzindo a ocorrência de erros.

Além disso, o sistema oferece várias outras vantagens:

Maior Transparência na Marcação de Ponto

Sendo assim, com um sistema de ponto eletrônico por geolocalização, todos os registros são feitos automaticamente e armazenados para consulta futura. Qualquer correção necessária fica registrada, impedindo fraudes e garantindo a veracidade dos dados, o que traz mais transparência à relação de trabalho.

Maior Controle sobre Banco de Horas e Horas Extras

O controle manual de banco de horas é menos eficiente e produtivo. Com um sistema eletrônico, o controle de horas extras e banco de horas é automatizado e atualizado em tempo real, permitindo que o gestor de RH monitore e planeje melhor as compensações de horas.

Cumprimento da Legislação Trabalhista

Um sistema de ponto eletrônico por geolocalização atende todas as exigências legais, e a empresa pode usá-lo como prova de conformidade em processos trabalhistas. Portanto, este tipo de sistema é mais seguro do que os métodos tradicionais, assegurando o cumprimento da legislação trabalhista.

Aplicações Práticas do Controle de Ponto Eletrônico por Geolocalização

Benefícios para a Empresa: integrar o ponto eletrônico com geolocalização otimiza o tempo e eficiência;
Modelos de Trabalho Remoto: no home office, esse sistema permite monitorar o local de trabalho dos colaboradores, garantindo cumprimento de horários e produtividade;
Equipes Externas: facilita a gestão de profissionais que trabalham externamente, permitindo a monitoração de localização e atividades em tempo real;
Motoristas: empresas de transporte podem acompanhar trajetos e controlar a jornada dos motoristas de forma eficaz e segura.

Como realizar o ponto eletrônico por geolocalização?

Agora que compreende os benefícios da geolocalização no controle de ponto, é hora de implementar esse recurso na sua empresa. Vamos nessa?

Escolha um software de ponto eletrônico com geolocalização: procure por opções no mercado, como o Fortime, que oferece funcionalidades abrangentes e adequadas às necessidades da empresa.

Treine os funcionários no uso do sistema: Ofereça treinamentos detalhados e suporte para garantir que todos se sintam confortáveis com a nova tecnologia, especialmente aqueles menos familiarizados com ela. Além disso, aqui na Ortep, o gestor de RH e DP contam com um treinamento especializado e um suporte humanizado para ajudar a sua equipe sempre que aparecer alguma dúvida. E tudo isso sem nenhum acréscimo na mensalidade.

Utilize os recursos de gestão do software: Explore as ferramentas de gestão oferecidas pelo software para otimizar as atividades do RH e garantir uma melhor administração das operações diárias.

O aplicativo de ponto eletrônico Fortime, que possui a geolocalização, traz duas funcionalidades essenciais: a definição de locais de interesse e a marcação de ponto de qualquer lugar.

Definição de locais de interesse

Os locais de interesse são endereços pré-determinados pelo RH, DP ou gestores onde os funcionários podem registrar o ponto, ideal para quem trabalha em home office ou em locais externos, como vendedores. A geolocalização garante a veracidade das informações, registrando automaticamente a marcação de ponto.

Locais não cadastrados

Além dos locais pré-definidos, os colaboradores podem marcar o ponto em outros locais, desde que autorizados pelo gestor. Isso garante que as marcações sejam legítimas e evita possíveis fraudes. Assim que o funcionário registra o ponto, o gestor do ponto tem a opção de autorizar ou não aquela marcação.

Além disso, o aplicativo Fortime permite a marcação de ponto mesmo offline, garantindo que as informações sejam registradas e posteriormente integradas ao sistema da empresa, quando conectado à internet.

Ficou interessado? Preencha o formulário abaixo e veja na prática como o Fortime funciona.