eSocial: o que é, qual sua importância e como utilizar o sistema

Durante o ano de 2018, a lei que torna obrigatório o uso do eSocial para todas empresas entrou em vigor, estabelecendo esse programa como única forma de enviar as informações dos colaboradores da organização.

Sendo assim, o eSocial promoveu algumas mudanças na forma como eram realizadas a relação entre empregador, funcionário e órgãos fiscalizadores, como Ministério do Trabalho e Previdência, tornando essa relação mais rápida e menos burocrática.

É importante entender sobre os impactos do programa do Governo Federal, afinal o não cumprimento de todas as exigências acarretará em multas e complicações para as empresas.

Neste artigo vamos falar tudo o que você precisa saber sobre o eSocial e os seus impactos na folha de pagamento. Boa leitura.

Sumário

O que é eSocial?

O eSocial, sigla para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é um projeto do governo federal criado para unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Assim, como já existe o SPED que é referente aos processos fiscais, o eSocial é o programa voltado para a área trabalhista, sendo o meio de enviar informações dos trabalhadores e suas atividades.

Por meio do eSocial, as empresas podem transmitir eletronicamente informações como vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidentes de trabalho, aviso-prévio, escriturações fiscais e dados sobre o FGTS.

Sendo assim, essa forma de transmissão eletrônica dos dados traz simplificação na prestação de informações relacionadas às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, reduzindo a burocracia para as empresas.

Dessa forma, com o eSocial, as informações são enviadas de maneira unificada, substituindo o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separadas para cada órgão governamental.

Qual o objetivo do eSocial?

A criação do eSocial pelo Decreto nº 8373/2014, teve como principal objetivo simplificar e unificar o envio de informações pelas empresas sobre seus colaboradores, com o intuito de facilitar a arrecadação de impostos e contribuições relacionadas à previdência, folha de pagamento, comunicações de acidentes de trabalho, aviso prévio, FGTS e outros aspectos.

Além disso, o sistema visou modernizar e agilizar diversos processos burocráticos, proporcionando maior eficiência ao sistema público, que passou a lidar com questões trabalhistas de forma totalmente digitalizada.

Quais obrigações legais foram substituídas pelo eSocial?

Na prática, uma significativa parte da documentação que anteriormente era registrada em papel ou em outras plataformas governamentais e de instituições federais passou a ser enviada exclusivamente por meio do eSocial.

Sendo assim, 15 obrigações acessórias foram substituídas pelo eSocial, incluindo:

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
Livro de Registro de Empregados (LRE);
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
Comunicação de Dispensa (CD);
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
Guia da Previdência Social (GPS);
Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
Folha de pagamento: A forma de envio ao Ministério do Trabalho e Emprego será alterada, mas a elaboração do holerite continua sendo responsabilidade do empregador.

É importante destacar que cada obrigação possui um cronograma e uma dinâmica de alteração diferentes. Algumas já foram alteradas, enquanto outras ainda não têm uma data definida para substituição total.

Em alguns casos, pode ser necessário divulgar uma instrução normativa para oficializar as modificações.

O que é o eSocial simplificado?

O eSocial Simplificado, também conhecido como eSocial Simplificado Web, é um sistema que permite às empresas comunicarem ao Governo todas as questões relacionadas aos seus funcionários, abrangendo aspectos administrativos de RH, bem como saúde ocupacional.

No final de 2020, o Governo Federal anunciou uma versão mais moderna do eSocial, visando facilitar o processo de envio de informações. Essa atualização recebeu o nome de eSocial Simplificado, em conformidade com a Lei nº 13.874/19, e foi oficializada por meio das Portarias Conjuntas RFB/SEPRT nº 76 e 77, em 23 de outubro de 2020.

Portanto, o novo sistema foi desenvolvido em colaboração com empresas e entidades representativas de diversas categorias profissionais, como o Sebrae, a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom) e o Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Uma das obrigações das empresas no eSocial Simplificado é enviar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) de seus colaboradores, que inclui exames admissionais, demissionais e periódicos, atestando a boa saúde e capacidade dos trabalhadores para exercerem suas funções.

Além disso, no eSocial Simplificado, também é necessário comunicar a ocorrência de acidentes de trabalho por meio da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), sempre que um acidente ocorrer envolvendo um funcionário na empresa.

Informações sobre ausências, como férias, licença-maternidade, licença médica, entre outras, também devem ser informadas pelas empresas por meio do eSocial Simplificado.

Quem é obrigado a enviar o eSocial?

De acordo com as instruções do Governo, estão obrigados a enviar as informações por meio do eSocial os seguintes grupos:

Empregadores, incluindo empregadores domésticos, empresas e aqueles equiparados a eles por lei;
Segurados especiais, inclusive em relação aos trabalhadores que prestam serviços a eles;
Pessoas jurídicas de direito público da União, estados, Distrito Federal e municípios;
Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), optantes pelo Simples Nacional, e o Microempreendedor Individual (MEI) com funcionários, assim como o segurado especial e o produtor rural pessoa física, devem prestar informações ao eSocia, de acordo com regras especifícas.

Além disso, as demais pessoas jurídicas e físicas que realizarem pagamentos ou creditarem rendimentos sujeitos à retenção do Imposto de Renda na Fonte (IRRF), mesmo que ocorra em apenas um mês do ano-calendário, também devem prestar informações por meio do eSocial.

Os eventos do eSocial são divididos em três tipos, cada um com suas particularidades, e é crucial seguir a sequência correta da programação para garantir a entrega adequada das informações.

Quais são os eventos do eSocial?

A seguir, vamos conhecer cada um dos tipos de eventos do eSocial:

Evento de tabelas

O primeiro evento a ser considerado pelas empresas é o evento de tabelas. Nesse evento, os empregadores devem enviar informações iniciais básicas solicitadas pelos órgãos públicos.

Esses dados enviados no evento de tabelas têm a finalidade de identificar empregadores e contribuintes, otimizando assim os registros futuros das empresas. Os eventos de tabelas incluem:

S-1000: Informações do empregador, contribuinte e órgão público;
S-1005: Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgão público;
S-1010: Tabela de rubricas;
S-1020: Tabela de lotações tributárias;
S-1070: Tabela de processos administrativos e judiciais.

De acordo com o manual do projeto, esses itens e outros são necessários para verificar a veracidade dos eventos subsequentes.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são predefinidos e têm como objetivo apurar as informações geradas para a Previdência Social.

Essa etapa auxilia a Receita Federal a analisar a integridade das contribuições relacionadas à Previdência Social, garantindo cálculos mais precisos e reduzindo a possibilidade de erros.

Os eventos periódicos são:

S-1200: Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
S-1202: Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social;
S-1210: Pagamento de rendimentos do trabalho;
S-1260: Comercialização da produção rural pessoa física;
S-1270: Contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
S-1280: Informações complementares aos eventos periódicos;
S-1298 e S-1299: Reabertura e fechamento dos eventos periódicos.

Eventos não periódicos

Os eventos não periódicos não possuem datas fixas, pois estão relacionados a ocorrências específicas envolvendo empresas, órgãos públicos e colaboradores.

Esses eventos imprevisíveis podem abranger questões trabalhistas, previdenciárias ou fiscais, como o reconhecimento de direitos trabalhistas, o cumprimento de obrigações entre empresas e empregados, entre outros.

Os eventos não periódicos são variados e abrangem diversas situações que ocorrem no relacionamento entre empresas, órgãos públicos e colaboradores. São eles:

S-2190: Registro preliminar de trabalhador;
S-2200 e S-2190: Cadastramento inicial do vínculo e admissão de trabalhador;
S-2205: Alteração de dados cadastrais do trabalhador;
S-2206: Alteração do contrato de trabalho e relação estatutária;
S-2210: Comunicação de acidente de trabalho;
S-2220: Monitoramento da saúde do trabalhador;
S-2230: Afastamento temporário;
S-2231: Cessão e exercício em outro órgão;
S-2240: Condições ambientais do trabalho;
S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
S-2298: Reintegração;
S-2299: Desligamento;
S-2300: Início de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
S-2306: Alteração contratual de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
S-2399: Término sem vínculo de emprego/estatutário;
S-2400: Cadastro de beneficiário (início, alteração e término) entre públicos;
S-2418: Reativação de benefícios entre públicos;
S-3000: Exclusão de eventos.

Fases do eSocial

Veja abaixo as fases desses eventos:

1ª Fase: Eventos de tabelas, onde são enviadas informações básicas iniciais que servem para identificar empregadores e contribuintes, otimizando cadastros futuros das empresas.
2ª Fase: Eventos não periódicos, voltada para as ocorrências específicas e imprevisíveis relacionadas aos vínculos trabalhistas e às relações entre empresas, órgãos públicos e colaboradores.
3ª Fase: Eventos periódicos, que envolvem a apuração de informações geradas para a Previdência Social, auxiliando a Receita Federal a analisar a integridade das contribuições relacionadas à previdência.
4ª Fase: Eventos SST (Saúde e Segurança do Trabalho), que abrangem informações relacionadas às condições de trabalho, riscos ocupacionais, acidentes de trabalho e monitoramento da saúde dos trabalhadores.

Essas fases foram estabelecidas para garantir a correta sequência e organização no envio das informações, visando a eficiência e a conformidade com as obrigações do eSocial.

O que muda na folha de pagamento

As principais mudanças impostas pelo eSocial envolvem a folha de pagamento, que agora deve conter as informações estabelecidas pelo programa.

De uma forma bem direta, podemos afirmar que o preenchimento da folha de pagamento deve acontecer de forma mais cuidadosa a partir de agora. Isso porque os dados estarão centralizados e será mais fácil encontrar irregularidades, caso tenha alguma.

O controle das informações gerado pelo eSocial pretender forçar a concessão de direitos como abono salarial, benefícios previdenciários, FGTS e seguro-desemprego para os trabalhadores. No entanto, estes serão os principais pontos de fiscalização no programa.

No entanto, algumas mudanças práticas irão recair sobre o preenchimento da folha de pagamento das empresas.

Quais são os principais impactos do eSocial na folha de pagamento?

Contratação de trabalhadores: ao contratar novos empregados para sua empresa é preciso que imediatamente seja registrado a contratação no eSocial. Antigamente, as empresas deixavam para fazer apenas no momento de fechar a primeira folha de pagamento. Contudo, a empresa pode receber uma multa automática do Fisco, caso mantenha essa prática.

Aumento de dados necessários: o programa é composto por mais de 2000 campos que devem ser preenchidos. As informações sobre o trabalhador estão mais completas, além disso, é necessário preencher os dados dos dependentes diretos e sobre a saúde do colaborador.
Modificações na folha de pagamento: com o eSocial, alterações na folha de pagamento devem ser comunicadas imediatamente ao evento. Falamos sobre a contratação, que o registro precisa acontecer no mesmo dia, em casos de acidentes de trabalho o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), deve ser enviado no máximo um dia após o ocorrido.
Contrato de experiência: mesmo se não houver nenhuma alteração das informações dos trabalhadores após o término do período de experiência (90 dias), o contrato passará a ser válido como contrato por prazo indeterminado.
Aviso-prévio: com o eSocial passa a ser obrigação da empresa enviar a rescisão ou o cancelamento do aviso-prévio.

Mudanças com a Reforma Trabalhista

Além das mudanças mencionadas, a Reforma Trabalhista trouxe outras alterações significativas na legislação trabalhista. Aqui estão mais algumas delas:

Terceirização: Foi permitida a terceirização de atividades-fim das empresas, ou seja, aquelas atividades diretamente relacionadas ao objeto principal da empresa. Antes, a terceirização era permitida apenas para atividades-meio.
Contrato intermitente: Foi criada a modalidade de contrato de trabalho intermitente, que permite a contratação de funcionários para trabalhar de forma não contínua, conforme a demanda da empresa. O empregado recebe apenas pelas horas efetivamente trabalhadas.
Trabalho remoto (home office): Foi regulamentado o trabalho remoto, possibilitando que as empresas adotem essa modalidade de forma regular. Foram estabelecidas regras específicas, como a necessidade de um contrato escrito e definição das responsabilidades do empregador e do empregado.
Negociação coletiva: As negociações coletivas entre empresas e sindicatos ganharam mais força. Agora, acordos e convenções coletivas podem prevalecer sobre a legislação em alguns aspectos, desde que haja respeito aos direitos mínimos garantidos aos trabalhadores.

Para não correr risco com o eSocial é preciso atualizar

O eSocial já é uma realidade e a não implantação dos processos gera multas pesadas para o bolso do empresário. Por isso, é importante que o DP esteja preparado para as mudanças e já tenha ações para a regulamentação de todas as normas.

Todavia, os profissionais do RH, DP e responsáveis pela gestão de pessoas precisam entender os impactos dessa mudança, para conseguirem cumprir todas as novas exigências, evitando multas e autuações em fiscalizações.

O primeiro passo para evitar problemas é procurar completar a base de dados dos trabalhadores da empresa. Além disso, o conhecimento sobre a nova forma de enviar documentos também é importante. Assim, como todos os envios serão unificados, é preciso implantar um processo de atualização constante dos campos obrigatórios no eSocial.

Portanto, se a sua empresa ainda não está preparada para o eSocial é preciso começar a agir. Oferecer capacitação à sua equipe de RH e entender o que precisa para cumprir todas as exigências impostas pelo Fisco.

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