O que é CAGED: tudo o que você precisa saber

Com certeza você já ouviu algum noticiário dizendo que o número de pessoas desempregadas aumentou, não é mesmo? E você já se perguntou como esses dados são coletados?

De fato, existem algumas formas de conseguirmos essas informações e uma delas é através do CAGED.

No entanto, os profissionais de RH e DP precisam saber como preencher corretamente essa entrega e qual o seu impacto para a empresa.

Por isso, continue a leitura deste artigo e tire todas as suas dúvidas em relação ao CAGED.

Sumário

O que é CAGED?

O CAGED, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é um instrumento legal utilizado pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) para monitorar a situação do mercado de trabalho formal no Brasil.

Esse registro é essencial para coletar informações sobre a geração de empregos e as taxas de desempregos no país.

Em 23 de dezembro de 1965, através da Lei n° 4.923, o CAGED foi estabelecido. De acordo com essa lei, as empresas precisam comunicar as admissões e demissões de funcionários em regime CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.

Segundo a legislação, o CAGED tem como objetivos principais prover assistência aos trabalhadores desempregados e implementar medidas para combater o desemprego.

Os dados coletados pelo CAGED são utilizados para verificar o vínculo empregatício dos trabalhadores que solicitam o seguro-desemprego, por exemplo.

Com isso, o CAGED tornou-se um dos principais instrumentos para guiar as escolhas governamentais acerca do mercado de trabalho.

Para que serve o CAGED?

Antes de mais nada, precisamos entender qual a aplicação do CAGED no cenário trabalhistas. Já vimos o conceito, mas aqui, vamos entender na prática para que serve o CAGED.

Sendo assim, os principais objetivos do CAGED, descrito no site do IBGE, são:

Acompanhar e monitorar todos os processos que envolve a admissão e demissão dos colaboradores;
Tomar providências em relação ao desemprego, além de prestar auxílios aos desempregados;
Possibilitar o pagamento do seguro-desemprego;
Estar a frente da fiscalização trabalhista;
Interceder à recolocação no mercado de trabalho;
Compor o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais);
Fornecer estatísticas a respeito do mercado de trabalho em regime da CLT.

Então, se uma empresa contrata um novo colaborador, os profissionais de RH e DP precisam preencher adequadamente o CAGED e enviá-lo ao MTE.

Da mesma forma, quando a empresa demite um funcionário, o Departamento Pessoal deve enviar o CAGED. Pois, como vimos, o colaborador precisará dessas informações para comprovar a demissão para que ele tenha direito ao seguro-desemprego.

O que deve ser informado no CAGED?

Para evitar erros durante o preenchimento e envio do CAGED, é importante saber os detalhes que compreendem essa obrigação. Então, vamos listar quais são as informações que devem constar no CAGED:

dados sobre a empresa empregadora – esse é um dos elementos que integram a base de dados do CAGED;
dados do colaborador – informações como nome completo, PIS, número da CTPS, CPF, entre outros.
tipos de movimentação – ao enviar o CAGED, a empresa precisa informar qual o tipo de movimentação, ou seja, se é admissão, demissão ou alguma transferência (o CBO ou salário, por exemplo).

CAGED e eSocial

Anteriormente, o CAGED e o eSocial funcionavam de formas separadas. Contudo, atualmente, essa realidade é um pouco diferente.

Ou seja, de acordo com a Portaria n° 1.127, publicada em 14 de outubro de 2019, a partir de janeiro de 2020, as empresas devem enviar as informações do CAGED através do eSocial.

Agora, vamos entender as regras para o envio de informações ao governo, aplicáveis a todos os casos:

para novos funcionários, a data de admissão e o CPF devem ser enviados até o dia anterior ao início efetivo do contrato. Envio através dos eventos S-2190 (admissão preliminar) e S-2200 (admissão);
o valor do salário deve ser enviado até o dia 15 do mês seguinte à admissão;
nos casos de demissão, a data e o motivo devem ser enviados até o 10° dia após o fim do vínculo trabalhista, exceto em casos específicos, nos quais o prazo é até o dia 15 do mês seguinte. Envio através do evento S-2299;
as informações da última alteração salarial e transferências de entrada e saída devem ser enviadas até o dia 15 do mês subsequente. Envio através do evento S-2206;
no caso de reintegração de funcionários, a empresa deve enviar as informações até o dia 15 do mês seguinte à reintegração. Envio através do evento S-2298.

Logo, podemos destacar a existência de dois prazos: diário e mensal; onde o envio diário não se refere a um conjunto de informações, mas sim à informação de dados de um novo funcionário até um dia antes do início efetivo do contrato na empresa.

Já os envios mensais, acontecem quando há na empresa alguma admissão, demissão ou transferência.

No entanto, para as empresas que ainda não se integraram ao sistema do eSocial, existem outras formas disponíveis para o envio do CAGED.

Qual a diferença entre CAGED, RAIS e DIRF?

Além do CAGED, o RH e o DP também têm outras obrigações para serem entregues aos órgãos responsáveis. No entanto, essas outras entregas podem gerar dúvidas. Então vamos esclarecê-las!

Uma das obrigações similares ao CAGED é a RAIS. Entretanto, elas possuem diferenças significativas. A principal diferença entre as duas é que o CAGED deve ser enviado sempre que houver admissão, demissão ou transferência de funcionários, enquanto a RAIS é anual.

A RAIS, que significa Relação Anual de Informações Sociais, é uma obrigação mais abrangente e deve ser enviada mesmo por empresas que não possuam funcionários.

Enquanto o CAGED e a RAIS são obrigações trabalhistas, a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é uma obrigação tributária.

Através da DIRF, as empresas informam dados como os rendimentos pagos a pessoas físicas residentes no Brasil, o valor de imposto retido na fonte, pagamento para pessoas que residem ou possuem domicílio fora do país e pagamento de planos de assistência à saúde.

Como deve ser a entrega do CAGED?

A entrega do CAGED é obrigatória para todos os órgãos públicos e organizações internacionais que tenham contratado, demitido ou transferido colaboradores em regime CLT.

As informações devem ser enviadas eletronicamente por meio do aplicativo CAGED Informatizado ou outra ferramenta disponibilizada pelo MTE.

Qual o prazo para entregar o documento?

O prazo de entrega do CAGED varia de acordo com a situação do colaborador. Se o funcionário estiver recebendo o seguro-desemprego ou já tiver dado entrada no requerimento, o documento deve ser entregue no ato da admissão, conhecido como CAGED diário.

Caso contrário, o prazo de envio é até o dia 7 do mês subsequente à movimentação do quadro de colaboradores.

O que acontece quando a empresa não realiza a entrega?

A falta ou atraso na entrega do CAGED pode resultar em multas trabalhistas de acordo com a Lei nº 4.923/1965.

No entanto, o atraso e a quantidade de movimentações não informadas são fatores que influenciam as penalidades aplicadas, pois elas irão depender dessas variantes. Então, para prevenir os problemas, é crucial que a empresa cumpra os prazos.

Sendo assim, a empresa precisa adotar medidas para melhorar os processos de administração de colaboradores e cumprir os prazos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho.

Uma maneira de administrar bem as informações relacionadas aos colaboradores da sua empresa é ter um sistema de controle da jornada de trabalho. Aqui na Ortep, o For Time é a solução ideal para alcançar esse objetivo.