Com certeza você já ouviu falar no termo holerite, certo? Mas, você sabe qual a real importância deste documento tanto para a empresa quanto para o colaborador?
O holerite está presente na rotina dos setores de RH e DP e tem um papel muito importante para a empresa e seus funcionários. De um lado, o holerite informa aos colaboradores informações sobre a sua renda. Já para a empresa, garante segurança e organização.
Contudo, a importância do holerite vai muito além! Então, continue a leitura e entenda tudo sobre esse assunto.
Sumário
O que é holerite?
O holerite, também conhecido como folha de pagamento ou contracheque, é um documento importante que as empresas utilizam para prestar contas aos seus funcionários.
O contracheque é uma forma de esclarecer quais foram os valores pagos em determinado mês, como o salário, horas extras e outros acréscimos, além dos descontos, como o imposto de renda, por exemplo.
No entanto, no contracheque, encontramos todas as informações do salário de funcionário de forma detalhada, apresentando todos os descontos e adicionais realizados. Além disso, no holerite consta tanto o salário bruto quanto o salário líquido.
É importante destacar que o holerite é um documento obrigatório de acordo com a legislação trabalhista e, portanto, deve ser emitido corretamente e entregue aos funcionários de forma regular.
Como surgiu a palavra holerite?
Durante o século IX, especificamente no ano de 1880, o estadunidense Herman Hollerith criou o leitor de cartões perfurados, ferramenta fundamental para a entrada de dados em massa nos computadores da época.
Sendo assim, essa máquina ficou conhecida como “hollerith”. Com o passar do tempo, várias empresas começaram a utilizar essa técnica, evoluindo para o conceito que conhecemos hoje.
O que diz a CLT sobre o holerite?
Embora a CLT não faça menção direta ao holerite, sua emissão como um “recibo de pagamento” é prevista no artigo 464 da CLT. Esse artigo estabelece que o pagamento salarial deve ser feito mediante recibo assinado pelo colaborador, ou mediante impressão digital, se o funcionário for analfabeto.
Veja o que a lei diz na íntegra:
“Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”
O objetivo é comprovar os pagamentos de salário e benefícios aos funcionários. Além disso, o parágrafo único da CLT, incluído pela Lei 9.528, de 1997, estabelece que os comprovantes de pagamento em conta bancária têm força de recibo, desde que o colaborador dê seu consentimento e a instituição financeira seja próxima ao local de trabalho.
“Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho.”
Se a empresa optar por não entregar o documento, ela pode enfrentar processos trabalhistas e penalidades, como multas, caso o colaborador certifique que não recebeu o comprovante de pagamento.
É importante ressaltar que o holerite também pode ser utilizado como comprovante de renda, o que pode ser essencial em casos como o de um colaborador que precisa comprovar sua renda para obter um financiamento imobiliário, por exemplo.
Para que serve o holerite?
Como já vimos, o holerite é um documento fundamental tanto para os trabalhadores quanto para as empresas. Ele traz transparência à relação trabalhista, indicando tudo o que será pago aos funcionários, bem como os descontos aplicáveis.
Além disso, por determinação legal, o contracheque deve estipular as verbas que o formam uma a uma, o que permite ao trabalhador saber exatamente o que compõe sua renda.
Para as empresas, o holerite é importante para que os pagamentos salariais sejam feitos corretamente e ajuda no controle financeiro da organização. Além disso, o documento é importante em possíveis ações trabalhistas, uma vez que comprova que a empresa cumpriu as diretrizes da lei trabalhista.
Qual a importância do holerite?
Como já mencionamos, a principal função do holerite é garantir a transparência das informações tanto para a empresa quanto para o trabalhador, especialmente por ser obrigatório por lei.
Com esse documento, o colaborador tem acesso a todos os dados e detalhes do seu pagamento, o que facilita o seu entendimento sobre seus vencimentos, bônus e descontos, garantindo mais segurança nas relações trabalhistas.
Além disso, o holerite serve como comprovação de renda do trabalhador em situações como solicitação de bolsa de estudo ou benefício do governo.
Por outro lado, para a empresa, o holerite apresenta relevância em dois aspectos: a gestão financeira, fiscal e contábil da organização e o resguardo em possíveis processos trabalhistas.
Um holerite completo e bem elaborado facilita a gestão financeira da empresa, permitindo que o RH e DP tenham em mãos um documento que mostra todos os pagamentos feitos anteriormente. Isso pode evitar possíveis erros na folha de pagamento e facilitar o controle das finanças da empresa.
Quais são os modelos de holerites?
Basicamente, hoje encontramos dois modelos de holerites disponíveis: o holerite impresso e o holerite online.
Ambos possuem validade legal, ou seja, são validados pela legislação e servem para comprovação do salário e outros valores.
Como o próprio nome já diz, o holerite impresso, geralmente, é preenchido através de uma planilha, onde as alterações são feitas de forma manual. Posteriormente, o RH ou DP imprime os contracheques e entrega para cada funcionário.
Já o holerite online possui as mesmas informações, porém, o envio é realizado de forma digital. Esse envio pode ser feito de formas diferentes, veja algumas delas:
- Envio por e-mail;
- Sistemas internos da empresa;
- Compartilhamento por nuvem;
- WhatsApp; entre outros.
Quais as informações devem constar no holerite?
Por ser um documento essencial para informar com transparência todas as informações referentes ao pagamento do salário dos funcionários, incluindo tanto o valor bruto quanto o líquido, algumas informações importantes precisam constar no holerite.
Primeiramente, o contracheque precisa ter informações da empresa e também do colaborador. Além disso, ele precisa indicar claramente o mês de referência, pois os valores podem variar caso haja recebimento de décimo terceiro ou férias.
Veja abaixo todas as informações que precisam constar no contracheque:
- Os dados da empresa, como nome, CNPJ, endereço e razão social;
- dados do colaborador, como nome, PIS, função/cargo e CPF;
- salário bruto sem os descontos;
- o número de dias trabalhados;
- adicionais (horas extras, adicional noturno e adicional de periculosidade/insalubridade);
- gratificações;
- descontos (adiantamento salarial, atrasos e faltas);
- descontos por contribuições (Previdenciária – INSS, FGTS ou sindical);
- porcentagem de desconto referente ao vale-transporte;
- descontos não obrigatórios (planos de saúde e odontológico, seguro de vida e vale alimentação);
- salário líquido já com os descontos.
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Como preencher o contracheque de um funcionário?
Já vimos o quão importante o contracheque é importante, tanto para a empresa quanto para o funcionário. Por isso, ele deve ser preenchido da forma correta, contendo todas as informações pertinentes. Confira abaixo algumas dicas para esse processo:
- Categoria – O primeiro passo é definir a categoria do colaborador, já que o holerite terá informações específicas conforme as regras dos acordos ou convenções coletivas de trabalho;
- Sistema – É importante que o setor de DP conte com um sistema de apoio para o lançamento das informações nos holerites dos funcionários. Há diversas ferramentas, sistemas e softwares para DP disponíveis no mercado que tornam os processos relacionados ao holerite mais automatizados, eficientes, rápidos e seguros, reduzindo as chances de erros;
- Dados – Com o meio de preenchimento definido, os dados do funcionário, como nome, endereço, cargo, função, salário e descontos são inseridos. É fundamental que os profissionais de DP cuidem para que esses dados estejam atualizados e armazenados de forma segura e com fácil acesso;
- Cálculos – Os cálculos são parte crucial no processo de preenchimento do holerite, já que pode haver variação mensal dos valores pagos aos colaboradores, como horas extras, faltas e atrasos, férias, entre outros. Por isso, é importante realizar essa parte do processo de forma eficiente;
- Revisão – É importante que a equipe crie um fluxo manual de organização e revisão dos dados do holerite. É fundamental garantir a exatidão dos dados para evitar problemas futuros.
Como realizar a entrega do holerite para o funcionário de forma eficiente?
A entrega do holerite pode ser feita de duas maneiras: física/impressa ou online. No caso da impressão, é preciso programar a produção com antecedência e ter uma equipe ágil de RH para conferir e entregar o documento ao funcionário.
Porém, a melhor forma de distribuição é online, sendo simples e assertiva para ambas as partes. A empresa economiza com a grande quantidade de papel e se posiciona como uma organização sustentável consciente, gerando engajamento e diferenciação no mercado.
O contracheque online simplifica os processos de controle financeiro, acesso e armazenamento de dados, tornando a gestão do documento mais eficaz. O colaborador pode acessá-lo em seu dispositivo a qualquer momento, eliminando a necessidade de guardar papéis que podem se perder.
Além disso, o holerite online é especialmente útil para funcionários que trabalham em home office, pois o acesso ao documento não se torna um problema.
Vale lembrar da Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD), mesmo com a distribuição online, a segurança e privacidade dos dados devem ser garantidas pela empresa.
Como um sistema de ponto online pode te ajudar?
A Ortep é uma empresa especializada em soluções modernas para empresas que buscam melhorar a gestão e produtividade, através do controle online de jornada de trabalho.
O For Time, nosso sistema de ponto online, automatiza funções burocráticas, como o controle de horas extras e banco de horas.
Além disso, o sistema For Time tem integração com sistemas de Folha, facilitando o preenchimento do holerite, o que garante informações precisas e evita erros. Com isso, sua empresa pode se proteger contra ações judiciais e cumpre corretamente todas as leis trabalhistas.
Em suma, ao unir um sistema de folha digital com o sistema de controle de ponto For Time, sua empresa economiza tempo e evita pagamentos incorretos, além de não precisar migrar as informações para uma planilha, de forma manual.
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