O setor de gestão de compras é, sem dúvidas, uma das áreas mais estratégicas de uma empresa.
Afinal, o poder da boa negociação, aliado ao acompanhamento efetivo de estoques, pode ser responsável pelo aumento dos lucros da empresa, permitindo que ela cresça e seja valorizada no mercado.
Entretanto, se não gerenciado da maneira adequada, o setor de compras pode trazer muitos prejuízos ao negócio e, até mesmo, levar a empresa à falência.
O bom resultado dependerá de como a gestão de compras é conduzida, ou seja, como é feito o controle dos processos internos e também com relação aos fornecedores.
E é aqui que surge o gestor de compras, cujo papel é fundamental para o bom andamento das atividades da área.
Sumário
O gestor de compras e seus desafios
Além de acompanhar os processos já citados acima, o gestor de compras precisa se capacitar para compreender o mercado e, assim, buscar novas soluções para a empresa que façam frente aos desafios econômicos atuais.
Um artigo, desenvolvido pelo Chefe do Departamento de Compras, Contratos e Licitações da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais, Antenor Berquó Guimarães, destacou que as empresas podem ter ganhos, que variam de 5% a 25% do total do contrato fechado, apenas com a negociação adequada dos especialistas da área.
Para fazer frente a esses ganhos, é desejável que o gestor de compras tenha conhecimentos em diversas áreas, como Administração, Finanças, Direito e Economia, por exemplo, para saber lidar com as novas negociações e também com os contratos que já estão ativos na empresa.
Além desses conhecimentos, há outros pontos importantes que devem ser considerados pelo setor de gestão de compras e seus especialistas. Veja, a seguir, quais são os cinco fatores mais importantes para otimizar o processo de compras de uma empresa.
1 – Desenvolva planos estratégicos de compras
Você já sabe que a função do gestor de compras é essencial para um negócio. Contudo, para que o trabalho desse especialista realmente faça a diferença, é preciso que ele atue de forma estratégica.
Por isso, todas as compras futuras precisam, antes, ser planejadas. Isso envolve o conhecimento da demanda real pelos produtos ou serviços solicitados, o levantamento do estoque disponível, o cálculo dos custos com logística e armazenamento, a pesquisa de novos fornecedores, entre outras tarefas.
Dessa forma, o gestor de compras estará munido das informações de que precisa para fazer as melhores escolhas e, assim, não errar na hora de fechar o contrato.
2 – Conheça os produtos que precisa comprar
A pesquisa é fundamental para embasar o trabalho do gestor de compras e, por isso mesmo, é uma das fases mais importantes do planejamento.
Por meio da pesquisa, é possível identificar, entre outras coisas, quais produtos ou serviços têm as características necessárias para atender às necessidades da empresa.
As pesquisas também permitem conhecer a fundo o produto buscado, identificando variáveis como qualidade, custo, prazo de validade, disponibilidade de entrega, entre outras.
Nessa etapa, o gestor de compras deve estar atento aos diferenciais de cada produto, compreendendo como esses detalhes podem ser importantes para definir, ou não, a compra.
3 – Escolha fornecedores confiáveis e de qualidade
Na verdade, não há nenhum segredo a ser revelado aqui. Todo mundo sabe que uma boa compra depende, necessariamente, de um bom fornecedor. Mas, como identificar esse parceiro no mercado?
O bom fornecedor é aquele oferece um produto ou serviço de qualidade, a um preço justo, dentro do prazo definido pelo contrato e que se mostra acessível sempre que a sua empresa necessita de algum tipo de suporte.
Se o parceiro não reunir todas essas características, que ele tenha, pelo menos, um preço competitivo e um atendimento de qualidade.
4 – Seja extremamente organizado com a gestão de compras
Como precisa controlar muitos processos e, ao mesmo tempo, ser altamente produtivo, o gestor de compras deve organizar a sua rotina de trabalho.
Para não perder nenhum detalhe ou prazo importante, é recomendado que todas as atividades sejam registradas, e as informações importantes armazenadas em HDs ou em discos virtuais, como é o caso do Google Drive, por exemplo.
Esses hábitos, além de otimizarem a rotina do profissional de compras, contribui também para a organização do setor.
5 – Saiba negociar
Negociar é a essência de um gestor de compras e, por isso, ninguém pode fazer isso melhor que ele na empresa.
Um bom negociador precisa ter raciocínio rápido e ser persuasivo, para convencer seus fornecedores e parceiros de que as propostas apresentadas pelo setor de compras são interessantes para todas as partes envolvidas no negócio.
O gestor de compras também precisa ser comunicativo e criar empatia nas pessoas com as quais ele se relaciona no dia a dia.
Essas características ajudam a criar um vínculo de confiança e, assim, o especialistas consegue negociar mais facilmente com seus fornecedores.
Por último, mas não menos importantes, a transparência e a objetividade são atributos que merecem destaque.
Isso porque, por meio delas, as partes envolvidas podem conhecer bem as condições do negócio e, assim, evita-se que haja erros e mal-entendidos futuros, que poderiam comprometer a relação comercial.
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