Folha de ponto: como a ferramenta certa pode melhorar a gestão da sua empresa e garantir o cumprimento das obrigações legais?

A folha de ponto é um dos documentos mais importantes das empresas, especialmente quando se trata do controle de jornada de trabalho. O preenchimento correto desse documento não apenas garante o cumprimento das obrigações trabalhistas, mas também impacta diretamente na eficiência e produtividade da organização.

Neste artigo, vamos explicar o que é a folha de ponto, como ela deve ser feita, sua importância para as empresas e os diferentes tipos de registro de ponto você que pode adotar em sua gestão. Além disso, apresentaremos as vantagens de adotar soluções digitais e automatizadas para esse processo, ajudando a otimizar o trabalho do RH e DP. Vamos nessa?

O que é folha de ponto?

A folha de ponto é um documento utilizado pelas empresas para registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores, bem como os períodos de intervalo. Esse registro é fundamental para calcular o pagamento do salário dos funcionários, considerando horas extras, faltas, atrasos e outros ajustes da jornada.

Cada empregado possui uma folha de ponto individual, e as informações nela contidas são essenciais para a precisão no fechamento da folha de pagamento, além de servir como base para o cálculo de benefícios como horas extras e banco de horas.

Além disso, a folha de ponto também tem um papel importante na proteção jurídica da empresa. Em caso de disputas trabalhistas, esse documento serve como evidência para comprovar o cumprimento das leis trabalhistas, evitando multas e processos.

O que diz a lei sobre a folha de ponto?

De acordo com o artigo 74 da CLT, as empresas com mais de 20 funcionários devem registrar os horários de entrada, saída e intervalos de todos os empregados da instituição. No entanto, a escolha da forma de registro (manual, mecânica ou eletrônica) fica a critério da organização, mas o mais importante é que o registro seja fidedigno e reflita corretamente a jornada de trabalho. Ou seja, a lei estabelece que as empresas documentem os registros de ponto, em resumo, a folha de ponto.

A lei também estabelece que o registro de ponto pode ser feito por exceção, ou seja, apenas quando o colaborador fizer algo fora da jornada estabelecida, como um atraso ou uma saída antecipada. Esse detalhe ajuda a evitar erros e aumenta a transparência no processo.

Quais são as principais informações da folha de ponto?

A folha de ponto precisa conter informações detalhadas, tanto do funcionário quanto da empresa, tais como:

1. Informações do funcionário

A folha de ponto é um documento individual, e por isso, é fundamental que ela contenha dados específicos de cada colaborador, como:

• Nome completo;
• Data de admissão;
• CPF;
• Número do PIS (não é mais obrigatório);
• Cargo e área de atuação;
• Jornada de trabalho.

Essas informações ajudam a garantir que os dados de cada funcionário sejam corretamente identificados e calculados, evitando erros e fraudes.

2. Informações do empregador:

Além dos dados do colaborador, é necessário incluir informações sobre a empresa, como:

• Nome da empresa;
• Razão social;
• CNPJ;
• Endereço da empresa ou da sede.

Esses dados asseguram que a relação empregatícia está registrada e devidamente formalizada.

3. Informações da jornada de trabalho

É essencial que a folha de ponto inclua os horários de entrada, saída e intervalos do colaborador. Esses dados devem ser registrados para cada dia trabalhado, com a indicação clara da data e do dia da semana correspondente.

E por que isso é importante? Porque essas informações servem para calcular o total de horas trabalhadas no mês, incluindo ajustes para horas extras, descontos por faltas e atrasos, adicional noturno, entre outros. Ou seja, os dados da folha de ponto referentes à jornada de trabalho influencia diretamente no salário dos funcionários.

4. Observações e apontamentos:

Além das informações básicas sobre os horários, a folha de ponto deve conter campos para observações e apontamentos, como:

• Justificativas para faltas;
• Atrasos;
• Trocas de escalas;
• Dias extras de trabalho.

Esses registros são importantes para a transparência e para o controle detalhado da jornada de cada colaborador, assim, o responsável pela gestão de ponto – geralmente realizada pelo RH ou DP – não perde informações que ele precisa para garantir o pagamento dos salários e outras obrigações.

Qual a importância da folha de ponto para as empresas?

Como já percebemos, a folha de ponto é uma ferramenta essencial para o bom funcionamento da gestão de pessoas em uma empresa. Ela tem impacto direto em diversas áreas da organização, como:

• Cumprimento das obrigações trabalhistas, onde o registro correto da jornada de trabalho é exigido por lei, e falhas podem resultar em penalidades financeiras e jurídicas para a empresa;
• Cálculo correto da folha de pagamento, em que a folha de ponto é a base para o cálculo de salários, horas extras e outros benefícios, garantindo que os colaboradores sejam remunerados corretamente;
• Gestão eficiente de benefícios e banco de horas, que consiste em um controle detalhado da jornada, sendo possível gerenciar de forma eficiente benefícios como férias, banco de horas e horas extras;
• Aumento da transparência e confiança que os empregados adquirem, quando a empresa utiliza corretamente a folha de ponto. Isso fortalece a relação entre a instituição e os colaboradores, garantindo que os registros sejam precisos e transparentes.

Quais são tipos de folha de ponto?

Existem diferentes tipos de folha de ponto que podem as empresas podem adotar: manual, mecânico e eletrônico. O modelo vai depender da necessidade da organização, mas alguns desses apresentam desvantagens que podem comprometer a segurança da empresa. Sendo assim, vamos detalhar abaixo os principais tipos de registro de jornada.

Folha de ponto manual

A folha de ponto manual é o modelo mais tradicional e simples, onde o colaborador registra sua entrada e saída de forma escrita em uma folha de papel. Apesar de ser fácil de implementar, esse modelo tem grandes desvantagens, como:

• Possibilidade de erros e rasuras;
• Risco de fraudes, como o “buddy punching” (onde um colaborador marca o ponto do colega);
• Dificuldade de armazenamento e acesso aos registros.

Preparamos um modelo de folha de ponto para imprimir caso você queira saber como é.

Folha de ponto mecânica

A folha de ponto mecânica é uma versão mais automatizada, onde o colaborador utiliza um cartão para registrar seus horários em uma máquina de ponto. Embora seja mais precisa que o modelo manual, a folha de ponto mecânica ainda está sujeita a fraudes, como o “cartão trocado”, onde um colaborador registra o ponto do outro.

Além disso, esse modelo pode ser mais caro, já que exige a aquisição e manutenção de equipamentos.

Folha de ponto digital

A folha de ponto digital, que utiliza sistemas automatizados, oferece muitos benefícios em relação aos modelos tradicionais. Essa ferramenta permite que o registro de jornada seja feito de forma precisa e eficiente, utilizando dispositivos móveis ou sistemas baseados na nuvem.

O principal benefício da folha de ponto digital é a automatização do processo, que elimina o trabalho manual de calcular as horas e reduz a chance de erros. Além disso, ela pode ser acessada em tempo real, tanto pela empresa quanto pelos empregados, garantindo transparência e praticidade.

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Como funciona a folha de ponto?

A folha de ponto funciona a partir do preenchimento diário dos horários de entrada e saída dos colaboradores. Dessa forma, o funcionário assina o documento, confirmando que as informações ali registradas são verdadeiras. No final do mês, o departamento pessoal utiliza essas informações para calcular o salário, incluindo horas extras, faltas, descontos e outras variáveis que influenciam na remuneração.

O funcionário deve assinar a folha de ponto?

Sim, a assinatura é necessária para garantir que o registro da jornada seja válido. Embora a CLT não exija explicitamente uma assinatura manual em todos os modelos de folha de ponto, ela deve existir quando o registro for feito de forma eletrônica. A assinatura eletrônica também pode ser utilizada para garantir a integridade do documento e a veracidade das informações, o que é fundamental para a empresa, pode a resguarda de qualquer tipo de acusação.

Quais são as vantagens da folha de ponto digital?

Vimos que dentre os tipos de folha de ponto, a digital é a opção ideal para uma gestão segura e eficiente. Por isso, achamos válido separar um tópico especificamente para falar das vantagens de adotar esse modelo em sua empresa, seja ela grande ou pequena. Então, acompanhe abaixo os benefícios da folha de ponto digital:

• Precisão nos registros: com a automação, os registros de entrada e saída são feitos de forma exata, evitando erros humanos;
• Redução de fraudes: os sistemas de ponto utilizam tecnologias como biometria e reconhecimento facial para garantir a autenticidade do registro de ponto, o que garante a veracidade da marcação;
• Acesso remoto: a folha de ponto digital permite que os colaboradores registrem sua jornada de qualquer lugar, facilitando o controle de equipes em diferentes locais ou até home office;
• Assinatura digital: alguns sistemas de ponto, como o Fortime, possui a assinatura digital da folha de ponto, em que os funcionários assinam diretamente do aplicativo e o departamento pessoal recebe a assinatura no sistema, facilitando todo o processo de coleta de assinaturas;
• Agilidade no cálculo da folha de pagamento: a folha de ponto digital se integra diretamente com sistemas de folha de pagamento, agilizando o processo e garantindo cálculos corretos;
• Segurança dos dados: informações confidenciais ficam armazenadas em sistemas na nuvem, com altos níveis de segurança, protegendo os dados tanto da empresa quanto dos empregados.

Como calcular a folha de ponto?

O cálculo da folha de ponto é simples, mas exige atenção aos detalhes. É necessário somar todas as horas trabalhadas antes e depois do intervalo de almoço e calcular o total diário. Se houver horas extras, elas devem ser calculadas conforme a legislação vigente.

Exemplo prático de cálculo da folha de ponto:

Vamos levar em consideração um funcionário que trabalha 200 horas mensais, com jornada de 40 horas semanais, de segunda a sexta-feira.

A jornada de trabalho começa às 9h e termina às 18h, com 1 hora de intervalo para o almoço e com um salário mensal de R$ 2.200,00.

Vamos supor que em determinada semana, antes de fechar o mês, esse funcionário precisou fazer 1 hora extra por dia para ajudar em um projeto urgente. Além disso, em um dia específico, ela trabalhou à noite, das 22h às 00h, para atender a uma demanda extra.

Cálculo das horas trabalhadas:

O cálculo das horas trabalhadas diárias fica assim:

• Horário de saída (18h) – Horário de entrada (9h) = 9 horas
• 9 horas – 1 hora de almoço = 8 horas trabalhadas por dia.

Cálculo das horas extras:

Agora, precisamos calcular as horas extras. Para isso, primeiro é necessário descobrir o valor da hora normal dela. A fórmula para isso é:

Valor da hora normal = Salário mensal / Total de horas trabalhadas no mês

Então,

Valor da hora normal = R$ 2.200 / 200 = R$ 11,00

Agora, para calcular o valor da hora extra, somamos 50% ao valor da hora normal, que é o adicional de horas extras:

Valor da hora extra = R$ 11,00 + R$ 5,50 (50% de R$ 11,00) = R$ 16,50

Contudo, em nosso exemplo, esse funcionário fez 1 hora extra por dia durante 5 dias úteis, então o total de horas extras será:

Pagamento de horas extras = 5 × R$ 16,50 = R$ 82,50

Cálculo do adicional noturno:

Lembram que o funcionário trabalhou no período da noite em determinado dia? Pois bem, ele tem direito ao adicional noturno segundo a CLT. Para calcular o valor desse adicional, somamos 20% ao valor da hora normal dela:

Valor do adicional noturno = R$ 11,00 + R$ 2,20 (20% de R$ 11,00) = R$ 13,20

Como esse funcionário trabalhou 2 horas durante o turno da noite (das 22h às 00h), o valor do adicional noturno será:

Total do adicional noturno = 2 × R$ 13,20 = R$ 26,40

Cálculo do valor total da folha de ponto:

Por fim, somamos todos os valores extras ao salário base para calcular o total a ser pago para esse funcionário:

Total da folha de ponto = R$ 82,50 (horas extras) + R$ 26,40 (adicional noturno) = R$ 108,90

Portanto, o valor total que esse funcionário receberá de adicional em sua folha de pagamento referente ao mês de dezembro é de R$ 108,90, além do seu salário base de R$ 2.200,00, totalizando: R$2.308,90.

Vale lembrar que a empresa também pode descontar valores em caso de atrasos ou faltas não justificadas durante o mês.

Muitos detalhes para lembrar, não é mesmo? E isso é de apenas um funcionário, imagina se sua empresa possui 5, 10, 50 ou 200 empregados? No entanto, quando a folha de ponto é digital, o cálculo é feito automaticamente pelo sistema, o que evita erros e melhora a eficiência do processo.

Por que a folha de ponto é importante para o controle da jornada de trabalho?

A folha de ponto é essencial para garantir o cumprimento da jornada de trabalho estabelecida em contrato, além de ser a base para o cálculo de salários, horas extras e demais benefícios. Ela também proporciona à empresa um meio de verificar se as jornadas de trabalho estão sendo cumpridas corretamente, garantindo a conformidade com as leis trabalhistas.

Como implementar a folha de ponto digital?

Pois bem! Agora que você percebeu que a folha de ponto digital é a melhor opção para o seu negócio, não poderíamos deixar de lado como implementá-la, certo? Então, apara adotar uma folha de ponto digital eficiente, é essencial escolher uma plataforma que atenda às necessidades da sua empresa. E é claro que recomendamos o melhor sistema de ponto do Brasil, o Fortime. Com ele, você tem benefícios como:

• Acesso em tempo real às informações da jornada de trabalho de todos os funcionários;
• Medidas antifraude, como biometria, registro de ponto por foto e reconhecimento facial;
• Integração com sistemas de folha de pagamento;
• Redução de erros de cálculo e inconsistências nos dados;
• Possibilidade de realizar ações em massa para cadastrar feriados e afins;
• Possibilidade de emitir relatórios detalhados sobre a jornada de trabalho.

Dicas para implantação de um sistema de controle de ponto digital

Ao implantar um sistema de controle de ponto digital, é importante envolver toda a empresa no processo. Dessa forma, é importante investir em treinamento para garantir que o sistema de controle de ponto seja usado corretamente. Isso ajuda a evitar erros e a garantir que a empresa cumpra todas as obrigações trabalhistas.

Além disso, os gestores precisam reforçar a importância das marcações de ponto, o porquê eles precisam registrar o ponto e dar dicas de como não esquecer. Assim, todos compreenderão como o sistema funciona e a importância de registrar corretamente suas jornadas de trabalho.

Aqui na Ortep, ao adquirir o Fortime, sua equipe que ficará responsável pela gestão de ponto, recebe um treinamento personalizado, além do acompanhamento do primeiro fechamento de ponto.

Conclusão

A folha de ponto é uma ferramenta indispensável para a gestão de recursos humanos e departamento pessoal. Ela não só garante o cumprimento das obrigações trabalhistas, como também otimiza a gestão da jornada de trabalho e facilita o cálculo da folha de pagamento e demais remunerações. Além disso, a tecnologia traz soluções digitais que as empresas podem automatizar todo o processo, garantindo maior precisão, segurança e agilidade.

Se você deseja melhorar o controle da jornada de trabalho em sua empresa, investir em um sistema de ponto digital é a melhor opção. Com isso, sua empresa estará mais protegida de erros, fraudes e processos trabalhistas, além de otimizar os processos internos do RH.

Se você quer conhecer uma ferramenta ideal para implementar um controle de ponto eficiente, solicite uma demonstração do Fortime e comece a transformar a gestão de recursos humanos na sua empresa hoje mesmo!

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Se você deseja melhorar o controle da jornada de trabalho em sua empresa, investir no Fortime é a melhor opção

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