Guia da Folha de Pagamento: tudo o que você precisa saber

O cálculo e elaboração da folha de pagamento são obrigações legais para as empresas que seguem a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT.

No entanto, esse processo traz benefícios tanto para a empresa, que pode acompanhar os gastos mensais com pessoal, quanto para o funcionário, que recebe um resumo de sua renda fixa, contendo todas as informações sobre seus ganhos e descontos durante o mês.

Devido à sua abrangência, o processo de folha de pagamento é complexo e pode gerar muitas dúvidas, especialmente para o RH e DP. Por isso, reunimos neste conteúdo tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Boa leitura!

Sumário

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento ou registro que detalha todas as informações financeiras relacionadas aos funcionários de uma empresa.

Dessa forma, é um registro essencial que lista os salários, bônus, benefícios, deduções e imposto retido de cada funcionário em um determinado período de pagamento, como mensalmente ou quinzenalmente.

Esse documento é importante tanto para a empresa quanto para os funcionários, pois fornece transparência sobre os valores pagos e os descontos realizados, além de servir como comprovante de renda para o funcionário.

Além disso, ele é utilizado para calcular e registrar os valores devidos à previdência social e aos impostos, garantindo a conformidade com as leis trabalhistas e fiscais.

O setor de RH e DP são responsáveis pela folha de pagamento e sua elaboração envolve cálculos precisos para garantir que os valores sejam corretos e estejam de acordo com a legislação vigente.

O que a lei diz sobre a folha de pagamento?

A CLT estipula que as empresas têm a responsabilidade de elaborar e disponibilizar uma folha de pagamento mensal para seus funcionários, embora não forneça muitos detalhes sobre o assunto.

No entanto, o Decreto 3.048, de 1999, estabelece regras mais claras e objetivas. Segundo o artigo 225 desta legislação:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
(…)
VIII – comunicar, mensalmente, os empregados a respeito dos valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores da contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês de competência por meio de contracheque, recibo de pagamento ou documento equivalente. (Incluído pelo Decreto nº 10.410, de 2020)”

O que deve constar na folha de pagamento?

A folha de pagamento deve conter uma série de informações essenciais relacionadas aos funcionários e aos seus pagamentos. Embora possa haver variações, dependendo da legislação específica de cada país, aqui estão os principais itens que devem constar em uma folha de pagamento:

Identificação do empregador: Nome e dados da empresa, como CNPJ/CPF, endereço e informações de contato;
Identificação do funcionário: Nome completo, número de identificação (RG ou CPF), cargo ou função na empresa.;
Período de pagamento: Data ou período referente ao pagamento da folha;
Remuneração: Valor bruto a ser pago ao funcionário, incluindo salário base, horas extras, comissões, gratificações, adicionais noturnos, entre outros;
Descontos obrigatórios: Valores retidos do salário do funcionário de acordo com a legislação vigente, como Imposto de Renda, contribuições previdenciárias (INSS), FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e outras contribuições obrigatórias;
Benefícios: Valores correspondentes a benefícios, como plano de saúde, vale-refeição, vale-transporte, entre outros;
Descontos adicionais: Outros descontos autorizados por lei, como pensão alimentícia, empréstimos consignados, contribuições sindicais, entre outros;
Total líquido a receber: Valor final que o funcionário terá direito a receber após a dedução dos descontos obrigatórios e demais descontos;
Informações adicionais: Eventuais observações ou informações relevantes, como férias, afastamentos, licenças, adiantamentos salariais, entre outros.

É importante destacar que esses são os elementos básicos que devem constar em uma folha de pagamento, mas podem haver outros detalhes ou informações específicas exigidas pela legislação trabalhista de um outro lugar.

Por isso, é necessário consultar a legislação com frequência para garantir a conformidade com as obrigações legais.

Abaixo, vamos detalhar mais cada valor que deverá constar na folha de pagamento.

Quais valores devem vir na folha de pagamento?

Como já mencionamos, a folha de pagamento deve apresentar detalhes sobre a remuneração do funcionário, incluindo valores brutos e líquidos, além de descontos e benefícios. Veja quais são os principais valores inclusos:

Salário Base

O salário base é o valor fixo estabelecido no contrato de trabalho ou em acordos coletivos, representando a remuneração mensal do empregado. Ele deve ser indicado na folha de pagamento, juntamente com outras verbas e descontos relacionados à remuneração do funcionário.

No caso, a empresa precisa informar tanto o salário bruto quanto o salário líquido, ou seja, o valor acordado com o funcionário na admissão e o valor que o colaborador irá receber de fato, já com os descontos.

Dessa forma, o salário base, como o próprio nome sugere, é a base para os cálculos dos demais valores.

Horas Extras

As horas extras referem-se ao trabalho realizado além da jornada regular de trabalho dos colaboradores.

Na folha de pagamento, as horas extras devem ser discriminadas separadamente das horas normais e devem ser remuneradas com um valor adicional conforme as regulamentações trabalhistas.

Veja abaixo o nosso vídeo sobre as horas extras:

Adicionais

Os adicionais são valores acrescentados à remuneração do colaborador devido a condições especiais de trabalho, cumprimento de determinadas funções ou jornadas específicas.

Eles devem ser identificados separadamente na folha de pagamento e calculados de acordo com as normas trabalhistas.

Alguns exemplos de adicionais que precisam estar na folha de pagamento são:

Adicional noturno;
Adicional de insalubridade;
Adicional de periculosidade, entre outros.

Comissões

Comissões são valores que o funcionário recebe com base nas vendas de produtos ou serviços realizados.

Sendo assim, na folha de pagamento, as comissões devem ser identificadas separadamente e calculadas com base em um percentual sobre o valor das vendas efetuadas.

Benefícios

Benefícios são todos os valores pagos pela empresa além do salário-base. Eles podem incluir vale-transporte, FGTS, férias, 13º salário, vale-alimentação, plano de saúde, seguro de vida, entre outros.

Portanto, a folha de pagamento precisa conter esses benefícios, indicando se são obrigatórios ou opcionais.

Quais são as deduções na folha de pagamento?

Na folha de pagamento, é possível realizar deduções legais do salário do funcionário, ou seja, a empresa pode descontar alguns valores do salário do funcionário. Contudo, a legislação precisa permitir esses descontos, além da autorização do colaborador.

Dentre as deduções na folha de pagamento, destacam-se:

Contribuição previdenciária

É um desconto obrigatório destinado ao INSS, que garante a aposentadoria e outros benefícios previdenciários aos trabalhadores. A empresa é responsável por efetuar esse desconto e repassar o valor ao INSS.

Imposto de Renda

O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é um tributo federal que incide sobre a renda do trabalhador. O desconto ocorre quando a remuneração mensal excede o valor estabelecido como isento pela Receita Federal.

Sendo assim, o cálculo é realizado com base em uma tabela progressiva de alíquotas, que varia de acordo com a renda do trabalhador.

Contudo, há algumas situações em que o funcionário está isento do pagamento do Imposto de Renda. Por isso, a empresa precisa se atentar a todas as regras que envolvem esse desconto na folha de pagamento.

Vale-transporte

É um benefício para custear despesas de deslocamento entre a residência e o local de trabalho. Pode ser fornecido em dinheiro, em cartão eletrônico ou em vale.

Quando fornecido em cartão eletrônico ou vale, o valor é descontado automaticamente na folha de pagamento, de forma proporcional aos dias trabalhados.

Contribuição sindical

É um tributo previsto na CLT que financia as atividades dos sindicatos. O desconto é obrigatório para todos os funcionários, independentemente da filiação sindical. O valor é calculado com base no salário do trabalhador e pode variar conforme a categoria profissional.

Adiantamentos

É um valor antecipado ao colaborador antes do pagamento regular do salário. O desconto deve ser proporcional ao valor adiantado e não pode comprometer mais de 30% do salário do trabalhador.

Pensão alimentícia

Quando o trabalhador é obrigado a pagar uma pensão alimentícia a um dependente, conforme decisão judicial, a empresa precisa descontar esse valor na folha de pagamento. Assim, esse desconto é mensal e o valor é repassado ao beneficiário.

Faltas e atrasos

O desconto ocorre quando o funcionário falta ou atrasa para o trabalho sem justificativa. A empresa tem o direito de descontar o valor proporcional às horas ou dias não trabalhados.

Contudo, algumas empresas trabalham com o banco de horas, ou seja, um sistema de compensação de horas. Assim, não precisa descontar os valores na folha de pagamento. Mas é preciso se atentar aos prazos, uma vez que o colaborador não consiga compensar as horas, a empresa pode realizar o desconto.

Danos causados pelo funcionário

Quando o colaborador causa algum dano material ou prejuízo financeiro à empresa ou a terceiros durante suas atividades, a empresa pode descontar esse valor do salário.

Todavia, é necessário ter a comprovação do dano e da responsabilidade do funcionário, além de oferecer a oportunidade para esclarecimentos.

Outros descontos autorizados pelo trabalhador

Esses descontos são aqueles que o próprio funcionário solicita à empresa, como descontos de planos de saúde, empréstimos consignados, contribuições voluntárias a entidades de classe ou sindicatos.

Porém, esses descontos devem ter a autorização do colaborador por meio de um documento que especifique o valor do desconto e a sua finalidade.

Como é o cálculo da folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento pode ser um processo complexo e pode variar de acordo com as características específicas da empresa e de cada colaborador. No entanto, de forma geral, pode-se seguir os seguintes passos para realizar o cálculo:

Calcular o salário base do colaborador: O salário base é o valor acordado entre o empregador e o colaborador para a realização do trabalho;
Calcular os adicionais: Adicionais como horas extras, adicional noturno, insalubridade, periculosidade, entre outros, devem ser calculados de acordo com a legislação vigente e somados ao salário base;
Descontar os valores devidos: contribuição previdenciária, imposto de renda, pensão alimentícia, entre outros, e demais descontos a serem retirados do valor bruto da folha;
Adicionar os valores dos benefícios: Valores de benefícios como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, entre outros, devem ser adicionados ao valor líquido da folha;
Calcular o valor líquido: O valor líquido é o valor que o funcionário irá receber efetivamente;
Realizar os pagamentos e as obrigações fiscais: Após o cálculo da folha, é necessário realizar os pagamentos aos colaboradores e às instituições responsáveis pelos descontos devidos, além de cumprir as obrigações fiscais, como o envio das informações à Receita Federal e outros órgãos competentes.

Vale ressaltar que o exemplo acima é uma simplificação e, na prática, podem existir outros descontos e benefícios a serem considerados, como férias, 13º salário, FGTS, entre outros.

Por isso, é importante se atualizar à legislação trabalhista e contar com um sistema de folha de pagamento para garantir o cálculo preciso e o cumprimento das obrigações legais.

O que é desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é um mecanismo que possibilita às empresas substituir a contribuição previdenciária patronal, que é calculada com base na folha de pagamento dos funcionários, por uma alíquota sobre o faturamento bruto da empresa.

Essa medida visa reduzir os encargos trabalhistas das empresas e, consequentemente, estimular a criação de empregos.

A opção pela desoneração da folha de pagamento é voluntária e requer um processo de migração, que inclui a escolha do regime tributário apropriado, a adaptação da contabilidade e a análise dos custos e benefícios para a empresa.

É importante destacar que a desoneração da folha de pagamento não se aplica a todos os impostos incidentes sobre a folha, como o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e o adicional de periculosidade, por exemplo.

Qual o prazo de envio da folha de pagamento para o funcionário?

De acordo com as leis trabalhistas, é uma exigência que o empregador forneça ao funcionário, até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalho, o comprovante de pagamento do salário, conhecido como holerite. Esse documento contém informações detalhadas sobre a folha de pagamento.

A Folha de Pagamento e o eSocial

Com a implementação do eSocial em janeiro de 2018, as empresas experimentaram um impacto significativo em suas folhas de pagamento. Isso porque não é possível ter uma folha de pagamento sem o eSocial, e tampouco o eSocial pode existir sem a folha de pagamento.

Em resumo, essas obrigações estão interligadas e dependem uma da outra. Mas o que isso realmente significa?

Isso implica que, após o fechamento da folha de pagamento, é necessário enviá-la ao eSocial, e considerar o processo de fechamento da folha de pagamento somente após o envio. Essa é uma etapa que depende uma da outra e, é claro, da consistência das informações.

Desde então, os profissionais de RH e DP vivenciaram a rigidez maior dos processos e compreenderam a importância da automação. É por isso que se enfatiza tanto a integração da gestão das informações da folha de pagamento com o eSocial, pois qualquer erro pode resultar em penalidades para a empresa.

Conclusão

Em suma, a folha de pagamento inclui informações importantes sobre o histórico do que o colaborador vai receber e os descontos que ele terá.

Portanto, a folha de pagamento deve ser clara e transparente, garantindo que todos os valores correspondentes sejam devidamente identificados. É responsabilidade do empregador assegurar o pagamento correto do salário base, dentro dos prazos, bem como fornecer todas as informações necessárias na folha de pagamento.

Dessa forma, o não cumprimento dessas obrigações pode resultar em processos trabalhistas e outras penalidades legais.

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