Os setores de RH e DP lidam diariamente com diversos processos burocráticos que garantem a segurança jurídica tanto das empresas quanto dos funcionários. Entre esses processos, um dos mais importantes é o acompanhamento do Espelho de Ponto.
O Espelho de Ponto é um documento essencial e o RH e DP precisam emiti-lo mensalmente, tornando crucial para evitar problemas jurídicos decorrentes de um controle de ponto inadequado.
Entender o Espelho de Ponto é fundamental para garantir a conformidade e a eficiência nos processos de RH e DP. Este conteúdo visa esclarecer os principais aspectos deste relatório, ajudando você a compreender todos os detalhes importantes. Vamos nessa?
Sumário
O que é espelho de ponto?
O espelho de ponto é um documento que registra todos os dados essenciais da jornada de trabalho de um funcionário, incluindo horários de entrada e saída, bem como as pausas obrigatórias, como o horário de almoço.
Ele permite que as empresas verifiquem o cumprimento da jornada de trabalho dos seus
colaboradores, garantindo a precisão no cálculo de pagamentos.
Para que serve o espelho de ponto?
À primeira vista, pode parecer que o espelho de ponto serve apenas para calcular horas extras e ajustar a folha de pagamento. No entanto, ele também desempenha um papel estratégico.
As informações contidas nesse documento fornecem insights valiosos para a gestão e o RH sobre a produtividade dos colaboradores, permitindo avaliar quanto tempo é gasto em suas funções. Essas informações são úteis para definir metas individuais e coletivas e identificar a necessidade de contratar novos funcionários para atender à demanda de trabalho.
Além disso, o espelho de ponto é importante para evitar processos trabalhistas, pois garante a precisão na correção da folha de pagamento, assegurando que todos recebam a remuneração correta.
Para alcançar esses benefícios, é essencial utilizar uma tecnologia que permita a atualização em tempo real dos dados. Antes de explorarmos mais sobre essa tecnologia, vamos entender o que a legislação diz sobre o espelho de ponto.
O que diz a lei sobre o espelho de ponto?
A legislação atual referente ao controle de ponto é regida pela Portaria 671 de 2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Esta portaria foi implementada para unificar e atualizar as regras que anteriormente estavam divididas entre as Portarias 373 de 2011 e 1510 de 2009.
O artigo 82 da Portaria 671 estabelece que o espelho de ponto é um documento legal essencial que deve registrar todas as informações sobre a jornada de trabalho do colaborador. Isso inclui horários de entrada e saída, pausas, e qualquer registro de horas extras ou horas devidas. Veja o que a lei diz na íntegra:
“Art. 82. O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.”
E o que mudou com a Portaria 671?
A Portaria 671 veio para unificar e regulamentar diversas questões relacionadas à legislação trabalhista, inspeção do trabalho, políticas públicas e relações de trabalho. Entre as principais disposições estão:
- O comprovante de registro de ponto pode ser emitido em formato impresso ou digital;
- Permite a validação de documentos por meio de assinatura eletrônica;
- Exige que as empresa registrem diversos dados na carteira de trabalho dos funcionários;
- É obrigatória a disponibilização de berçário e outras medidas para o bem-estar de funcionários com bebês, como auxílio-creche;
- Impõe maior controle sobre as atividades insalubres;
- Define novas regras para jornada de trabalho, salário e férias de menores aprendizes;
- Exige a disponibilização eletrônica do espelho de ponto.
Além disso, a portaria especifica três métodos para o registro de ponto:
REP-C: refere-se aos relógios de ponto tradicionais instalados fisicamente no local de trabalho.
REP-A: consiste em um conjunto de equipamentos e programas de computador destinados ao registro da jornada de trabalho.
REP-P: um software baseado na nuvem que facilita o controle de ponto sem a necessidade de adquirir equipamentos físicos.
Como funciona o espelho de ponto?
O processo de preenchimento do espelho de ponto pode ser feito de forma simples, inserindo as informações nos campos apropriados. No entanto, a maneira como inserir esses dados pode variar entre automática e manual.
As formas manuais de preenchimento consomem muito tempo, tanto dos departamentos de RH e DP quanto dos próprios colaboradores, o que pode dificultar a transformação desses dados em insights úteis para a empresa.
Optar por sistemas informatizados permite que o RH, o Departamento Pessoal e os gestores tenham acesso às informações de forma transparente e a qualquer momento, facilitando também para os colaboradores, que podem visualizar seus registros de ponto sem complicações.
Além disso, é possível personalizar os relatórios do espelho de ponto de acordo com as necessidades específicas da empresa ou para análises específicas.
Portanto, a eficácia na elaboração deste documento depende do método utilizado para registrar as informações de ponto.
Que componentes são fundamentais em um espelho de ponto?
De acordo com o artigo 84 da Portaria 671, todo espelho de ponto eletrônico gerado por tratamento de registro de ponto deve conter uma série de informações obrigatórias. Isso inclui:
- a identificação do empregador, como nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO (se aplicável), identificação do trabalhador, com nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
- data de emissão e o período abrangido;
- o horário e a jornada contratual do funcionário;
- intervalo intrajornada;
- as marcações realizadas no REP e no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
- total de horas trabalhadas e de horas extras prestadas;
- a duração das jornadas realizadas, considerando o horário noturno reduzido, se aplicável;
- e as assinaturas do empregador e do funcionário.
É importante destacar que os colaboradores devem ter acesso ao seu espelho de ponto eletrônico mensalmente ou em prazo inferior, seja por meio eletrônico ou impresso.
Ao adotar uma solução informatizada confiável, os colaboradores podem ter acesso a essas informações em tempo real, o que protege a empresa de possíveis processos trabalhistas relacionados à retenção de dados essenciais.
Quais são os tipos de espelho de ponto?
Com as mudanças da nova portaria, também é importante entender as diferentes opções de espelho de ponto disponíveis. Vamos dar uma olhada em cada uma delas:
Espelho de ponto manual
O espelho de ponto manual requer que os funcionários preencham manualmente os horários de entrada e saída em livros ou fichários. Embora pareça simples e econômico, é propenso a erros e não permite a automatização do processo de pagamento, podendo resultar em falhas na folha de pagamento.
Ponto mecânico
Esse método utiliza relógios cartográficos para marcar cartões de papel dos funcionários. Apesar de aparentemente mais seguro que o ponto manual, ainda carece de flexibilidade e pode ser facilmente manipulado.
Espelho de ponto eletrônico
Mais avançado, utiliza tecnologias como biometria e cartões de acesso para registrar as horas dos funcionários. Oferece maior precisão, evitando erros manuais e fraudes, e permite uma análise mais detalhada das horas trabalhadas.
Espelho de ponto digital
A versão mais moderna e eficiente, funciona online e integra-se à nuvem. Além de simplificar a gestão de horas, automatiza tarefas como contagem de horas extras e ajustes na folha de pagamento, sendo ideal para modelos de trabalho flexíveis, como o Fortime.
O empregador é obrigado a fornecer o espelho de ponto ao funcionário?
Conforme estipulado no parágrafo único do artigo 84 da Portaria 671, é uma obrigação da empresa disponibilizar o espelho de ponto para os colaboradores pelo menos uma vez por mês. Essa disponibilização pode de forma eletrônica ou impressa, ou até mesmo em prazos menores, a critério da empresa.
Essa prática é essencial, pois o espelho de ponto é um documento legalmente válido, cuja função principal é comprovar que a empresa está cumprindo suas obrigações trabalhistas e garantindo que os direitos dos colaboradores sejam respeitados.
Qual a melhor forma de fazer o controle do ponto?
O registro de ponto é um requisito obrigatório para empresas que possuem 20 ou mais funcionários, conforme estabelece a CLT. Quanto mais eficiente for esse processo de coleta de informações, menor será a probabilidade de ocorrerem erros na elaboração do Espelho de Ponto.
Para tornar esse controle mais eficiente e evitar problemas, uma solução eficaz é utilizar uma ferramenta de controle de jornada. Essa ferramenta não só armazena os dados de forma segura, mas também permite um acompanhamento detalhado das informações.
Uma opção interessante é adotar uma plataforma completa de gestão e controle de ponto online. Você pode acessar essa solução digital por meio de um computador ou aplicativo de celular, oferecendo relatórios e indicadores completos de forma acessível.
O Fortime é um sistema de ponto inteligente que simplifica as operações diárias das empresas. Além de facilitar a gestão do ponto, garante a precisão das informações e automatiza a emissão do Espelho de Ponto, oferecendo mais detalhes.
Por fim, empresas que adotam o sistema de ponto online Fortime se beneficiam de diversas opções de registro, centralização das informações de ponto e autenticação segura das marcações, proporcionando tranquilidade quanto à autenticidade dos dados registrados. Quer fazer parte desse time? Entre em contato com a gente agora mesmo:
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Além de facilitar a gestão do ponto, o Fortime garante a precisão das informações e automatiza a emissão do Espelho de Ponto, oferecendo mais detalhes.