Saiba se o controle de ponto pelo celular é legal e como esse tipo de registro pode ajudar a sua empresa

Antes de tudo, você já se perguntou sobre a possibilidade de realizar a gestão da jornada de trabalho com os seus funcionários registrando o ponto pelo celular? Nos últimos anos, essa tarefa tem se tornado cada vez mais prática e automatizada, com o uso de novas tecnologias que facilitam a rotina das empresas e a vida dos colaboradores. Uma das inovações mais notáveis nesse sentido é o controle de ponto pelo celular, que permite aos trabalhadores registrar suas horas de trabalho de maneira rápida e flexível, diretamente de seus dispositivos móveis.

No entanto, essa forma de marcar o ponto é legal? O que a legislação trabalhista diz sobre essa possibilidade? E se a lei permite, como ela funciona? Quais os cuidados que o seu negócio precisa ter ao implantar essa inovação na rotina de trabalho? Essas e outras perguntas te respondemos aqui e agora, neste conteúdo. Então, boa leitura!

O que é o controle de ponto pelo celular?

O controle de ponto pelo celular é uma solução moderna que utiliza um aplicativo de ponto eletrônico para registrar as jornadas de trabalho dos colaboradores. Ao invés de utilizar métodos tradicionais, como relógios de ponto físicos ou até meios ultrapassados, como o manual, os trabalhadores podem registrar seus horários diretamente de seus smartphones ou tablets.

Como funciona o controle de ponto pelo celular dentro de uma empresa?

O controle de ponto pelo celular funciona a partir de um aplicativo instalado no dispositivo. De uma forma prática, antes de iniciar a jornada de trabalho, o profissional acessa esse aplicativo e registra o seu ponto, repetindo o processo nos intervalos e na saída, após terminar a jornada.

Um banco de dados armazena esses registros e envia ao painel de gerenciamento da empresa). A partir disso, profissionais de RH e DP, ou os responsáveis pela gestão de pessoas das empresas realizam o processo de controle da jornada de trabalho.

O armazenamento desses dados dá acesso aos gestores a informações em tempo real, facilitando o acompanhamento da jornada de trabalho, a gestão de recursos humanos e o fechamento da folha de pagamento.

Esse processo é geralmente acompanhado de funcionalidades extras, como:

• Geolocalização: para garantir que o registro de ponto seja realizado no local demarcado pela empresa;
• Fotos ou reconhecimento facial: para validar a identidade do colaborador e evitar fraudes;
• Autenticação: o sistema pode requerer autenticação através de biometria ou senha.

Ainda sobre o funcionamento, vale destacar que ao registrar o ponto, o sistema deve informar para o trabalhador que o processo foi concluído e emitir um comprovante. Em alguns casos, ainda é gerado um lembrete (via e-mail ou SMS), servindo como comprovante para o trabalhador.

O que a lei diz sobre o controle de ponto pelo celular?

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho estabelece as diretrizes para o uso de sistemas eletrônicos de ponto, incluindo os aplicativos móveis, e define os requisitos técnicos para garantir a integridade e a segurança dos dados para que a sua empresa consiga atender todos os requisitos.

Principais exigências legais: 

1. Sistema de controle de ponto eletrônico (SREP):  o sistema utilizado para o registro de ponto deve ser homologado e certificado, garantindo que as informações registradas sejam autênticas e não possam ser manipuladas;
2. Armazenamento seguro: os dados da jornada devem ser armazenados de forma segura e acessível para auditorias, o que implica que a empresa precisa garantir a integridade das informações (principalmente dentro dos parâmetros da LGPD);
3. Detalhamento dos registros: o registro da jornada deve ser completo, incluindo horários de entrada, saída e intervalos, para garantir a conformidade com a legislação trabalhista;
4. Acesso do colaborador: o funcionário deve ter acesso aos seus registros de ponto, podendo consultar as informações e solicitar correções, caso necessário;
5. Autenticidade e segurança: o aplicativo deve contar com mecanismos de autenticação confiáveis, como senhas, biometria ou reconhecimento facial. Além disso, a geolocalização do colaborador deve ser registrada para evitar fraudes.

Quais modelos que a Portaria 671 cita para o controle de ponto?

O controle de ponto eletrônico via celular pode ser enquadrado no modelo REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), autorizado pela Portaria 671. Esse modelo permite o uso de aplicativos para registrar a jornada de trabalho. Além disso, em algumas situações, o controle de ponto pode ser feito no modelo REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo), desde que autorizado por convenção coletiva da categoria.

Com essas regulamentações, o uso do controle de ponto pelo celular se alinha com a legislação trabalhista vigente, garantindo que as empresas possam adotar essa tecnologia de forma legal e segura.

Quais são as vantagens do controle de ponto pelo celular para o RH e DP?

A adoção do controle de ponto pelo celular traz diversas vantagens tanto para as empresas quanto para os setores de RH e DP, que geralmente são departamentos que realizam a gestão da jornada. Abaixo, listamos os principais benefícios:

1 – Praticidade e flexibilidade

O controle de ponto pelo celular oferece grande flexibilidade, permitindo que os funcionários registrem sua jornada de trabalho de qualquer lugar, seja no escritório, em campo ou até mesmo no home office. Isso elimina a necessidade de relógios de ponto físicos, tornando o processo muito mais ágil e adaptável à rotina das empresas modernas.

Essa possibilidade faz com os setores de RH e DP tenham liberdade e segurança na hora de realizar a apuração de ponto, pois o aplicativo irá mostrar exatamente quando e onde foi realizado o registro.

2 – Redução de erros e fraudes

Com a automatização do processo, o controle de ponto pelo celular diminui significativamente a possibilidade de erros manuais no registro da jornada. Além disso, funcionalidades como a geolocalização e o envio de fotos no momento do registro ajudam a prevenir fraudes, garantindo que o colaborador esteja de fato no local de trabalho e realizando o ponto na hora correta, facilitando a gestão dos setores de RH e DP, que poderão tomar as atitudes necessárias caso seja identificada alguma fraude.

3 – Acesso imediato a dados

Ao utilizar um sistema em nuvem, as empresas podem acessar os registros de ponto em tempo real. Isso facilita o gerenciamento da jornada de trabalho, a tomada de decisões e o fechamento da folha de pagamento, além de proporcionar mais transparência e controle sobre as horas trabalhadas.

Além disso, com a rapidez no acesso às informações é possível entender o comportamento dos trabalhadores, calcular a produtividade e planejar ações para que times operem de forma mais eficiente dentro da empresa.

Muitos aplicativos também acompanham os sistemas para tratamento do registro de ponto, que também apresentam dashboards analíticos para a estratégia organizacional. É um grande aliado para o seu RH e DP, certo?

4 – Facilidade na gestão de equipes remotas

Com a possibilidade de realizar o registro de ponto de qualquer lugar, o controle de jornada fica ainda mais eficiente para empresas que possuem equipes externas ou empregados em regime de trabalho remoto. Isso garante que todos os colaboradores, independentemente de onde estejam, possam registrar suas horas de trabalho de maneira prática e segura.

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Quais os impactos do registro de ponto por celular nas empresas?

O uso de celulares para o registro de ponto traz um impacto positivo para as empresas. Sendo assim, empresas que utilizam o celular como meio para o registro de ponto podem monitorar em tempo real os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários, obtendo dados mais completos sobre a jornada de trabalho. Isso facilita a gestão de equipes, com a possibilidade de acompanhar a frequência, pontualidade e outras métricas de desempenho.

Além disso, sistemas mais avançados podem gerar relatórios automáticos que ajudam a identificar padrões de comportamento, como o excesso de horas extras ou a ocorrência de faltas frequentes.

Quais são os principais desafios que o empreendedor terá na implantação?

Embora o controle de ponto por celular ofereça diversos benefícios e impactos positivos, sua implementação pode trazer alguns desafios. Estes desafios devem ser bem planejados e resolvidos para garantir que o sistema seja eficaz.

Adaptação dos funcionários à nova tecnologia

O primeiro obstáculo muitas vezes está na resistência dos empregados à mudança. Para aqueles que não estão familiarizados com tecnologia ou possuem dificuldades no uso de smartphones, o processo de adaptação pode ser lento e gerar desconforto.

Por isso, os setores de RH e DP, juntamente com os gestores, têm um papel importante nesse quesito. Dessa forma, treinamentos adequados são essenciais para garantir que todos compreendam a importância do novo sistema e saibam utilizá-lo corretamente.

Investimento em tecnologia

Embora o controle de ponto via celular seja uma solução moderna, ela exige um investimento inicial em softwares especializados e na capacitação da equipe. Para empresas menores ou com orçamento restrito, esse custo pode ser um desafio.

Além disso, a empresa precisa levar em consideração a atualização constante dos sistemas operacionais dos celulares para garantir o funcionamento correto da ferramenta.

Questões de segurança de dados

Com a digitalização dos registros de ponto, surgem preocupações sobre a segurança da informação. Como as plataformas de controle de ponto armazenam dados sensíveis, como horários de trabalho, é imprescindível que as empresas adotem medidas rigorosas de proteção, como criptografia de dados e sistemas de backup, para evitar vazamentos ou acessos não autorizados. Nesse sentido, é muito importante que a empresa e, principalmente, os setores de RH e DP conheçam as normas da LGPD.

Como o controle de ponto digital resolve os desafios dos registradores manuais nas empresas?

O controle de ponto manual está sujeito a uma série de problemas, como erros de digitação, esquecimentos e até mesmo manipulação dos dados. Com o uso de sistemas, esses problemas são minimizados ou até mesmo eliminados.

A automação dos registros de ponto por celular elimina a necessidade de intervenções manuais, garantindo mais precisão nos dados. Além disso, o uso de ferramentas como a geolocalização e autenticação por biometria torna o processo mais seguro e confiável.

Dessa forma, os setores responsáveis pela gestão de ponto têm toda a segurança e praticidade, além de otimizar o tempo que pode ser investido em outras ações estratégicas.

É possível realizar o controle de ponto em qualquer celular?

A resposta é sim, mas com algumas condições. Para que o controle de ponto pelo celular seja realizado corretamente, o colaborador precisa de um smartphone compatível com o aplicativo da empresa provedora. A maioria dos aplicativos de controle de ponto está disponível tanto para dispositivos Android quanto iOS, o que torna a adoção dessa solução acessível para a maioria dos colaboradores.

No entanto, é importante que as empresas garantam que todos os funcionários tenham acesso a um celular compatível e que o sistema de ponto seja fácil de usar, para evitar problemas de implementação.

Fiscal do trabalho chegou na sua empresa: e agora? O que fazer, já que seus funcionários registram ponto pelo celular?

Um dos maiores receios das empresas que adotam o controle de ponto pelo celular é a fiscalização do trabalho. Se um auditor fiscal chegar à sua empresa, você pode se perguntar como os registros de ponto serão avaliados.

Primeiramente, é essencial garantir que o sistema utilizado esteja em conformidade com as normas da CLT e com os requisitos da Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego. O ponto registrado por meio de celular deve ser capaz de fornecer informações claras e detalhadas sobre as jornadas de trabalho, incluindo horas extras, intervalos e ausência de registros. Além disso, é importante que o sistema emita um comprovante de registro para apresentar aos fiscais.

Outro ponto importante é que os dados registrados através do celular devem ser armazenados de maneira que garantam a integridade das informações. O sistema deve ter auditoria incorporada, ou seja, um mecanismo que possibilite a verificação do histórico de alterações e registros. Isso facilita a comprovação de que não houve manipulação de dados durante o processo de registro.

Na visita de um fiscal, é importante ter à disposição relatórios que o sistema gera e que comprovem o cumprimento das normativas trabalhistas. Estes relatórios devem ser claros, objetivos e facilmente acessíveis, o que reduz a possibilidade de questionamentos por parte dos auditores.

Facilidades que o controle de ponto pelo smartphone oferece no fechamento realizado pelo departamento pessoal

O fechamento de folha de pagamento e o acompanhamento da jornada de trabalho são tarefas fundamentais no departamento pessoal de qualquer empresa. O controle de ponto via celular oferece uma série de facilidades para esses processos, tornando-os mais eficientes e menos propensos a erros.

Integração com sistemas de folha de pagamento

A maioria das plataformas de controle de ponto via celular se integra de maneira eficiente com sistemas de folha de pagamento, facilitando a transferência automática dos dados. Isso gera economia de tempo, elimina a necessidade de digitação manual e reduz os riscos de erros.

Acompanhamento de horas extras e compensações

O sistema de controle de ponto via celular pode registrar e classificar automaticamente horas extras, faltas e intervalos, facilitando a contabilização correta e o acompanhamento do banco de horas. Isso é especialmente importante para evitar ações trabalhistas, já que todos os registros ficam armazenados e são facilmente auditáveis.

Relatórios personalizados e análise de dados

Além de gerar relatórios padrão, as plataformas de controle de ponto podem oferecer a personalização desses documentos de acordo com as necessidades da empresa. Isso permite que o departamento pessoal analise dados de forma mais estratégica, detectando irregularidades e tomando decisões mais precisas sobre a jornada de trabalho dos colaboradores.

O controle de ponto pelo celular é legal?

Sim, o controle de ponto pelo celular é legal e regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho, desde que o sistema utilizado esteja em conformidade com as leis vigentes. Além disso, ele traz uma série de vantagens tanto para empresas quanto para empregados, como praticidade, flexibilidade, redução de erros e fraudes, e acesso em tempo real aos dados de jornada.

Se a sua empresa busca otimizar a gestão da jornada de trabalho e modernizar os processos de controle de ponto, a adoção dessa tecnologia é uma excelente escolha. Além de estar dentro da lei, ela facilita o dia a dia da sua equipe e contribui para uma gestão mais eficiente e ágil.

Essa prática é permitida por lei e, além do mais, é recomendada. Afinal, é possível colher vantagens e gerenciar a jornada de trabalho de quem atua em regime híbrido ou mesmo de quem faz home office.

E que tal uma dica de quem já está no mercado de controle de ponto há 62 anos? Então vamos lá! Para que você tenha acesso a todas essas vantagens, esteja 100% de acordo com a lei e ainda contar com segurança, o Fortime é a solução ideal para o seu negócio.

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