Qual a melhor forma de fazer o controle das horas trabalhadas?

É inegável que o controle de horas trabalhadas é uma prática vital para todas as empresas, independentemente do tamanho e do setor. Além de estar diretamente ligado ao cumprimento das leis trabalhistas, como a CLT, a gestão eficiente da jornada de trabalho dos funcionários é fundamental para otimizar a produtividade e reduzir gastos da organização.

Sendo assim,  o controle de horas não é apenas uma opção, mas uma responsabilidade que deve ser cumprida pelo RH ou DP, e muitas vezes até mesmo pelo dono da empresa. Por isso, é essencial adotar uma abordagem que facilite esse processo, tornando-o prático.

Ao longo deste artigo, traremos um direcionamento para que você entenda melhor esse tema. Além disso, temos uma dica para que você realize o controle de horas trabalhadas sem erros, de forma segura e em conformidade com a legislação. Vamos nessa?

O que é o controle de horas trabalhadas?

O controle de horas trabalhadas é um processo em que as empresas acompanham a carga horário de seus colaboradores, de preferência todos os dias ou semanalmente. Nesse processo, os funcionários registram toda a sua jornada de trabalho, ou seja, o horário de entrada, saída e intervalos para o almoço ou jantar.

Como funciona o controle de horas trabalhadas?

O funcionamento do controle de horas trabalhadas envolve o registro, a apuração e o acompanhamento do horário de entrada, saída e pausas dos funcionários, permitindo que a empresa verifique quantas horas seus colaboradores trabalharam por dia.

Além disso, esse controle da jornada permite contabilizar atrasos, faltas e horas extras, que podem resultar em compensações através de pagamento ou pelo banco de horas.

Como vimos, o controle de horas trabalhadas é um processo essencial que permite que as empresas acompanhem a carga horária de cada colaborador, registrando diariamente o tempo efetivamente trabalhado. Esse acompanhamento pode ser feito de forma manual, através de planilhas ou por meio de um sistema de ponto eletrônico.

Dessa forma, as empresas possuem à disposição diversas ferramentas para realizar esse controle, incluindo registradores manuais, mecânicos ou eletrônicos. Essas opções variam em complexidade e eficiência, mas todas têm o mesmo objetivo: garantir um registro preciso da jornada de trabalho dos funcionários. 

Em suma, o controle de horas trabalhadas é uma obrigação legal e oferece insights valiosos para a gestão de pessoas, uma vez que ele ajuda a tomar decisões estratégicas, como a necessidade de horas extras, a contratação de novos colaboradores e a diminuição do absenteísmo.

O que a lei diz sobre o controle de horas trabalhadas?

A legislação trabalhista estabelece que o controle de horas trabalhadas é uma obrigatoriedade para empresas com mais de 20 funcionários, conforme a Lei de Liberdade Econômica, de 2019. Essa exigência, descrita no artigo 74 da CLT, define que as empresas devem acompanhar as jornadas de trabalho de seus colaboradores, garantindo assim o cumprimento da lei.

Antes da alteração da Lei de Liberdade Econômica, essa obrigação se aplicava a estabelecimentos com mais de 10 funcionários. Com a mudança, a obrigatoriedade foi ampliada para incluir apenas aqueles com mais de 20 colaboradores. O que não significa que empresas com um número de empregados inferiores a 20 não necessitam realizar o controle de ponto.

É importante notar que o termo “estabelecimentos” na lei se refere a cada filial da organização. Portanto, se uma empresa possui várias filiais, cada uma delas deve ter o controle de jornada se ultrapassar esse número de funcionários.

Além disso, a legislação permite o registro de ponto por exceção, que consiste em registrar apenas as variações na jornada, como atrasos, horas extras ou faltas. No entanto, a empresa só adotar essa modalidade mediante um acordo individual escrito ou convenção coletiva, e não elimina a necessidade de um controle regular.

Contudo, existem algumas situações em que o controle de jornada não é obrigatório, como para cargos de confiança ou regimes de teletrabalho. Portanto, é fundamental que as empresas estejam atentas às exigências legais para evitar possíveis penalidades e garantir um ambiente de trabalho justo e organizado.

Por que a empresa precisa fazer o controle de horas trabalhadas?

O controle de horas trabalhadas é uma prática essencial que traz benefícios significativos tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Aqui estão algumas razões pelas quais essa rotina é essencial:

• Conformidade legal: a realização do controle de horas assegura que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas, como as estipuladas pela CLT, que define limites para a jornada de trabalho.
• Prevenção de processos trabalhistas: a falta de controle pode levar a erros no pagamento de horas extras, adicional noturno e outras ocorrências, resultando em ações judiciais que podem gerar custos significativos para a empresa e afetar sua reputação.
• Coibição de práticas negativas: um sistema de controle eficaz ajuda a evitar atrasos e absenteísmo, identificando comportamentos inadequados. Isso é especialmente importante em empresas maiores, onde a supervisão direta pode ser mais difícil.
• Motivação dos colaboradores: a transparência que controle de horas proporciona pode aumentar a motivação dos trabalhadores. Eles se sentirão mais seguros em relação ao pagamento de suas horas trabalhadas, o que pode melhorar o clima organizacional.
• Mensuração da produtividade: o controle da carga horária permite que gestores analisem a produtividade dos colaboradores. Essa análise não só identifica áreas que precisam de melhorias, mas também permite ajustes para alcançar metas e otimizar processos.
• Redução de custos com horas extras: ao monitorar as horas trabalhadas, a empresa pode identificar quando as horas extras estão se tornando excessivas e investigar as causas, como baixa produtividade ou sobrecarga de trabalho. Isso ajuda a evitar gastos desnecessários.
• Transparência e segurança: um bom sistema de controle de horas promove segurança no registro e no armazenamento dos dados, o que evita mal-entendidos sobre salários e descontos.
• Tomada de decisões estratégicas: a análise dos dados de controle de horas pode embasar decisões estratégicas, como a necessidade de contratação de novos colaboradores para evitar sobrecargas e melhorar a eficiência operacional.

Quais são as penalidades para a empresa que não realiza o controle de horas trabalhadas?

O não cumprimento das obrigações relacionadas ao controle de horas trabalhadas pode acarretar sérias penalidades para as empresas, tais como multas, processos judiciais e prejuízos na reputação.

Sendo assim, as empresas que não realizam o controle de horas ficam sujeitas a multas durante fiscalizações do Ministério do Trabalho. A ausência desse registro é uma infração grave e pode resultar em penalidades financeiras elevadas, cujos valores variam conforme o porte da empresa e o número de funcionários.

Além disso, as empresas podem ser penalizadas com multas em relação às horas extras em excesso. Segundo a CLT, o limite para horas extras é de duas horas por dia, e a falta de um controle eficaz pode levar a erros nesse cálculo.

Com isso, sem o registro adequado das jornadas de trabalho, a empresa não consegue demonstrar que está agindo dentro da lei. Isso pode ser prejudicial em uma fiscalização ou em um processo trabalhista, tornando difícil se defender contra alegações de irregularidades.

Além dos impactos financeiros, a reputação da organização pode ser afetada. Empresas que enfrentam problemas legais devido à falta de controle de horas podem perder a confiança de seus colaboradores e do mercado.

Diante de todas essas penalidades, fica claro que a implementação de um sistema de controle de horas trabalhadas não é apenas uma questão de conformidade legal, mas uma necessidade estratégica para proteger a empresa de riscos financeiros e jurídicos.

Qual a melhor maneira de fazer o controle de horas trabalhadas?

Como vimos, o controle de horas trabalhadas é um processo fundamental para a empresa. A lei específica que essa gestão pode ser realizada de forma manual, mecânica ou eletrônica. Contudo, utilizar meios manuais pode acarretar erros e fraudes, ocasionando prejuízos à empresa. Por isso, a melhora maneira de realizar o controle de horas é utilizando a tecnologia a seu favor, ou seja, um sistema de ponto.

O controle de ponto eletrônico revolucionou o registro de jornada, oferecendo soluções modernas que facilitam tanto para o RH/DP quanto para os colaboradores.

Uma das principais vantagens do controle eletrônico é a automação do processo. Isso elimina a necessidade de criar planilhas e inserir informações manualmente, poupando tempo e minimizando a possibilidade de erros e fraudes. Com um sistema automatizado, as informações são registradas de forma precisa, o que garante uma análise precisa das horas trabalhadas e um cálculo da remuneração correto.

Qual é o melhor sistema de ponto para o controle de horas trabalhadas?

Dessa forma, sistemas como o Fortime, utilizam o melhor da tecnologia, como geolocalização, biometria e até reconhecimento facial, permitindo que seus funcionários registrem o ponto de forma simples e segura. Esse aplicativo é muito útil para quem trabalha de formar remota, home office ou externamente.

Além disso, o Fortime garante a conformidade com as leis trabalhistas, seguindo rigorosamente o que estabelece a Portaria 671 do MTE. Isso significa que a empresa está protegida contra possíveis multas e processos, estabelecendo um ambiente de maior transparência e confiança entre empregador e colaborador.

Outro aspecto positivo é que o sistema permite que tanto colaboradores quanto a gestão acessem o histórico de registros a qualquer momento. Ao final do mês, a coleta da assinatura eletrônica valida a folha de ponto, assegurando sua conformidade legal, e os dados podem ser facilmente exportados para o cálculo da folha de pagamentos. E isso tudo pode ser de maneira prática pelo aplicativo.

Ou seja, com o Fortime, você não apenas cumpre a legislação, mas também fortalece a relação com a sua equipe.

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A gestão eficiente do tempo é um aspecto crucial para o sucesso de qualquer empresa. A planilha de controle de horas trabalhadas surge como uma solução prática, especialmente para negócios menores ou aqueles que estão começando a experimentar ferramentas digitais. Essa ferramenta permite o registro das entradas e saídas dos colaboradores, além de facilitar o cálculo das horas trabalhadas.

Entretanto, essa abordagem atende empresas com um número pequeno de funcionários. À medida que a equipe cresce ou quando há a necessidade de funcionalidades mais sofisticadas—como garantir a conformidade legal ou integrar sistemas inovadores—o uso de planilhas se torna desatualizado.

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