Você está familiarizado com o conceito de certificado digital e sua utilidade para o Departamento Pessoal?
Esse recurso está acompanhando a crescente evolução da digitalização e, ao mesmo tempo, garante a segurança dos dados, eliminando a necessidade de pilhas de papéis.
O certificado digital é uma identidade virtual que contém dados da empresa e possibilita que seus funcionários assinem documentos com validade jurídica. E ela pode facilitar bastante toda a empresa, principalmente o DP.
Continue a leitura deste conteúdo e saiba mais sobre essa tecnologia, como implementá-la adequadamente no ambiente de trabalho e outras informações importantes.
Sumário
O que é certificado digital?
O certificado digital é um tipo de arquivo eletrônico que contém informações sobre a identidade de uma pessoa ou empresa, tendo como principal finalidade a autenticação de dados compartilhados na esfera digital.
Sendo assim, esse tipo de documento é frequentemente utilizado em operações eletrônicas que requerem segurança, tais como compras online, autenticação em serviços governamentais, acesso a sistemas empresariais de informação e assinatura digital de documentos.
A emissão do certificado é realizada por uma autoridade de certificação (AC), a qual tem a responsabilidade de verificar a identidade da parte que o solicita.
Dessa forma, o certificado digital é uma maneira de garantir a veracidade, segurança, agilidade e integridade das informações transmitidas de forma eletrônica. Sendo assim, ambas as partes são protegidas contra fraudes e roubo de identidade, por exemplo.
Para que serve?
Como vimos, o certificado digital é um tipo de identidade que garante a autenticidade de documentos e assegura a privacidade dos envolvidos em transações online.
Ele é amplamente utilizado em diversas situações do dia a dia, inclusive dentro de empresas, como por exemplo:
- Assinatura de documentos, como contratos e papéis oficiais, de forma totalmente online e com validade legal;
- Envio de declarações ao governo, como o eSocial e emissão de notas fiscais;
- Realização de transações bancárias;
- Emissão de documentos oficiais;
- Assinatura de procurações eletrônicas, entre outros.
O certificado digital é uma solução importante para que os documentos e as transações online sejam feitas de forma ágil e segura. Vale ressaltar, que a sua utilização dependerá das suas necessidades específicas.
Tipos de certificado digital
Existem 12 tipos de certificados digitais disponíveis, que são agrupados em 5 categorias distintas:
- Certificado tipo A: utilizado para assinatura digital;
- Certificado tipo S e T: certificados de sigilo, que servem para proteger informações onde só pessoas autorizadas possuem acesso;
- Certificado tipo A CF-e-SAT: criado para equipamentos do Sistema de Autenticação e Transmissão do Cupom Fiscal Eletrônico SAT-CF-e;
- Certificado tipo OM-BR: direcionado especialmente para equipamentos metrológicos.
Com a variedade de opções, é comum surgir a dúvida sobre qual tipo de certificado digital seria mais adequado para a empresa. Para atividades do Departamento Pessoal, as opções mais indicadas são os tipos A1 e A3, que apresentam as seguintes características:
Certificado digital A1
O certificado digital A1 é instalado diretamente no computador do usuário e utiliza duas chaves criptográficas (pública e privada) para autenticar transações.
Algumas características incluem: a possibilidade de utilizá-lo em diversos computadores simultaneamente, a capacidade de importação através de softwares para emissão de notas fiscais, suporte para backup, não depender de recursos externos para a assinatura de documentos e não precisar de um equipamento para a leitura de cartões.
Além disso, ele possui a validade de um ano.
Certificado digital A3
Já o certificado digital A3 é armazenado em um dispositivo físico, como um cartão ou um pen drive. Este tipo de certificado tem maior segurança, pois não pode ser copiado, é facilmente transportável e tem uma validade maior em comparação ao certificado A1, que é de cinco anos.
Por exemplo, na rotina do DP, é essencial a assinatura da folha de ponto pelo colaborador, certo? Com o certificado digital esse processo se torna prático e seguro.
Como funciona um certificado digital?
Antes da era digital, a assinatura física servia para validar documentos. Contudo, com a crescente necessidade de troca de informações online, surgiu a necessidade de uma forma de garantir a segurança e a autenticidade dos documentos digitais.
O certificado digital é uma solução prática que se utiliza da criptografia assimétrica para autenticar transações eletrônicas. Nesse processo, o proprietário mantém em sigilo a chave privada, compartilhando apenas a chave pública com as partes que precisam verificar sua identidade.
Ao iniciar uma transferência online, a chave pública é usada para criptografar os dados, que somente poderá ser decodificada com a chave privada correspondente.
Dessa forma, garante-se que apenas o dono do certificado possa acessar a informação transmitida, proporcionando segurança e autenticidade à transação.
Esses processos criptográficos permitem que empresas e organizações governamentais compartilhem informações importantes de forma segura.
Quem precisa de um certificado digital?
Atualmente, essa tecnologia é amplamente acessível e pode ser utilizada por pessoas físicas, empresas e organizações governamentais.
Cada vez mais empresas de diferentes segmentos estão percebendo a necessidade da emissão de um certificado digital devido ao uso da Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Além disso, empresas registradas nos regimes tributários de lucro real ou presumido também precisam do certificado.
É importante destacar que empresas que não possuem o certificado digital podem enfrentar dificuldades para entregar suas declarações.
Dessa forma, com a crescente digitalização dos processos de RH e DP, é essencial que as empresas possuam a capacidade de trocar documentos digitalmente e garantir sua veracidade para estar respaldada perante a justiça.
Para que serve o certificado digital no DP?
O DP e RH devem entender o que é o certificado digital para que possam aumentar a produtividade de seus setores ao digitalizar diversos processos, como a assinatura em contratações e outras obrigações acessórias.
A utilização desse método é essencial para digitalizar o processo de admissão de colaboradores, permitindo que todo o processo ocorra remotamente.
Além disso, o uso do certificado digital no DP é importante para a entrega das obrigações acessórias junto ao governo, especialmente no que diz respeito ao pagamento de tributos e outras questões relacionadas aos trabalhadores contratados em regime CLT.
A assinatura eletrônica da folha de ponto dos colaboradores em home office também é uma questão que pode ser resolvida com segurança jurídica e agilidade através do certificado digital.
Qual a diferença entre certificado digital e assinatura digital?
O certificado digital e assinatura digital são duas tecnologias distintas, mas que se complementam.
Um certificado digital funciona como um documento eletrônico que permite a realização de processos de forma remota, como autenticação e atualização em sistemas de governo, compras online e preenchimento de prontuários eletrônicos.
Por outro lado, a assinatura digital é uma técnica criptográfica que vincula os dados do certificado digital ao documento eletrônico para autenticá-lo. Para assinar um documento eletrônico, é necessário usar a chave privada do remetente, enquanto a chave pública correspondente realiza a verificação da assinatura.
Como obter um certificado digital?
Obter um certificado digital é um processo que pode variar dependendo da entidade responsável e do propósito. Há várias empresas que lidam com sistemas governamentais e outras que se concentram em verificação de crédito e instituições bancárias.
Veja algumas dicas:
- O primeiro passo é escolher uma das Autoridades Certificadoras (ACs) subordinadas à ICP-Brasil, que é a instituição responsável pela regulamentação de certificados digitais no país.
- Depois de escolher a AC, você deverá selecionar o certificado mais adequado para a sua necessidade. Se você tem uma pequena empresa e precisa emitir nota fiscal, pode escolher a NF-e, e-CNPJ ou e-Simples.
- Em seguida, você terá que entregar alguns documentos pessoais ou da empresa à certificadora. Para empreendedores, são necessários alguns documentos como:
- documento contratuais da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário);
- alteração contratual (se houver);
- documentos da diretoria vigente (quando aplicável);
- documentos dos representantes legais (RG e CPF);
- cartão do CNPJ impresso;
- dependendo da natureza da empresa, será necessário outros documentos como estatuto social, Certificado do MEI e ato constitutivo.
- Após a apresentação dos documentos, é necessário uma validação presencial no posto de atendimento da certificadora, agendando uma data para essa visita. Na validação presencial, você terá que fazer um cadastro biométrico e assinar alguns termos.Esse processo é essencial para garantir a autenticidade do documento e evitar fraudes.
- Após a validação, ele estará disponível em algumas horas ou dias, dependendo do tipo e da empresa.Já no caso do certificado digital A1, você receberá um link no seu e-mail para baixar o arquivo.
Se for um tipo A3 com dispositivo físico, você poderá retirar o hardware no local da validação. É importante lembrar que apenas pessoas físicas podem renovar o certificado pela internet.
Conclusão
Por fim, como vimos, na rotina do DP, algumas obrigações governamentais necessitam de um certificado digital, o que torna esse processo mais prático e seguro.
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