Carteira de trabalho digital: o que o RH e DP precisam saber

Com lançamento datado em 2019, a carteira de trabalho digital facilita não apenas a vida dos colaboradores, que podem visualizar de forma prática e rápida suas experiências trabalhistas.

Em sua versão digital, a carteira de trabalho facilita também a rotina da empresa empregadora, que administra de forma mais eficaz e otimizada a jornada dos funcionários, por não precisar recolher o documento físico.

Uma notícia oficial do governo de outubro de 2022, mostra que desde seu lançamento, a carteira de trabalho digital já ultrapassou 1 bilhão de acessos!

No post de hoje, vamos te mostrar tudo o que você precisa saber sobre a carteira de trabalho digital, que mesmo com 4 anos de existência ainda gera dúvidas em empresas e colaboradores. Acompanhe com a gente!

Sumário

O que é a carteira de trabalho digital?

A carteira de trabalho digital é a versão online do documento físico que já conhecemos, onde a empresa empregadora e os colaboradores têm acesso completo às suas informações.

Essencial para fins trabalhistas e previdenciários, nesse documento é possível encontrar todos os registros de relações de trabalho, além de servir como garantia que a pessoa contratada em regime CLT terá todos os direitos trabalhistas previstos pela lei.

Assim como a carteira de trabalho física, a versão digital reúne diversas informações do trabalhador, tais como:

Cargo exercido
Contratos assinados de todas as empresas onde o colaborador trabalhou
Data de admissão e saída da empresa
Informações sobre benefícios
Férias
PIS/PASEP
Salário
Informações sobre seguro-desemprego
Informações sobre jornada de trabalho

É obrigatório que ela seja preenchida a cada nova relação de trabalho, mesmo em casos de serviços temporários e terceirizados.

A versão digital da carteira é emitida independentemente de solicitação, mas sim de forma automática para todos que possuam inscrição no Cadastro das Pessoas Físicas (CPF).

Breve história e curiosidades sobre a CTPS

Você sabia que “carteira profissional” foi o primeiro nome dado ao documento que, hoje, conhecemos como carteira de trabalho?

Em 1932, o então presidente do Brasil, Getúlio Vargas, através do decreto nº 21.175, de 21 de março de 1932, criou a CTPS pela necessidade de regulamentar a vida dos trabalhadores urbanos.

Na época, o Brasil começava a se fortalecer em atividades industriais. Antes disso, existia apenas a chamada Carteira de Trabalhador Agrícola.

Com a criação da chamada carteira profissional, tornou-se mais fácil garantir os direitos trabalhistas dos colaboradores do comércio e indústria.

No decreto-lei nº 926, de 10 de outubro de 1969, o nome foi alterado para Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), ou simplesmente carteira de trabalho, como é mais comum falarmos.

A CTPS foi uma melhoria no processo de unificação dos documentos de todos os trabalhadores. A partir de 1969, assim como a carteira profissional do trabalhador rural, a carteira profissional e a carteira de trabalho do menor foram extinguidas.

Somente através da carteira de trabalho é que os trabalhadores têm garantia de direitos trabalhistas essenciais como benefícios previdenciários, FGTS e seguro desemprego.

Como assinar a carteira de trabalho digital

Como mencionamos anteriormente, a versão digital da carteira de trabalho é criada de forma automática para toda pessoa física portadora de CPF.

Para ter acesso, é possível instalar o aplicativo pelo celular android ou iOS. É possível, ainda, acessar pelo site oficial do governo com uma conta pessoal gov.br.

Ao contrário da carteira em seu formato físico, a carteira de trabalho digital não tem assinatura da empresa empregadora da mesma maneira que conhecemos.

Na versão digital é preciso apenas que o colaborador informe seu CPF para que o empregador possa cadastrar seus dados. Desde que o funcionário já tenha habilitado seu cadastro no site do governo, a empresa empregadora consegue registrá-lo facilmente.

Dessa forma, todos os dados vinculados ao site do Governo Federal serão registrados de forma automática na CTPS digital.

Por fim, a assinatura tradicional da carteira de trabalho que conhecíamos, agora é feita pela empresa assim que a admissão de um colaborador é lançada no portal eSocial. A assinatura física da CTPS passa a ser, assim, desnecessária.

Por que a carteira de trabalho passou a ser digital?

A partir da sanção da Lei de Liberdade Econômica, de 2019, a versão digital da CTPS passou a valer como alternativa à versão física.

Essa lei teve como motivação desburocratizar determinados processos de contratação e demissão de funcionários, além de trazer mais liberdade às empresas.

Num mundo cada vez mais digital, é mais prático digitalizar os documentos, pois isso facilita os processos e agiliza o acesso às informações relacionadas ao trabalho.

O problema mais comum da CTPS impressa, para as empresas, é precisar solicitar a carteira a todo momento em que uma nova informação ou anotação sobre o funcionário precisa ser anotada.

Para os colaboradores, o problema mais comum da versão impressa da carteira de trabalho é o de informações não integradas, notável na versão digital do documento. Antes era preciso que os colaboradores fossem na empresa para recuperar os registros da carteira, enquanto atualmente está tudo disponibilizado de forma online pelo aplicativo/site.

Principais mudanças na carteira de trabalho digital

Embora tenham a mesma serventia, há algumas pequenas diferenças entre a carteira de trabalho impressa e a carteira de trabalho digital. Acompanhe com a gente:

Ao contrário da versão em papel, a CTPS digital não tem a área destinada a anotações. Na versão digital, todos os dados são informados através do portal eSocial;
Antes da criação da carteira de trabalho digital e seu respectivo aplicativo, era obrigatório que o funcionário contratado levasse a versão impressa para o empregador. Agora isso não é mais obrigatório, sendo necessário apenas que o colaborador informe o número do CPF no momento em que ele for admitido na nova empresa. E assim então a carteira já estará assinada;
Ao contrário da carteira física, a digital não tem numeração específica, sendo possível que a empresa faça todas as transações utilizando somente o CPF do funcionário;
Antes da versão digital, um problema comum da CTPS impressa era não haver espaço para novos registros trabalhistas ou anotações quando o espaço disponível estava esgotado, sendo preciso então solicitar uma nova via para a pessoa física. O mesmo acontecia caso a pessoa perdesse ou estragasse o documento.

Vantagens da carteira de trabalho digital para o trabalhador e para a empresa

Confira as principais vantagens de utilizar a carteira de trabalho digital:

Vantagens para a empresa

Não é mais necessário fazer anotações nem preencher a carteira digital, pois as informações lançadas no eSocial são sincronizadas migradas automaticamente;
Aplicativo integrado com diversos órgãos oficiais do Governo Federal, como PIS, eSocial e CAGED;
Menos riscos de erros e fraudes: mais fácil identificar caso haja alguma inconsistência ou informações falsas.

Vantagens para o trabalhador

Primeira vez que solicita o documento? Solicitação feita de forma mais rápida, economizando tempo em agências de atendimento, por ser tudo feito de forma online;
Acesso às informações trabalhistas de forma mais ágil e prática;
Evita a falta de espaço para anotações e novas admissões;
Mais segurança e menos dor de cabeça, uma vez que as informações são atualizadas de forma mais rápida e com frequência;
Evita perda e deterioração da CTPS e, consequentemente, não é necessário solicitar uma nova via.

Como vimos, a carteira de trabalho digital chegou para facilitar a vida da empresa empregadora, assim como também facilita para o colaborador.

Sua utilização é vantajosa para todos, justamente por ser um documento menos burocrático que a sua versão impressa

Com o constante avanço da tecnologia, é importante que possamos ficar atentos às novidades que estão surgindo, pois elas têm o objetivo de facilitar os processos de acesso a quaisquer informações relacionadas ao trabalho.