Carteira de Trabalho Digital: o que muda para a empresa e colaborador

A tecnologia é algo cada vez mais presente na rotina dos profissionais responsáveis pela gestão de pessoas das empresas. Há algum tempo, tivemos a chegada do eSocial, que transformou a forma de entregar informações de colaboradores ao governo. Tornando, assim, possível o uso da carteira de trabalho digital.

No entanto, esse documento ainda é um mistério para muitos trabalhadores e para os responsáveis por lidar com os seus dados nas empresas. Ao longo deste conteúdo você entenderá o que é a carteira de trabalho digital. E como, dessa forma, ela impacta a rotina das empresas e dos colaboradores.

O que é a carteira de trabalho digital?

A forma mais simples de responder a essa pergunta é dizendo que a carteira de trabalho digital é o documento eletrônico equivalente à carteira de trabalho emitida em papel. Assim como a versão impressa, serve como a principal fonte de dados dos trabalhadores. E, ainda, como base para registro de contratos empregatícios.

A possibilidade de emissão do documento eletrônico não é nova. Trabalhadores conseguem emitir a carteira de trabalho digital desde 2017, por meio do aplicativo oficial.

Entretanto, somente a partir de 24 de setembro de 2019 é que a versão digital passou a substituir oficialmente a versão impressa.

A carteira de trabalho digital pode ser acessada e solicitada por meio do aplicativo oficial. Nesse App, o trabalhador e o empregador encontram todos os dados presentes na versão impressa da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Entre essas informações, destacam-se os dados pessoais de cada pessoa. E, além disso, os dados de contratos profissionais formais já vinculados ao seu documento de trabalho. É importante lembrar que o sistema conta com protocolos de segurança e o aplicativo está presente nas principais lojas digitais para download gratuito.

A carteira de trabalho digital tem como identificação única o registro de Cadastro de Pessoa Física (CPF) de cada indivíduo. Apesar disso, esse documento não é aceito como identificação civil. Ele é válido apenas para situações envolvendo contratos empregatícios de acordo com a CLT.

O que muda para a empresa?

Agora que o conceito da carteira de trabalho digital ficou claro, precisamos falar sobre como ela impacta a rotina das empresas. Esse documento foi pensado para otimizar o tempo dos 3 envolvidos nesse processo: empresas, empregador e governo.

eSocial

Para as empresas, a intenção da Secretaria de Trabalho do Ministério da Economia é reduzir custos e burocracias no processo de identificação. E, mais além, do registro e atualização de dados dos colaboradores.

Essa facilidade se deve ao fato da integração entre eSocial e a carteira de trabalho digital. Empresas que já utilizam esse sistema não precisam mais fazer os registros no documento físico do trabalhador.

Portanto, a principal mudança para a rotina dos profissionais responsáveis pelo departamento pessoal da empresa é em relação à assinatura da carteira e lançamento de dados dos novos colaboradores relacionados. Bem como dos profissionais que já atuam na organização.

Na prática, ao contratar um novo profissional, a empresa deve registrar a nova contratação por meio do eSocial. Antes mesmo de o trabalhador começar na empresa, é possível lançar os dados da admissão usando o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador).

No caso da falta de informações suficientes sobre o trabalhador, é possível utilizar o evento S-2190 (Admissão Preliminar). Esse processo permite o envio de dados simplificados, mas não descarta a necessidade do evento S-2200.

Modificações das anotações

Outra mudança para o Departamento Pessoal e o RH está relacionada às anotações, uma vez que a pretensão é que CTPS física seja substituída de vez pela digital. Sendo assim, o registro de novas informações dos funcionários na carteia de trabalho se torna um processo menos burocrático.

Contudo, o RH e Departamento Pessoal precisa se atentar a alguns eventos, tais como mudança de carfo, salário e férias. Isso porque eles não irão aparecer de forma automática na carteira de trabalho digital, já que o prazo para registras essas informações no eSocial é de 15 dias após o evento.

A carteira de trabalho física vai acabar?

A Carteira de trabalho física deixou de ser emitida em setembro de 2019, porém os profissionais de RH e Departamento Pessoal precisam ficar de olho aos casos excepcionais que ainda estão na CTPS física, tais como consultas às anotações referentes aos trabalhos anteriores do colaborador e registros por empresas que ainda não são obrigadas ao eSocial.

O que muda para o colaborador?

A principal mudança para o colaborador é a exclusão da necessidade de apresentar a Carteira de Trabalho e Previdência Social no momento do ingresso em uma nova empresa. Nessas situações, é necessário apenas informar o CPF para que os dados sejam acessados no sistema.

Uma vantagem do processo digital é a possibilidade de acompanhamento de todos os lançamentos realizados pela fonte empregadora. Tudo isso diretamente no aplicativo (CTPS Digital) ou pelo site www.gov.br/trabalho.

Outra mudança relevante é que o número de série da CTPS física não é o mesmo da versão digital, uma vez que a carteira de trabalho digital o que vale é apenas o CPF do colaborador.

Por último, é importante lembrar que a carteira de trabalho impressa continua sendo válida. Inclusive, há uma recomendação para que, mesmo após a migração para o documento digital, o trabalhador a guarde para eventual necessidade de comprovação ou conferência de dados.

Qual o papel do RH em relação à CTPS digital?

Além dos processos habituais em relação ao eSocial e demais anotações na carteira de trabalho digital, tanto o RH quanto o DP da empresa precisam ter amplo conhecimento sobre o app e como funciona todo o procedimento.

Assim, caso algum colaborador tenha alguma dúvida, esses dois setores estarão aptos para ajudá-lo em qualquer questão. Para isso, O RH e o Departamento Pessoa precisa manter uma boa comunicação interna e programar ações para informar adequadamente os funcionários sobre o uso da CTPS digital.

Além disso, uma orientação muito importante é em relação à carteira de trabalho física. Os colaboradores que ainda possuem a CTPS impressa, precisa guardá-la e que isso não os impedem de obterem a versão digital.

Agora que os principais detalhes sobre a carteira de trabalho digital estão esclarecidos, que tal continuar sua leitura sobre um outro tema? Leia este conteúdo sobre as horas efetivas de trabalho e veja como funciona.