Qual o impacto da biometria no controle de ponto?

Estamos cada vez mais imersos em inovações tecnológicas que transformam a rotina e impactam diversos processos sociais. Nesse contexto, é praticamente impossível encontrar alguém que não conheça algumas dessas tecnologias, e uma delas é a biometria.

Hoje em dia, esse método é amplamente utilizado em várias atividades cotidianas, como no cadastramento de eleitores ou na identificação de pessoas. Contudo, você sabia que a biometria também pode ser usada no controle de ponto? E é isso que iremos abordar neste conteúdo. Fique até o final e veja o papel fundamentar dessa ferramenta para o seu negócio. Vamos nessa?

O que é biometria?

A biometria é a tecnologia que utiliza características físicas ou comportamentais exclusivas e únicas de uma pessoa com o intuito de identificá-la. Com essa definição, a biometria tem sido muito utilizada no âmbito da segurança, seja no controle de acesso de indivíduos quanto na identificação de pessoal ou da informação. Além disso, vários locais podem se beneficial com o uso da biometria, como residências e empresas.

No contexto empresarial, a biometria permite a identificação de funcionários, além de proporcionar um meio de registro de ponto digitalizado. É isso mesmo, hoje conseguimos utilizar essa tecnologia até no registro de ponto. E é o que veremos no decorrer deste conteúdo.

Quais são os tipos de biometria no ambiente corporativo?

Com o avanço da tecnologia, vários tipos de biometria surgiram, com funcionalidades e forma de uso diferente. Vale destacar que cada uma possui suas próprias características, e a utilização irá depender das necessidades da empresa.  A seguir, destacamos os principais métodos que você pode aplicar aí no seu negócio:

• Impressão digital: é a biometria mais comum e consiste no reconhecimento da digital do dedo da pessoa;

• Reconhecimento facial: é uma tecnologia que está crescendo no mundo digital e seu funcionamento resume na captura da face do indivíduo para a autenticação.

• Reconhecimento de íris: embora seja o tipo de biometria mais caro, o reconhecimento da íris possui um nível de confiança altíssimo, já que a íris é uma característica única e imutável ao longo da vida de uma pessoa.

Qual a relação entre biometria e o controle de ponto?

Como já adiantei, você pode encontrar a biometria em vários sistemas de registro de ponto, seja o relógio de ponto ou aplicativo. A utilização de biometria no controle de ponto visa aumentar a segurança e a precisão no registro de jornada.

Antigamente, o controle de ponto era feito de forma manual ou com o uso cartões, onde os funcionários anotavam a hora da entrada e saída. Contudo, esses métodos não oferecem nenhuma segurança contra fraudes, e práticas, como o “ponto amigo” eram comuns e dificultava a legibilidade das marcações.

No entanto, a biometria resolve esse problema ao garantir que apenas o funcionário possa registrar seus horários.

Dessa forma, um controle de ponto que possui sistema biométrico elimina esses tipos de problemas, tornando o processo mais eficiente e seguro. Além disso, essa tecnologia é difícil, ou quase impossível, de falsificar, o que proporciona um controle da jornada de trabalho mais rigoroso.

O que a lei diz sobre a biometria no controle de ponto?

De acordo com o artigo 74 da CLT, o controle de ponto é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. Entretanto, a lei não especifica como o ponto deve ser registrado, permitindo que as empresas escolham entre métodos manuais, mecânicos ou eletrônicos.

No entanto, a Portaria 671/2021, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), trouxe atualizações importantes sobre o controle de ponto, incluindo as formas de registro de ponto. Dessa forma, de acordo com a Portaria 671, existem 3 tipos de registradores:

• REP-C (Registrador Eletrônico Convencional);

• REP-A (Registrador Eletrônico Alternativo);

• REP-P (Registrador Eletrônico por Programa).

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Sendo assim, essa portaria, que unificou as portarias 373 e 1510, regulamenta e separa em categorias as formas de registro de jornada, incluindo o uso de dispositivos eletrônicos como o relógio de ponto e sistemas para registro e tratamento do ponto, permitindo o uso de tecnologia como a biometria.

A relação entre a LGPD e o controle de ponto biométrico

O uso de biometria no controle de ponto também tem relação com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso porque essa lei é responsável por regulamentar e proteger informações de pessoas físicas. Sendo assim, a coleta e o tratamento de dados sensíveis, como as características biométricas dos funcionários, precisam estar de acordo com as normas de privacidade da LGPS.

Isso implica em garantir o consentimento dos empregados na hora de coletar, utilizar e armazenar suas informações biométricas de forma segura.

Como a biometria contribui para aumentar a segurança e a precisão dos registros de ponto?

A biometria no controle de ponto melhora a segurança e a precisão ao usar características físicas únicas e intrasferíveis do indivíduo. Sendo assim, o sistema de ponto eletrônico biométrico realiza a autentificação do colaborador com base em sua impressão digital ou reconhecimento facial, garantindo que não haja substituições fraudulentas.

A implementação da biometria elimina a possibilidade de fraudes como o “ponto amigo”, já que o sistema verifica a identidade do colaborador de forma precisa antes de registrar sua entrada ou saída. Essa segurança adicional é essencial para evitar problemas trabalhistas, como pagamento incorreto de horas extras ou questionamentos sobre a jornada de trabalho.

Como o relógio de ponto biométrico funciona?

O relógio de ponto biométrico funciona da seguinte forma: ele captura características físicas de uma pessoa, como a impressão digital ou o reconhecimento facial. Sendo assim, quando o funcionário chega à empresa, ele coloca o dedo no sensor do relógio ou posiciona o rosto diante do dispositivo de reconhecimento facial. O sistema então compara esses dados com as informações já cadastradas e, se houver correspondência, o ponto é registrado.

Essa tecnologia elimina os erros comuns de registros manuais e melhora a precisão dos dados, permitindo que a empresa tenha um controle mais preciso da jornada de trabalho.

Como funciona o ponto eletrônico biométrico pelo celular?

Uma das inovações mais recentes é o ponto eletrônico biométrico via celular. Neste modelo, a biometria pode ser feita por reconhecimento facial diretamente pelo smartphone e, em alguns casos, com as digitais. O colaborador registra seu ponto usando a câmera do celular, que captura a imagem de seu rosto. Se a foto for inconsistente ou houver alguma discrepância, o sistema notifica a empresa para uma verificação manual.

Além disso, a geolocalização pode ser integrada ao sistema, permitindo que a empresa saiba exatamente onde o ponto foi registrado, agregando ainda mais segurança e controle ao processo.

Quais são as vantagens do uso da biometria no controle de ponto para a empresa?

A praticidade do ponto eletrônico biométrico é inegável para a rotina de diversas empresas. Contudo, esse não é o único benefício de contar com esse método de controle de ponto. Confira a seguir outras vantagens do uso do ponto digital biométrico.

Redução de erros e fraudes

Antes dos sistemas biométricos, as empresas utilizam (e ainda usam) métodos tradicionais e arcaicos de controle de ponto, como o livro de ponto e os cartões magnéticos ou impressos. No entanto, esses métodos não possuem nenhuma segurança. Sendo assim, a empresa e os funcionários ficam em uma posição vulnerável em relação à segurança jurídica.

A facilidade de fraudes nos os registros com os métodos antigos — seja rasurando os registros manuais ou permitindo que terceiros marquem o ponto no lugar de outros funcionários — fez com que a biometria se tornasse cada vez mais necessária. Um sistema de ponto biométrico, seja o relógio ou aplicativo, impede que uma pessoa registre o ponto de outra, proporcionando segurança no controle das entradas e saídas dos colaboradores.

Essa vantagem representa um grande avanço para as empresas, garantindo maior confiabilidade das informações. Além disso, os registros no sistema são automaticamente atualizados, o que elimina qualquer dúvida que os funcionários possam ter sobre a gestão das horas, promovendo maior transparência.

Privacidade e proteção de dados

A biometria, ao utilizar dados únicos de cada colaborador, exige que as empresas adotem medidas rigorosas de segurança e conformidade com as leis de privacidade, como a LGPD, que já citamos neste artigo. A implementação de sistemas biométricos garante que as informações pessoais sejam protegidas e armazenadas de maneira segura, o que reduz o risco de vazamento ou uso indevido dos dados.

Transparência no controle da jornada

Um dos maiores pontos de atrito dentro das empresas costuma ser a falta de transparência no controle de jornada dos colaboradores. Com os sistemas tradicionais, tanto a gestão quanto o colaborador tinham uma visão limitada sobre o banco de horas e as horas extras.

Com o controle de ponto biométrico, a situação muda. Ele proporciona uma transparência que permite que os empregados tenham acesso fácil e rápido aos seus registros, sem necessidade de consultar o RH ou DP constantemente. Isso também contribui para otimização do tempo desses setores, que não precisam interromper suas demandas para consultas no livro de ponto.

Além disso, essa transparência facilita a tomada de decisões estratégicas por parte da gestão e melhora a relação de confiança entre a empresa e seus funcionários.

Evita problemas financeiros e jurídicos

A utilização do ponto digital biométrico também previne problemas financeiros e jurídicos, uma vez que elimina as fraudes (como já vimos anteriormente) e falhas no controle de ponto. Não é surpresa para ninguém que os erros no registro da jornada de trabalho podem resultar em cálculos errados de horas extras, compensações e até no salário do empregado, o que, por sua vez, pode levar a ações trabalhistas movidas por ex-funcionários.

Esses erros são uma das principais causas de disputas jurídicas, e a empresa pode ser responsabilizada por não ter provas claras e confiáveis dos registros de jornada. Com a biometria, os dados são registrados de maneira automática, segura e imutável, o que facilita a defesa da empresa nesses processos e protege contra penalidades financeiras.

Quais são os desafios de utilizar a tecnologia da biometria no controle de ponto?

Embora a biometria traga muitos benefícios, como bem vimos acima, sua implementação também pode apresentar desafios. E o primeiro que gostaria de mencionar é a adaptabilidade dos seus funcionários. Isso acontece porque a maioria das pessoas tem resistência à mudança, além disso, empregados mais experientes podem ter dificuldades com a tecnologia. Por isso, é necessário treinar os colaboradores para que saibam como usar o novo sistema e entender como ele funciona.

Outro desafio muito comum é o custo inicial na implementação de sistemas biométricos, principalmente os relógios de ponto que possuem reconhecimento facial.

Como já vimos, a coleta de dados biométricos deve ser feita de acordo com a LGPD, o que exige a implementação de medidas de segurança e a obtenção do consentimento explícito dos colaboradores, o que também pode se tornar um desafio se a empresa não estiver preparada.

Como a biometria pode impactar o RH e o DP da empresa?

A implementação de biometria no controle de ponto tem um impacto direto no tanto no RH quanto no DP. Ao eliminar erros e fraudes, esses setores podem focar em tarefas mais estratégicas, como a gestão de desempenho e o desenvolvimento de colaboradores.

Além disso, a automação do processo de controle de ponto facilita a gestão da folha de pagamento e a administração de horas extras, reduzindo o tempo gasto com tarefas manuais e melhorando a eficiência operacional.

Em resumo, esse tipo de tecnologia otimiza o tempo e facilita os processos desses setores.

Como implementar o ponto eletrônico biométrico na sua empresa?

A implementação do ponto eletrônico biométrico requer alguns passos, são eles:

1. Escolha da tecnologia: antes de mais data, determine se a empresa vai usar impressão digital, reconhecimento facial ou outro método de biometria (ou todos os tipos);
2. Aderência do ponto com outros sistemas: verifique se o relógio de ponto faz integração com o sistema de controle de jornada e se este, por sua vez, é compatível com o software de folha de pagamento utilizado pela empresa ou pela contabilidade.
3. Treinamento dos funcionários: como vimos, um dos maiores desafios é a aderência dos empregados ao novo método de registro de ponto. Por isso, ensine os colaboradores a usar o sistema de biometria e informe-os sobre como os dados serão coletados e armazenados.
4. Está de acordo com as leis trabalhista e com a LGPD? É importante assegurar que os sistemas emitam todos os arquivos e comprovantes que a lei estabelece. Além disso, tenha a garantia que a coleta e o armazenamento dos dados biométricos atendam às exigências da lei, com medidas de segurança e consentimento dos colaboradores.

Conclusão

Por fim, podemos concluir que a biometria no controle de ponto é uma solução eficaz e segura para empresas que desejam melhorar a precisão, a segurança e a eficiência na gestão de jornada de trabalho. Seja com o uso do relógio de ponto ou do sistema ponto eletrônico biométrico, as empresas podem evitar fraudes, reduzir erros e otimizar processos, trazendo benefícios para o RH, o DP e toda a organização.

Além disso, a conformidade com a LGPD garante que os dados biométricos sejam tratados com segurança, protegendo tanto a empresa quanto os colaboradores.

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