Como funciona o Arquivo AFD? Tire suas dúvidas

Você já ouviu falar sobre o arquivo AFD e a sua importância para a gestão de ponto da sua empresa? Neste post, vamos explorar o que é o Arquivo AFD, como ele funciona e quais são os benefícios de sua utilização para a sua empresa. Acompanhe para descobrir como essa ferramenta pode facilitar a forma como você gerencia a jornada de trabalho dos seus funcionários. Além disso, esse conteúdo te ajudará a garantir a conformidade com a legislação trabalhista.

Sumário

O que é arquivo AFD?

O AFD, ou Arquivo Fonte de Dados, é um documento fiscal gerado pelo sistema de ponto eletrônico de uma empresa que contém informações detalhadas sobre os registros de ponto dos funcionários em um período selecionado.

Para que serve o arquivo AFD?

Esse sistema, também conhecido como REP (Registrador Eletrônico de Ponto), cria um relatório com os registros de ponto dos funcionários, incluindo informações como número do PIS, data de marcação de ponto e Número Sequencial de Registro (NSR).

O AFD é confiável e transparente, pois não há como modificar ou apagar as informações geradas pelo sistema de ponto. Portanto, ele fornece um retrato preciso da jornada de trabalho dos colaboradores da empresa.

Como o arquivo AFD funciona?

Quando um funcionário registra o ponto as informações são computadas automaticamente no AFD. Esse relatório não pode ser alterado, o que significa que os dados contidos nele são os registros integrais dos horários dos colaboradores. Os fiscais do trabalho usam esse relatório para verificar as jornadas de trabalho dos funcionários da empresa.

Dessa forma, os registros de ponto incluem informações como horários de marcação:

Horários de Marcação de Ponto: são os momentos em que o colaborador registra sua entrada, saída e intervalos de trabalho;
Número do PIS do Colaborador: é o número de identificação do trabalhador;
Data da Marcação do Ponto: indica o dia em que o funcionário registrou o ponto;
Número Sequencial de Registro (NSR): é uma sequência numérica que identifica cada registro de ponto;
AFD (Arquivo-Fonte de Dados): combina todos esses dados em uma sequência de 34 caracteres.

Padrão de Arquivo AFD - Arquivo Fonte de Dados

Exemplo de Sequência AFD:

0000000013190720241804012345678901

Para ler esse código, basta seguir as informações abaixo:

Do dígito 01 ao 09 corresponde ao NSR (000000001);
O dígito 10 é o tipo de registro (3);
Do dígito 11 ao 18 corresponde à data de registro, que no exemplo é 19/07/2024;
Do dígito 19 ao 22, a hora e minuto (18:04);
Do dígito 23 ao 34, corresponde ao número do PIS (012345678901).

É importante destacar que os relatórios AFD não classificam os pontos marcados pelos funcionários, ou seja, não diferenciam horários de entrada, saída, intervalos, nem seguem regras específicas da jornada de trabalho de cada colaborador.

Qual a diferença entre os arquivos AFD, AFDT, ACJE e AEJ?

Assim como o AFD, os arquivos AFDT, ACJEF e AEJ também são documentos que contêm informações sobre a jornada de trabalho dos funcionários. Eles são importantes para garantir que a empresa esteja cumprindo suas obrigações legais.

Portanto, esses arquivos são documentos fiscais e um auditor fiscal do trabalho pode solicitá-los a qualquer momento. Por isso, é importante ressaltar que, embora as siglas sejam semelhantes, cada uma delas possui particularidades.

Veja abaixo o que significa dar um desses arquivos fiscais:

Arquivo AFDT

O AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados), por sua vez, é uma versão aprimorada do AFD, que é um arquivo com informações de registro de ponto. O AFDT passa por um processo de tratamento para corrigir possíveis erros e garantir que os registros estejam de acordo com a legislação trabalhista e a jornada de trabalho da empresa.

Essa versão corrigida é usada para o controle da jornada dos colaboradores e também para calcular com precisão horas trabalhadas, as horas extras, faltas e atrasos, aspectos importantes para a gestão de RH e DP.

Arquivo ACJEF

Já o ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) era um arquivo que reunia todos os dados da jornada de trabalho dos funcionários, como horários, horas extras, faltas, entre outros. Ele consolidava as informações dos arquivos AFD e AFDT, sendo considerado um registro completo.

No entanto, devido à atualização dos sistemas de controle de ponto e às mudanças da Portaria 671, os arquivos AFDT e ACJEF foram substituídos pelo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada)., fazendo com que as empresas não precisem mais emiti-lo.

Arquivo AEJ

O AEJ, que significa Arquivo Eletrônico de Jornada, é um documento que contém informações necessárias para processar os dados gerados por equipamentos como REP-C, REP-A ou REP-P. O Programa de Tratamento de Ponto (PTRP) é o responsável por gerar esse arquivo e segue um formato específico descrito no Anexo VI da Portaria 671/2021.

O que diz a lei sobre o arquivo AFD e os demais arquivos fiscais?

A Portaria 671 é a legislação que regulamenta o uso do ponto eletrônico no Brasil. Com sua implementação, foram consolidadas e atualizadas as normas para controle de ponto eletrônico no país, revogando regulamentações anteriores, como as Portarias 1510 e 373.

Entre as mudanças trazidas pela Portaria 671, destaca-se a alteração na emissão dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF, que agora devem ser gerados exclusivamente por sistemas do tipo REP.

Para compreender as exigências atuais sobre esses documentos, é essencial consultar o texto da Portaria 671.

A seguir, apresentamos os principais pontos sobre a emissão desses documentos fiscais:

Mudanças nas informações do arquivo AFD

A Portaria 671 modificou o modelo do arquivo AFD estabelecido pela antiga Portaria 1510. Atualmente, os três modelos de ponto eletrônico permitidos no Brasil — REP-C, REP-A e REP-P — devem gerar o arquivo AFD conforme as especificações do Anexo V da Portaria 671. Esse anexo detalha todas as informações e instruções necessárias para a elaboração desse documento, que também estão no site do governo.

Criação do arquivo AEJ substituindo os arquivos AFDT e ACJEF

Outra mudança da Portaria 671 foi a criação do Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), que substitui os antigos AFDT e ACJEF, anteriormente regulamentados pela Portaria 1510. O AEJ deve ser gerado pelo sistema de tratamento de ponto e seguir as diretrizes do Anexo VI da Portaria 671. Embora tenha havido uma mudança de nomenclatura, na prática, o AEJ mantém configurações semelhantes aos arquivos AFDT e ACJEF.

As principais diferenças entre o AEJ e o ACJEF incluem a exigência de que o AEJ seja apresentado em “formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1”. Além disso, cada linha do AEJ deve corresponder a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10 da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.

É obrigatório a emissão dos arquivos fiscais?

A emissão de relatórios fiscais, como o AFD, AFDT e AEF, é obrigatória e está sujeita à fiscalização por autoridades vinculadas ao Ministério do Trabalho e Previdência Social. Embora não seja necessário imprimir esses documentos, eles precisam estar em formato eletrônico e acessíveis para auditoria.

Gerar e manter esses relatórios de forma correta é fundamental para assegurar que a empresa esteja em conformidade com as normas de controle de jornada dos funcionários e evitar possíveis sanções legais.

Como vimos, a Portaria 671 é a responsável por estabelecer normas para a utilização do ponto eletrônico. Segundo essa legislação, os três modelos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP): REP-C, REP-A e REP-P – devem gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD).

Para o modelo REP-C, a portaria especifica que o AFD deve ser armazenado em um dispositivo de memória externa, como pen-drive ou HD externo, utilizando uma porta USB padrão dedicada exclusivamente ao uso do auditor fiscal. Já para os modelos REP-A e REP-P, o AFD deve ser gerado imediatamente e entregue ao auditor fiscal sempre que solicitado.

Além do AFD, todas as empresas que utilizam ponto eletrônico, independentemente do modelo de REP, devem emitir o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ).

Qual a importância dos arquivos fiscais de ponto para o RH e DP?

Os arquivos fiscais desempenham um papel essencial na conformidade das empresas com a legislação trabalhista, pois registram detalhadamente a jornada de trabalho dos colaboradores. Esses documentos fiscais são fundamentais para facilitar a fiscalização e o monitoramento das horas trabalhadas, refletindo a eficácia do controle de ponto realizado pelo RH e DP.

Quando a gestão do ponto é realizada com sistemas seguros e precisos, os documentos são confiáveis e garantem que a empresa está cumprindo suas obrigações trabalhistas. Isso não apenas assegura uma gestão adequada do tempo de trabalho dos funcionários, mas também fortalece a transparência e a segurança jurídica da empresa.

Tanto o AFD quanto o AEJ são documentos fiscais essenciais que podem ser requisitados durante uma fiscalização do trabalho. Portanto, para evitar problemas legais e comprovar a conformidade com a legislação trabalhista, é crucial que esses arquivos sejam gerados corretamente e estejam disponíveis para consulta pelos auditores fiscais.

Contudo, a adulteração ou manipulação das informações nesses documentos pode acarretar graves consequências. Segundo o Artigo 98 da Portaria 671, o Auditor-Fiscal do Trabalho tem o direito de apreender documentos e equipamentos, além de copiar programas e dados necessários para comprovar a fraude, caso haja a comprovação da adulteração dos horários.

Essas provas podem ser usadas em processos na Justiça do Trabalho, resultando em multas, ações trabalhistas e até processos criminais por fraude. Além disso, os responsáveis pela gestão da empresa, como diretores, gerentes e administradores, podem ser responsabilizados civil e criminalmente se forem identificados como participantes ou coniventes com a fraude.

Para evitar essas penalidades, é essencial que as empresas emitam os arquivos AFD e AEJ de acordo com as orientações legais e estejam prontas para apresentar esses documentos aos fiscais quando solicitados. Dessa forma, a empresa demonstra conformidade com a legislação trabalhista e protege-se contra possíveis sanções legais.

Quais os sistemas que emitem o arquivo AFD e AEJ?

O sistema de controle de ponto eletrônico REP-C (ponto convencional), que são os relógios de ponto, é responsável pela emissão do arquivo AFD, mas ele não gera o AEJ. Isso ocorre porque o REP-C não possui um programa de tratamento de ponto integrado. Portanto, as empresas que utilizam o REP-C precisam adquirir um software adicional de tratamento de ponto para gerar o AEJ.

Por outro lado, os sistemas REP-A e REP-P são mais completos, emitindo todos os arquivos fiscais exigidos por lei, incluindo o AEJ. Ambos os sistemas possuem recursos que permitem o tratamento do ponto, garantindo conformidade com a legislação trabalhista.

A principal diferença entre o REP-A e o REP-P reside no processo de implementação. A adoção do REP-A, ou ponto alternativo, requer a autorização dos funcionários por meio de convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Por outro lado, o REP-P não exige essa autorização, tornando-se uma solução mais prática e completa para as empresas. Além disso, o REP-P possui registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), o que assegura sua confiabilidade.

O Fortime e os arquivos AFD e AEJ

Devido às características que apresentamos no tópico anterior, o REP-P é considerado a solução de ponto eletrônico mais completa. Sendo assim, ela proporciona maior segurança jurídica e facilita a gestão de dados nas empresas. A escolha do sistema adequado pode impactar significativamente a eficiência e a conformidade das operações de controle de ponto, refletindo diretamente na gestão de recursos humanos e no cumprimento das obrigações trabalhistas.

O Fortime oferece uma solução completa e eficiente para o controle e gerenciamento de ponto dos funcionários da sua empresa. Nosso sistema de ponto eletrônico do tipo REP-P está totalmente compatível com a Portaria 671, garantindo que todos os arquivos fiscais que a lei exige sejam gerados de forma simplificada e segura.

Com apenas alguns cliques, você pode emitir e exportar facilmente os documentos necessários, economizando tempo e reduzindo as complexidades do processo. Além dessa praticidade, nossa plataforma possui tecnologias avançadas para o registro, gestão e tratamento do ponto, incluindo:

Múltiplas formas para o registro (web, aplicativo e multi);
Autenticação de ponto por foto;
Geolocalização;
Acompanhamento da jornada de trabalho em tempo real;
Fechamento otimizado da folha de ponto;
Gestão de escalas de trabalho;
Integração com sistemas de folha de pagamento;
Geração de mais de 30 tipos de relatórios;
Assinatura eletrônica da folha de ponto;
Armazenamento seguro em nuvem;
Gestão de Ponto mais eficiente;
Controle de acesso avançado.

Por fim, o Fortime oferece uma solução completa que não só otimiza o trabalho do departamento de RH e DP, mas também melhora a eficiência na gestão de pessoas e fortalece a segurança jurídica da sua empresa.

Com tantas vantagens, você não tem mais dúvidas de que o Fortime é a escolha certa para o seu negócio, certo? Agende uma demonstração com um de nossos especialistas e veja como o nosso sistema funciona na prática: