Somente os gestores de compras sabem, exatamente, como é corrida a rotina desses profissionais. Além da cobrança pela redução de custos e por lucros e resultados mais expressivos, esses especialistas precisam lidar diariamente com uma série de processos complexos, como as negociações com fornecedores, os ajustes de prazos, os distratos de contratos, entre outros desafios.
Mas, com todas essas preocupações cotidianas, como é possível realizar uma gestão de compras excelente? O primeiro passo para ser bem-sucedido no gerenciamento de compras de uma empresa é não cometer erros básicos.
Isso porque, como você já sabe, a área de gestão de compras e suprimentos é essencial para uma empresa e, uma administração inadequada pode causar prejuízos ao negócio, comprometendo, inclusive, a sua competitividade no mercado.
A seguir, foram destacados os três erros mais cometidos pelos gestores de compras durante a execução de suas atividades. Veja por que eles acontecem e como você pode evitá-los.
Sumário
1 – Comprar muitas unidades de um produto que vende pouco
Esse é um problema que não deveria acontecer com frequência, visto que, se a empresa possui um sistema de controle de estoques e o mantém atualizado, o gestor de compras teria em mãos as informações corretas para fechar o contrato. Entretanto, esses dados nem sempre estão claramente disponíveis para o setor de compras.
Esse erro causa impactos sérios na empresa, já que, como o produto tem baixa procura, a tendência é que a quantidade armazenada em estoque fique ainda maior com a chegada dos novos produtos. Assim, será preciso estar atento ao prazo de validade desses produtos, para evitar a perda dos recursos investidos.
Para se precaver e evitar esse problema, o gestor de compras deve, sempre que receber a solicitação de compra, pedir um relatório sobre o produto desejado.
Dessa maneira, será possível conhecer a quantidade existente em estoque e o tempo médio que esse produto leva para ser vendido. Com base nessas informações, pode ser feito um novo cálculo do quantitativo ideal de compra.
2 – Comprar quantidades inadequadas
Assim como o primeiro erro citado, a compra de quantitativos inadequados pode trazer muitos problemas ao negócio. Entretanto, aqui há duas possibilidades: comprar mais produtos que o necessário, ou comprar menos.
Quando a compra é realizada para mais, surge um desafio: liquidar um alto volume daquele produto. Assim, os gestores de estoque precisam verificar, com frequência, os prazos de validade (em caso de perecíveis) e sugerir maneiras de reduzir o quantitativo desse produto, como a realização de promoções, de doações, ou enviar como brinde para os clientes.
Em caso de materiais de uso interno, como papéis e outros recursos de escritório, por exemplo, será formado um grande estoque com os produtos excedentes, ocupando um espaço precioso de armazenamento na empresa.
Além dos transtornos relacionados ao armazenamento, a compra em excesso representa perda de capital para a empresa, porque o recurso gasto em materiais, que vão permanecer em estoque por muito tempo, poderia ter sido investido em outras prioridades.
Por outro lado, a compra para menos pode causar problemas que impactam a relação da empresa com os clientes. Pois, quando falta algum produto em estoque, não há como atender à demanda deles.
Assim, o negócio deixa de ganhar dinheiro e tem sua reputação em descrédito no mercado, seja por não entregar um produto, ou por entregá-lo em atraso.
Mas, como evitar esses problemas? Mais uma vez, fazendo um planejamento adequado de compras, ou seja, checando os inventários, estoques e confirmando as informações com as pessoas responsáveis pela gestão de cada produto.
O uso de um sistema de gestão de estoques pode ser muito útil nesses casos, embora nada substitua o inventário periódico.
3 – Não se comunicar com outras áreas
A falta de comunicação com outras áreas da empresa causa problemas na qualidade da compra realizada pelo gestor de compras.
Veja um exemplo fictício: imagine que, para atender à demanda interna do próximo ano serão necessários 90 cartuchos de tinta preta para impressora.
O preço de cada unidade do cartucho no mercado é R$70, mas, comprando acima de 100 unidades, o preço cai para R$35.
Partindo da informação de que são necessárias apenas 90 unidades, o gestor de compras pagaria, em tese, o valor cheio da mercadoria. Mas, após a realização da compra, descobriu-se que dois setores internos não haviam sido contemplados nessa conta e, assim, ficaram faltando outros 40 cartuchos de tinta preta.
Caso essa informação fosse conhecida antes da compra, o total de cartuchos a serem comprados seria de 130 e, assim, o preço final da unidade seria R$35.
Neste simples exemplo, a empresa pagou 38% a mais por uma quantidade menor de produto.
Para evitar esse tipo de situação, o gestor de compras precisa estar em contato com as diferentes áreas da empresa, seja para ter informações mais precisas sobre as demandas internas ou para conhecer exatamente os números do estoque, o que facilitará a sua negociação.
A interface com setor financeiro, por exemplo, é fundamental, porque o gestor de compras deve informar, periodicamente, quanto do capital de giro da empresa deverá ser investido em mercadorias, produtos e serviços.
Por outro lado, os especialistas financeiros indicarão qual é o recurso existente para a aquisição de novas mercadorias e quando ele estará disponível para o gestor de compras.
Agora que você já sabe quais são os três erros mais comuns cometidos pelos gestores de compras, veja aqui nosso artigo com 5 dicas para tornar as compras mais eficazes.
